Gebruiks- en contractvoorwaarden

De regels van de dienst Sourevo: wat de tool doet, wat uw taak is, waar wij voor instaan en wat er gebeurt als er iets misgaat. Door een account aan te maken, of het te gebruiken namens uw onderneming, aanvaardt u deze voorwaarden.

Deze Nederlandse tekst is een vertaling die voor uw gemak wordt aangeboden. Alleen de Spaanse versie is bindend; bij verschillen gaat die voor.

1. Wie de dienst verleent en aan wie

De dienst wordt verleend door Juan Cantón Rodríguez (NIF 45492167F), met adres te Carrer de Pau Casals 19, 4º 2ª, 08213 Polinyà (Barcelona), España, onder het merk «Francodesystems» («wij»).

Sourevo is een dienst voor professionals en ondernemingen. Wie een account aanmaakt, verklaart te handelen in het kader van zijn bedrijfs- of beroepsactiviteit en, als hij dat namens een organisatie doet, bevoegd te zijn om die te binden. Daarom is de regelgeving inzake consumenten en gebruikers niet van toepassing.

Er zijn twee soorten accounts: het klantaccount (importeurs, marktdeelnemers, handelaren en expediteurs of gemachtigde vertegenwoordigers, die een organisatie registreren) en het leveranciersaccount (producenten en exporteurs in het land van herkomst, die hun gegevens en percelen opgeven in het leveranciersportaal).

2. Wat de dienst is

Sourevo is een cloudsoftwaretool om de naleving van Verordening (EU) 2023/1115 (EUDR) voor te bereiden en te beheren. Functies zijn onder meer:

Beheer van leveranciers, percelen met hun geolocatie (punt of polygoon), bewijsstukken, producten en partijen.
Een leveranciersportaal waarin leveranciers hun percelen opgeven en beslissen met welke klanten zij die delen.
Voorafgaande controles van de gegevens (bijvoorbeeld de 4 ha-regel voor punt of polygoon, hoeveelheden, verplichte velden) en vertrouwensindicatoren voor de leverancier op basis van objectieve controles, zoals de validatie van zijn fiscaal identificatienummer in openbare registers.
Voorbereiding en indiening van zorgvuldigheidsverklaringen (DDS) in het informatiesysteem TRACES NT van de Europese Commissie via de officiële webservice daarvan, en het wijzigen, intrekken en opvragen van de status ervan.
Een historiek van de verklaringen en de wijzigingen, om u te helpen de documentatie te bewaren.
Voor expediteurs en gemachtigde vertegenwoordigers: beheer van meerdere organisaties of marktdeelnemers vanuit één account.

De concrete functies kunnen zich ontwikkelen. Als wij een essentiële functie uit een betaald abonnement verwijderen, stellen wij u daarvan binnen een redelijke termijn vooraf op de hoogte.

3. Sourevo is een tool, geen adviseur

Sourevo verleent geen juridisch, douane- of technisch advies en certificeert niet dat een product ontbossingsvrij is of legaal is geproduceerd. De controles, de waarschuwingen en het vertrouwensstoplicht zijn hulpmiddelen bij uw werk; zij vervangen uw risicobeoordeling en uw eigen oordeel niet.

De verplichtingen uit de EUDR zijn de uwe, afhankelijk van uw rol (marktdeelnemer, downstream marktdeelnemer of handelaar), of die van de onderneming die u vertegenwoordigt: de informatie verzamelen, het risico beoordelen en beperken, de DDS indienen wanneer dat op u rust en de documentatie en de verklaringen ten minste vijf jaar bewaren (artikelen 4, 5, 9 en 12 van Verordening (EU) 2023/1115). Het gebruik van Sourevo draagt die verplichtingen of de verantwoordelijkheid tegenover de autoriteiten niet over.

4. Indieningen in TRACES NT

Verklaringen worden alleen naar TRACES NT verzonden wanneer u daartoe uitdrukkelijk opdracht geeft in de applicatie (of via de integratie die u instelt), met de gegevens die u hebt gecontroleerd en met de webservice-inloggegevens van de marktdeelnemer die u verstrekt.
Tegenover de overheid is de indiener de marktdeelnemer (of de gemachtigde vertegenwoordiger die namens hem indient), niet Sourevo. Door de DDS ter beschikking te stellen van de autoriteiten neemt de marktdeelnemer de verantwoordelijkheid op zich dat het product aan de Verordening voldoet (art. 4, lid 3, EUDR). Wij geven uw opdracht alleen als technisch hulpmiddel door.
De webservice-inloggegevens identificeren de marktdeelnemer tegenover TRACES NT: wat daarmee wordt ingediend, wordt aan die marktdeelnemer toegerekend. Verstrek ons alleen inloggegevens die u gerechtigd bent te gebruiken.
Als u optreedt als gemachtigde vertegenwoordiger (art. 6 EUDR), staat u ervoor in dat u een mandaat van de marktdeelnemer hebt om namens hem in te dienen en dat u een kopie daarvan aan de autoriteiten kunt overleggen als zij daarom vragen. De marktdeelnemer blijft verantwoordelijk voor de naleving.
Het referentienummer en het verificatienummer worden door TRACES NT toegekend. Sourevo toont u het antwoord van het systeem, inclusief foutmeldingen, zoals het dat ontvangt.
TRACES NT wordt beheerd door de Europese Commissie. Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen in de werking, afwijzingen of vertragingen daarvan. Wij raden u aan de indiening niet tot het laatste moment voor de inklaring uit te stellen.

5. Simulatiemodus

Totdat de verbinding met de productieomgeving van TRACES NT is geactiveerd (daarvoor moeten de conformiteitstests van de Commissie worden doorstaan), kan de dienst werken in simulatiemodus, die met een zichtbare balk in de applicatie wordt aangegeven. In die modus geldt:

Er wordt niets naar TRACES NT of naar de Europese Commissie verzonden. Geen enkele in simulatiemodus opgestelde verklaring geldt als ingediend.
De referentienummers die met «SIM» beginnen, en de bijbehorende statussen en antwoorden, worden door Sourevo gegenereerd zodat u de werkwijze kunt uitproberen. Zij worden niet door TRACES NT uitgegeven en tonen niet aan dat er een DDS bestaat.
Gebruik die nummers niet tegenover de douane, uw klanten of enige autoriteit, en breng geen producten in de handel en voer geen producten uit op basis daarvan. Doet u dat toch, dan is dat uitsluitend voor uw eigen verantwoordelijkheid.
Hetzelfde geldt voor wat wordt ingediend in de testomgeving (acceptance) van TRACES NT, als wij u daartoe toegang geven: dat heeft geen geldigheid.
Een gesimuleerde verklaring wordt niet automatisch verzonden wanneer de echte verzending wordt geactiveerd. Om haar in te dienen, moet u haar controleren en opnieuw opdracht geven.

Wij laten u weten wanneer de echte verzending voor uw account beschikbaar is. Vanaf dat moment verdwijnt de balk en zijn de referenties die u ziet de referenties die TRACES NT toekent.

6. Uw account

Verstrek bij de registratie juiste gegevens en houd die actueel.
Houd uw wachtwoord geheim. U bent verantwoordelijk voor wat er met uw account gebeurt en moet ons waarschuwen zodra u onbevoegde toegang vermoedt.
De eigenaar of beheerder van een organisatie beslist wie toegang krijgt en met welke rol, en moet de toegang intrekken van wie die niet langer nodig heeft.
De inloggegevens voor TRACES NT die u opslaat, worden versleuteld bewaard en alleen gebruikt voor de handelingen waartoe u opdracht geeft.

Het leveranciersaccount is gratis voor de leverancier.

7. Aanvaardbaar gebruik

Het is niet toegestaan:

Valse gegevens in te voeren of gegevens waarvan u weet dat zij onjuist zijn, of de dienst te gebruiken om de EUDR te omzeilen of een autoriteit te misleiden.
Persoonsgegevens van derden te laden zonder rechtsgrondslag daarvoor.
Te proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere organisaties, de beveiliging zonder toestemming te testen, kwaadaardige code in te voeren of het systeem te overbelasten.
Gegevens massaal of geautomatiseerd te onttrekken buiten de voorziene integraties, de software te reverse-engineeren of de dienst zonder schriftelijke overeenkomst door te verkopen.

Als wij zulk gebruik vaststellen, kunnen wij de toegang opschorten. Wij stellen u daarvan op de hoogte, tenzij de urgentie of de wet dat verhindert.

8. Juistheid van de gegevens die u invoert

U bent ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die u invoert of importeert (leveranciers, percelen en hun geolocatie, hoeveelheden, productcodes, bewijsstukken, gegevens van de marktdeelnemer) juist, volledig, rechtmatig en actueel zijn, en dat u gerechtigd bent ze te gebruiken. Controleer elke verklaring voordat u haar indient. Wij zijn niet aansprakelijk voor sancties, het tegenhouden van goederen of schade die voortvloeien uit onjuiste gegevens of uit beslissingen die u met de tool neemt.

De gegevens die een leverancier in zijn portaal opgeeft, vallen onder de verantwoordelijkheid van die leverancier. Als klant dient u ze te verifiëren in het kader van uw zorgvuldigheidseisen.

9. Prijzen, proefperiode en betaling

De op de website vermelde prijzen zijn exclusief btw. Jaarbundels van 10, 25 of 50 verklaringen voor € 390, € 790 en € 1.290 (eenmalige betaling, 12 maanden geldig, zonder automatische verlenging, met 500 bewaakte percelen). Abonnement Pro: € 2.990 per jaar, € 299 per maand met een looptijd van 12 maanden of € 349 per maand zonder looptijd, met 150 verklaringen per jaar (bij de maandabonnementen worden die maandelijks opgebouwd, 12,5 per maand) en een onboardingvergoeding van € 490 bij de maandabonnementen. Abonnement Expediteur: € 4.900 per jaar of € 490 per maand met een looptijd van 12 maanden, met 300 verklaringen en 10 vertegenwoordigde ondernemingen, en een onboardingvergoeding van € 990. Abonnement Enterprise: vanaf € 7.900 per jaar, volgens offerte, met een afzonderlijk ondertekende service level agreement (SLA). Wat elk abonnement omvat (verklaringen, marktdeelnemers, gebruikers en percelen) is wat bij de bestelling op de prijzenpagina en in Abonnement en facturering wordt vermeld, of wat staat in de offerte die u schriftelijk aanvaardt.

Wat als verklaring telt: alleen de eerste indiening die TRACES NT in productie aanvaardt en waarvoor een referentienummer wordt teruggegeven. Wijzigingen, intrekkingen, nieuwe pogingen na een fout, afgewezen indieningen en alles wat in simulatiemodus is ingediend, tellen niet mee. U kunt meerdere zendingen in één verklaring bundelen.

Extra verklaringen: wij blokkeren nooit een indiening omdat de inbegrepen verklaringen op zijn. Wij waarschuwen u bij 80 % en bij 100 %, en extra verklaringen worden maandelijks achteraf gefactureerd tegen de prijs van uw abonnement: bij de bundels de stukprijs van de bundel (€ 39, € 31,60 of € 25,80); bij Pro € 19; bij Expediteur € 12, en € 9 vanaf de 2.000e verklaring van het jaar; bij Enterprise de prijs uit de offerte. Zij worden ten laste gebracht van het opgeslagen betaalmiddel; is er geen, dan sturen wij u de factuur om per bankoverschrijving te betalen.

Bundels: verklaringen die u niet gebruikt, gaan één keer over naar de volgende bundel als u die koopt voordat de huidige afloopt; anders vervallen zij. Pro, Enterprise en Expediteur bouwen geen tegoed op. Voor ongebruikte verklaringen wordt geen geld terugbetaald.

Betaling en factuur: er wordt vooraf betaald per kaart of via SEPA-incasso via Mollie B.V., een in Nederland vergunde betaalinstelling. Door te betalen, machtigt u ons dat betaalmiddel ook te gebruiken voor verlengingen en extra verklaringen. Voor elke betaling geven wij een factuur uit. Voor klanten in Spanje wordt Spaanse btw toegepast; voor ondernemingen in een andere EU-lidstaat met een in VIES geldig btw-nummer de verleggingsregeling; buiten de EU is de handeling niet onderworpen aan Spaanse btw.

De proefperiode duurt 14 dagen vanaf de registratie, met alle functies in simulatiemodus: tijdens de proefperiode wordt geen enkele verklaring in TRACES NT ingediend. De proefperiode wordt niet omgezet in een betaald abonnement zonder dat u dat uitdrukkelijk afsluit, en er wordt niets in rekening gebracht zonder dat u uw betaalgegevens verstrekt.

Als u een abonnement afsluit, behoudt u wat u tijdens de proefperiode hebt opgezet: organisatie, gebruikers, marktdeelnemers, leveranciers, percelen, bewijsstukken, producten, partijen en conceptverklaringen. Niet bewaard als verklaringen worden de in simulatiemodus ingediende verklaringen en hun SIM-referenties: die worden verwijderd of teruggezet naar concept, zodat u ze echt kunt indienen, en maken geen deel uit van het archief van verklaringen.

Wij kunnen de prijzen wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Als u het daar niet mee eens bent, kunt u opzeggen voordat de nieuwe prijzen gelden.

10. Beschikbaarheid en ondersteuning

Wij zetten redelijke middelen in om de dienst beschikbaar en veilig te houden, maar garanderen niet dat hij zonder onderbrekingen of fouten werkt. Er kunnen onderbrekingen zijn voor onderhoud (indien gepland, proberen wij die buiten kantooruren uit te voeren en vooraf aan te kondigen) of door storingen bij derden van wie wij afhankelijk zijn (TRACES NT, openbare fiscale registers, hosting- of e-mailproviders).

Tenzij wij een service level agreement ondertekenen (zoals bij het abonnement Enterprise of in een overeenkomst op maat), zijn er geen toezeggingen over beschikbaarheid of reactietijden. Ondersteuning wordt per e-mail verleend via juan.canton@sourevo.com.

Wij zijn niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen als gevolg van overmacht, dat wil zeggen gebeurtenissen buiten onze macht die wij niet konden voorzien of vermijden.

11. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid jegens u, uit welke hoofde ook in verband met de dienst, is beperkt tot het bedrag dat u ons hebt betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de aansprakelijkheid doet ontstaan. Voor proefaccounts, die alleen in simulatiemodus werken en niets in TRACES NT indienen, en voor leveranciersaccounts, die gratis zijn en geen verklaringen indienen, is zij beperkt tot € 100.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van zaken of verlies van gegevens dat u met eigen back-ups had kunnen voorkomen, noch voor administratieve sancties die worden opgelegd wegens niet-nakoming van verplichtingen die op u rusten.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove nalatigheid, noch voor wat volgens de wet niet beperkt mag worden.

12. Intellectuele eigendom

De software, het merk en de inhoud van Sourevo zijn van ons of worden door ons onder licentie gebruikt. Wij verlenen u een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht zolang uw account bestaat, uitsluitend voor uw interne doeleinden.

Uw gegevens zijn van u. U geeft ons alleen de toestemming die nodig is om ze te hosten en te verwerken om u de dienst te verlenen, en wij gebruiken ze nergens anders voor.

Als u ons suggesties doet, mogen wij die vrij en zonder verplichting tot vergoeding in het product verwerken.

13. Persoonsgegevens

De gegevens van uw account verwerken wij volgens het privacybeleid. De persoonsgegevens die uw organisatie in de tool laadt of gebruikt (leveranciers, percelen, bewijsstukken, gegevens van de marktdeelnemer en inhoud van de verklaringen) verwerken wij als verwerker namens uw organisatie, volgens de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden en die u samen met deze voorwaarden aanvaardt.

14. Duur, opzegging en opschorting

De voorwaarden gelden zolang u een account hebt. De abonnementen Pro en Expediteur, jaarlijks of maandelijks, worden automatisch verlengd met gelijke perioden totdat u de verlenging opzegt, wat u op elk moment kunt doen via Abonnement en facturering of door ons te schrijven. Bij abonnementen met een looptijd van 12 maanden worden de resterende maanden tot het einde van de looptijd betaald, ook als u eerder opzegt. Bundels worden niet automatisch verlengd.
U kunt op elk moment opzeggen door ons te schrijven of via de applicatie, als die mogelijkheid beschikbaar is. De opzegging gaat in aan het einde van de reeds betaalde periode en geeft geen recht op terugbetaling naar rato, tenzij de reden een tekortkoming van onze kant is.
Als wij een verlenging niet kunnen innen, blijft het abonnement 7 dagen werken zodat u het kunt oplossen; daarna eindigt het. Uw gegevens blijven bewaard.
Wij kunnen een account opschorten of sluiten als u deze voorwaarden ernstig schendt, als u niet betaalt of als de wet ons daartoe verplicht. Buiten die gevallen kunnen wij de dienstverlening beëindigen met een aankondiging van ten minste 60 dagen.
Als u uw gegevens wilt meenemen naar een andere aanbieder of naar uw eigen systemen, kunt u ons daarom verzoeken met een opzegtermijn van ten hoogste twee maanden, ook tijdens een jaarperiode. Wij helpen u kosteloos bij de overstap en de dienst blijft werken tijdens de overgang, die niet langer dan 30 dagen duurt.

15. Export en verwijdering van uw gegevens

Zolang u een account hebt, en gedurende ten minste 30 dagen na de opzegging of na het einde van de overgang, kunt u ons kosteloos verzoeken om een export van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Die omvat organisaties en gebruikers, leveranciers, percelen (GeoJSON), bewijsstukken (de originele bestanden), producten, partijen en verklaringen met hun referentienummers en hun historiek (CSV of JSON). Interne beveiligingsgegevens, zoals wachtwoordhashes of versleutelingssleutels, vallen er niet onder. Als u erom vraagt, leveren wij de export binnen ten hoogste 30 dagen.

Na die termijn verwijderen wij de gegevens van uw organisatie volledig, met uitzondering van wat wij wettelijk moeten bewaren en van het archief van verklaringen, dat geblokkeerd wordt bewaard zoals uitgelegd in de verwerkersovereenkomst, tenzij u ons vraagt het eerder te verwijderen. Houd er rekening mee dat de verplichting om de documentatie vijf jaar te bewaren op u rust: bewaar uw eigen kopie.

16. Communicatie

Wij schrijven u op het e-mailadres van uw account over alles wat de dienst betreft. U kunt ons schrijven via juan.canton@sourevo.com.

17. Hoe de overeenkomst tot stand komt

De overeenkomst komt langs elektronische weg tot stand: bij het aanmaken van het account vinkt u het vakje aan waarmee u deze voorwaarden aanvaardt, dat naar de volledige tekst ervan linkt. Voordat u het formulier verzendt, kunt u de ingevoerde gegevens controleren en corrigeren.
Wij bewaren de datum van uw aanvaarding en de versie van de voorwaarden die u hebt aanvaard. U kunt deze pagina op elk moment opslaan of afdrukken en, als u daarom vraagt, sturen wij u de versie die u hebt aanvaard.
De overeenkomst wordt gesloten in het Spaans of het Engels, afhankelijk van de taal waarin u zich registreert. Bij verschillen gaat de Spaanse versie voor. Deze Nederlandse versie is een vertaling die voor het gemak wordt aangeboden; ook bij verschillen met deze vertaling gaat de Spaanse versie voor.
Betaalde abonnementen worden afgesloten vanuit de applicatie (Abonnement en facturering), waar u vóór de betaling het totaalbedrag inclusief belastingen ziet, of via de offerte of bestelling die u schriftelijk aanvaardt.

18. Wijzigingen in deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden bijwerken om ze aan te passen aan wijzigingen in de wetgeving, de EUDR of het product. Als de wijziging relevant is, stellen wij u daarvan ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of in de applicatie op de hoogte. Als u het er niet mee eens bent, kunt u opzeggen voordat de wijziging in werking treedt; als u de dienst daarna blijft gebruiken, wordt u geacht de wijziging te aanvaarden.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden is Spaans recht van toepassing. Alle geschillen worden door beide partijen uitdrukkelijk voorgelegd aan de rechtbanken van de stad Barcelona, met afstand van elke andere bevoegde rechter.

Als een bepaling nietig blijkt, blijft de rest van kracht. Deze voorwaarden vormen, samen met de offerte die u aanvaardt en de verwerkersovereenkomst, de volledige overeenkomst tussen de partijen over de dienst; bij tegenstrijdigheid gaat het specifiek ondertekende voor.