Nutzungs- und Vertragsbedingungen

1. Wer den Dienst erbringt und für wen

Der Dienst wird von Juan Cantón Rodríguez (NIF 45492167F), mit Anschrift Carrer de Pau Casals 19, 4º 2ª, 08213 Polinyà (Barcelona), España, unter der Marke «Francodesystems» erbracht („wir“).

Sourevo ist ein Dienst für Unternehmen und Gewerbetreibende. Wer ein Konto erstellt, erklärt, im Rahmen seiner gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit zu handeln und, wenn er dies für eine Organisation tut, befugt zu sein, diese zu verpflichten. Verbraucherschutzvorschriften finden daher keine Anwendung.

Es gibt zwei Kontoarten: das Kundenkonto (Importeure, Marktteilnehmer, Händler sowie Spediteure oder bevollmächtigte Vertreter, die eine Organisation anlegen) und das Lieferantenkonto (Erzeuger und Exporteure im Ursprungsland, die ihre Daten und Parzellen im Lieferantenportal angeben).

2. Was der Dienst ist

Sourevo ist ein Cloud-Softwaretool zur Vorbereitung und Verwaltung der Einhaltung der Verordnung (EU) 2023/1115 (EUDR). Zu seinen Funktionen gehören unter anderem:

• Verwaltung von Lieferanten, Parzellen mit ihrer Geolokalisierung (Punkt oder Polygon), Nachweisen, Erzeugnissen und Chargen.
• Lieferantenportal, in dem Lieferanten ihre Parzellen angeben und entscheiden, mit welchen Kunden sie diese teilen.
• Vorabprüfungen der Daten (zum Beispiel die 4-ha-Regel zwischen Punkt und Polygon, Mengen, Pflichtfelder) und Vertrauensindikatoren des Lieferanten auf Grundlage objektiver Prüfungen, etwa der Validierung seiner Steuer-Identifikationsnummer in öffentlichen Registern.
• Vorbereitung und Übermittlung von Sorgfaltserklärungen (DDS) an das Informationssystem TRACES NT der Europäischen Kommission über dessen offiziellen Webdienst sowie deren Änderung, Rücknahme und Statusabfrage.
• Verlauf der Erklärungen und Änderungen, um Ihnen die Aufbewahrung der Unterlagen zu erleichtern.
• Für Spediteure und bevollmächtigte Vertreter: Verwaltung mehrerer Organisationen oder Marktteilnehmer über ein einziges Konto.

Die konkreten Funktionen können sich weiterentwickeln. Wenn wir eine wesentliche Funktion eines kostenpflichtigen Tarifs entfernen, informieren wir Sie mit angemessener Vorlaufzeit.

3. Sourevo ist ein Werkzeug, kein Berater

Sourevo erbringt keine Rechts-, Zoll- oder technische Beratung und bescheinigt nicht, dass ein Erzeugnis entwaldungsfrei ist oder legal hergestellt wurde. Die Prüfungen, Hinweise und die Vertrauensampel sind Hilfen für Ihre Arbeit; sie ersetzen weder Ihre Risikobewertung noch Ihr eigenes Urteil.

Die Pflichten aus der EUDR sind Ihre eigenen, je nach Ihrer Rolle (Marktteilnehmer, nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler), oder die des Unternehmens, das Sie vertreten: Informationen sammeln, das Risiko bewerten und mindern, die DDS abgeben, wenn dies Ihnen obliegt, und die Unterlagen und Erklärungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren (Artikel 4, 5, 9 und 12 der Verordnung (EU) 2023/1115). Die Nutzung von Sourevo überträgt weder diese Pflichten noch die Verantwortung gegenüber den Behörden.

4. Übermittlungen an TRACES NT

• Erklärungen werden an TRACES NT nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung in der Anwendung (oder über die von Ihnen eingerichtete Integration) gesendet, mit den von Ihnen geprüften Daten und mit den Webdienst-Zugangsdaten des Marktteilnehmers, die Sie bereitstellen.
• Gegenüber der Verwaltung ist der Erklärende der Marktteilnehmer (oder der bevollmächtigte Vertreter, der in seinem Namen einreicht), nicht Sourevo. Indem er die DDS den Behörden zur Verfügung stellt, übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung dafür, dass das Erzeugnis der Verordnung entspricht (Art. 4 Abs. 3 EUDR). Wir übermitteln lediglich Ihre Anweisung als technisches Werkzeug.
• Die Webdienst-Zugangsdaten identifizieren den Marktteilnehmer gegenüber TRACES NT: Was damit eingereicht wird, wird diesem Marktteilnehmer zugerechnet. Stellen Sie uns nur Zugangsdaten zur Verfügung, zu deren Nutzung Sie berechtigt sind.
• Wenn Sie als bevollmächtigter Vertreter (Art. 6 EUDR) handeln, sichern Sie zu, dass Sie das Mandat des Marktteilnehmers zur Einreichung in seinem Namen besitzen und den Behörden auf Verlangen eine Kopie vorlegen können. Der Marktteilnehmer bleibt für die Einhaltung verantwortlich.
• Referenz- und Verifizierungsnummer werden von TRACES NT vergeben. Sourevo zeigt Ihnen die Antwort des Systems, einschließlich Fehlern, so an, wie sie eingeht.
• TRACES NT wird von der Europäischen Kommission betrieben. Wir haften nicht für dessen Ausfälle, Funktionsänderungen, Ablehnungen oder Verzögerungen. Wir empfehlen, die Übermittlung nicht auf den letzten Moment vor der Zollabfertigung zu verschieben.

5. Simulationsmodus

Bis die Verbindung mit der Produktionsumgebung von TRACES NT freigeschaltet ist (dazu müssen die Konformitätstests der Kommission bestanden werden), kann der Dienst im Simulationsmodus laufen, der durch einen sichtbaren Hinweisbalken in der Anwendung angezeigt wird. In diesem Modus gilt:

• Es wird nichts an TRACES NT oder an die Europäische Kommission gesendet. Keine im Simulationsmodus erstellte Erklärung gilt als eingereicht.
• Referenznummern, die mit «SIM» beginnen, sowie die zugehörigen Status und Antworten werden von Sourevo erzeugt, damit Sie den Ablauf testen können. Sie werden nicht von TRACES NT ausgestellt und belegen nicht, dass eine DDS existiert.
• Verwenden Sie diese Nummern nicht gegenüber dem Zoll, Ihren Kunden oder einer Behörde, und bringen Sie keine Erzeugnisse gestützt auf sie in Verkehr oder führen sie aus. Tun Sie es dennoch, geschieht dies auf Ihre alleinige Verantwortung.
• Dasselbe gilt für alles, was in der Testumgebung (Acceptance) von TRACES NT eingereicht wird, falls wir Ihnen Zugang gewähren: Es hat keine Gültigkeit.
• Eine simulierte Erklärung wird nicht automatisch gesendet, sobald die echte Übermittlung aktiviert ist. Um sie einzureichen, müssen Sie sie prüfen und die Anweisung erneut erteilen.

Wir informieren Sie, sobald die echte Übermittlung für Ihr Konto verfügbar ist. Ab diesem Zeitpunkt verschwindet der Hinweisbalken, und die angezeigten Referenzen sind die von TRACES NT vergebenen.

6. Ihr Konto

• Machen Sie bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben und halten Sie diese aktuell.
• Halten Sie Ihr Passwort geheim. Sie sind für alles verantwortlich, was mit Ihrem Konto geschieht, und müssen uns benachrichtigen, sobald Sie einen unbefugten Zugriff vermuten.
• Der Inhaber oder Administrator einer Organisation entscheidet, wer Zugang erhält und mit welcher Rolle, und muss den Zugang für Personen entziehen, die ihn nicht mehr benötigen.
• Von Ihnen gespeicherte TRACES-NT-Zugangsdaten werden verschlüsselt aufbewahrt und nur für die von Ihnen angewiesenen Vorgänge verwendet.

Das Lieferantenkonto ist für den Lieferanten kostenlos.

7. Zulässige Nutzung

Nicht erlaubt ist:

• Falsche oder Ihnen als unrichtig bekannte Daten einzugeben oder den Dienst zu nutzen, um die EUDR zu umgehen oder eine Behörde zu täuschen.
• Personenbezogene Daten Dritter ohne Rechtsgrundlage hochzuladen.
• Zu versuchen, auf Daten anderer Organisationen zuzugreifen, die Sicherheit ohne Genehmigung zu testen, Schadcode einzuschleusen oder das System zu überlasten.
• Daten massenhaft oder automatisiert außerhalb der vorgesehenen Integrationen abzuziehen, die Software zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder den Dienst ohne schriftliche Vereinbarung weiterzuverkaufen.

Stellen wir eine solche Nutzung fest, können wir den Zugang sperren; wir benachrichtigen Sie, sofern Dringlichkeit oder Gesetz dem nicht entgegenstehen.

8. Richtigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten

Sie sind dafür verantwortlich, dass die von Ihnen eingegebenen oder importierten Daten (Lieferanten, Parzellen und ihre Geolokalisierung, Mengen, Warencodes, Nachweise, Daten des Marktteilnehmers) richtig, vollständig, rechtmäßig und aktuell sind und dass Sie zu ihrer Nutzung berechtigt sind. Prüfen Sie jede Erklärung vor der Übermittlung. Wir haften nicht für Sanktionen, Zurückhaltung von Waren oder Schäden, die aus unrichtigen Daten oder aus Entscheidungen entstehen, die Sie mit dem Tool treffen.

Für die Daten, die ein Lieferant in seinem Portal angibt, ist dieser Lieferant verantwortlich. Als Kunde obliegt es Ihnen, sie im Rahmen Ihrer Sorgfaltspflicht zu überprüfen.

9. Preise, Testphase und Zahlung

Die auf der Website veröffentlichten Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Jahrespakete mit 10, 25 oder 50 Erklärungen für 390 €, 790 € und 1.290 € (Einmalzahlung, 12 Monate gültig, keine automatische Verlängerung, 500 überwachte Flurstücke). Tarif Pro: 2.990 € pro Jahr, 299 € pro Monat mit 12 Monaten Mindestlaufzeit oder 349 € pro Monat ohne Mindestlaufzeit, mit 150 Erklärungen pro Jahr (bei Monatstarifen Monat für Monat gutgeschrieben, 12,5 pro Monat) und 490 € Einrichtung bei Monatstarifen. Tarif Spediteur: 4.900 € pro Jahr oder 490 € pro Monat mit 12 Monaten Mindestlaufzeit, mit 300 Erklärungen und 10 vertretenen Unternehmen, und 990 € Einrichtung. Tarif Unternehmen: ab 7.900 € pro Jahr nach Angebot, mit einer gesondert unterzeichneten Service-Level-Vereinbarung (SLA). Was jeder Tarif enthält (Erklärungen, Marktteilnehmer, Nutzer und Flurstücke), ergibt sich aus der Preisseite und aus Tarif und Abrechnung zum Zeitpunkt der Bestellung oder aus dem Angebot, das Sie schriftlich annehmen.

Was als Erklärung zählt: nur die erste Einreichung, die TRACES NT im Produktivsystem annimmt und die eine Referenznummer zurückgibt. Änderungen, Rücknahmen, Wiederholungen nach einem Fehler, abgelehnte Einreichungen und alles im Simulationsmodus Eingereichte zählen nicht. Sie dürfen mehrere Sendungen in einer Erklärung bündeln.

Zusätzliche Erklärungen: Wir sperren nie eine Einreichung, weil die enthaltenen Erklärungen aufgebraucht sind. Wir warnen Sie bei 80 % und 100 %, und zusätzliche Erklärungen werden monatlich nachträglich zum Preis Ihres Tarifs abgerechnet: bei Paketen zum Stückpreis des Pakets (39 €, 31,60 € oder 25,80 €); bei Pro 19 €; bei Spediteur 12 € und ab der 2.000. im Jahr 9 €; bei Unternehmen laut Angebot. Sie werden über die gespeicherte Zahlungsart eingezogen; gibt es keine, senden wir Ihnen die Rechnung zur Zahlung per Überweisung.

Pakete: Nicht genutzte Erklärungen gehen einmalig in das nächste Paket über, wenn Sie es vor Ablauf des laufenden kaufen; andernfalls verfallen sie. Pro, Unternehmen und Spediteur werden nicht übertragen. Nicht genutzte Erklärungen werden nicht erstattet.

Zahlung und Rechnung: Die Zahlung erfolgt im Voraus per Karte oder SEPA-Lastschrift über Mollie B.V., ein in den Niederlanden zugelassenes Zahlungsinstitut. Mit der Zahlung erlauben Sie, dass diese Zahlungsart auch für Verlängerungen und zusätzliche Erklärungen genutzt wird. Für jede Zahlung stellen wir eine Rechnung aus. Kunden in Spanien zahlen spanische Mehrwertsteuer; Unternehmen in einem anderen EU-Land mit in VIES gültiger USt-IdNr. erhalten eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren; außerhalb der EU ist die Leistung nicht der spanischen Mehrwertsteuer unterworfen.

Die Testphase dauert 14 Tage ab Registrierung, mit allen Funktionen im Simulationsmodus: Während der Testphase wird keine Erklärung an TRACES NT übermittelt. Die Testphase geht nicht ohne Ihre ausdrückliche Bestellung in einen kostenpflichtigen Tarif über, und ohne Ihre Zahlungsdaten wird nichts abgebucht.

Wenn Sie buchen, behalten Sie, was Sie während der Testphase eingerichtet haben: Organisation, Benutzer, Marktteilnehmer, Lieferanten, Parzellen, Nachweise, Erzeugnisse, Chargen und Erklärungsentwürfe. Nicht als Erklärungen aufbewahrt werden die im Simulationsmodus eingereichten Erklärungen und ihre SIM-Referenzen: Sie werden gelöscht oder wieder zu Entwürfen, damit Sie sie tatsächlich einreichen können, und gehören nicht zum Erklärungsarchiv.

Wir können die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen ändern. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie vor deren Anwendung kündigen.

10. Verfügbarkeit und Support

Wir setzen angemessene Mittel ein, damit der Dienst verfügbar und sicher ist, garantieren aber keinen unterbrechungs- oder fehlerfreien Betrieb. Es kann Ausfälle wegen Wartung geben (geplante Wartungen führen wir möglichst außerhalb der Geschäftszeiten und mit Vorankündigung durch) oder wegen Störungen bei Dritten, von denen wir abhängen (TRACES NT, öffentliche Steuerregister, Hosting- oder E-Mail-Anbieter).

Sofern wir keine Service-Level-Vereinbarung abschließen (wie im Tarif Unternehmen oder in einer individuellen Vereinbarung), bestehen keine Zusagen zu Verfügbarkeit oder Reaktionszeiten. Der Support erfolgt per E-Mail an juan.canton@sourevo.com.

Wir haften nicht für Verzögerungen oder Nichterfüllung infolge höherer Gewalt, also infolge von Ereignissen außerhalb unseres Einflussbereichs, die wir weder vorhersehen noch vermeiden konnten.

11. Haftung

• Unsere Gesamthaftung Ihnen gegenüber aus jeglichem Grund im Zusammenhang mit dem Dienst ist auf den Betrag begrenzt, den Sie uns in den 12 Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlt haben. Bei Testkonten, die nur im Simulationsmodus arbeiten und nichts an TRACES NT übermitteln, und bei Lieferantenkonten, die kostenlos sind und keine Erklärungen einreichen, auf 100 €.
• Wir haften nicht für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Geschäftsverluste oder Datenverluste, die Sie durch eigene Sicherungskopien hätten vermeiden können, noch für Verwaltungssanktionen wegen Verletzung von Pflichten, die Ihnen obliegen.
• Diese Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und nicht für das, was nach dem Gesetz nicht beschränkt werden darf.

12. Geistiges Eigentum

Die Software, die Marke und die Inhalte von Sourevo gehören uns oder werden von uns unter Lizenz genutzt. Wir gewähren Ihnen für die Dauer Ihres Kontos ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht, ausschließlich für Ihre internen Zwecke.

Ihre Daten gehören Ihnen. Sie erteilen uns nur die Erlaubnis, die erforderlich ist, um sie zu hosten und zu verarbeiten, damit wir den Dienst erbringen können, und wir verwenden sie für nichts anderes.

Wenn Sie uns Vorschläge machen, dürfen wir sie frei und ohne Vergütungspflicht in das Produkt übernehmen.

13. Personenbezogene Daten

Die Daten Ihres Kontos verarbeiten wir gemäß der Datenschutzerklärung. Die personenbezogenen Daten, die Ihre Organisation in das Tool lädt oder dort nutzt (Lieferanten, Parzellen, Nachweise, Daten des Marktteilnehmers und Inhalt der Erklärungen), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihrer Organisation gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil dieser Bedingungen ist und mit ihnen angenommen wird.

14. Laufzeit, Kündigung und Sperrung

• Die Bedingungen gelten, solange Sie ein Konto haben. Die Tarife Pro und Spediteur, jährlich oder monatlich, verlängern sich automatisch um gleiche Zeiträume, bis Sie die Verlängerung kündigen; das können Sie jederzeit unter Tarif und Abrechnung oder per E-Mail tun. Bei Tarifen mit 12 Monaten Mindestlaufzeit sind die bis zum Ende der Mindestlaufzeit verbleibenden Monate auch bei früherer Kündigung zu zahlen. Pakete verlängern sich nicht automatisch.
• Sie können jederzeit kündigen, indem Sie uns schreiben oder, sofern verfügbar, über die Anwendung. Die Kündigung wird zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums wirksam und begründet keinen Anspruch auf anteilige Erstattung, es sei denn, der Grund ist eine Pflichtverletzung unsererseits.
• Können wir eine Verlängerung nicht einziehen, läuft der Tarif 7 Tage weiter, damit Sie das klären können; danach endet er. Ihre Daten bleiben erhalten.
• Wir können ein Konto sperren oder schließen, wenn Sie diese Bedingungen schwerwiegend verletzen, nicht zahlen oder das Gesetz es verlangt. Außerhalb dieser Fälle können wir die Erbringung des Dienstes mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 60 Tagen einstellen.
• Wenn Sie Ihre Daten zu einem anderen Anbieter oder in Ihre eigenen Systeme übertragen möchten, können Sie dies mit einer Ankündigungsfrist von bis zu zwei Monaten verlangen, auch während eines jährlichen Zeitraums. Wir unterstützen Sie kostenlos beim Wechsel, und der Dienst läuft während des Übergangs weiter, der höchstens 30 Tage dauert.

15. Export und Löschung Ihrer Daten

Solange Sie ein Konto haben, und mindestens 30 Tage nach der Kündigung oder dem Ende des Übergangs, können Sie von uns kostenlos einen Export Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen. Er umfasst Organisationen und Benutzer, Lieferanten, Parzellen (GeoJSON), Nachweise (die Originaldateien), Erzeugnisse, Chargen und Erklärungen mit ihren Referenznummern und ihrem Verlauf (CSV oder JSON). Nicht enthalten sind interne Sicherheitsdaten wie Passwort-Hashes oder Verschlüsselungsschlüssel. Wenn Sie ihn anfordern, stellen wir ihn Ihnen innerhalb von höchstens 30 Tagen bereit.

Nach Ablauf dieser Frist löschen wir die Daten Ihrer Organisation vollständig, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen, und des Erklärungsarchivs, das gesperrt aufbewahrt wird, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag erläutert, sofern Sie uns nicht um frühere Löschung bitten. Beachten Sie, dass die Pflicht, die Unterlagen fünf Jahre lang aufzubewahren, bei Ihnen liegt: Bewahren Sie eine eigene Kopie auf.

16. Mitteilungen

Wir schreiben Ihnen an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, wenn etwas den Dienst betrifft. Sie können uns unter juan.canton@sourevo.com schreiben.

17. Wie der Vertrag zustande kommt

• Der Vertrag wird auf elektronischem Weg geschlossen: Bei der Erstellung des Kontos setzen Sie das Häkchen zur Annahme dieser Bedingungen, das auf ihren vollständigen Text verlinkt. Vor dem Absenden des Formulars können Sie Ihre Eingaben prüfen und korrigieren.
• Wir speichern das Datum Ihrer Annahme und die Version der Bedingungen, die Sie angenommen haben. Sie können diese Seite jederzeit speichern oder ausdrucken, und auf Wunsch senden wir Ihnen die von Ihnen angenommene Version zu.
• Der Vertrag wird auf Spanisch oder Englisch geschlossen, je nach der Sprache, in der Sie sich registrieren. Bei Abweichungen ist die spanische Fassung maßgeblich. Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung, die zur besseren Verständlichkeit bereitgestellt wird; bei Abweichungen ist ebenfalls die spanische Fassung maßgeblich.
• Kostenpflichtige Tarife werden in der Anwendung (Tarif und Abrechnung) bestellt, wo Sie vor der Zahlung den Gesamtbetrag inklusive Steuern sehen, oder über das Angebot oder die Bestellung, die Sie schriftlich annehmen.

18. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen aktualisieren, um sie an Änderungen der Rechtslage, der EUDR oder des Produkts anzupassen. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder in der Anwendung. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie vor ihrem Inkrafttreten kündigen; nutzen Sie den Dienst danach weiter, gilt die Änderung als angenommen.

19. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Bedingungen unterliegen spanischem Recht. Für Streitigkeiten unterwerfen sich beide Parteien ausdrücklich den Gerichten der Stadt Barcelona (Spanien) unter Verzicht auf jeden anderen Gerichtsstand.

Sollte eine Klausel nichtig sein, bleibt der Rest wirksam. Diese Bedingungen bilden zusammen mit dem von Ihnen angenommenen Angebot und dem Auftragsverarbeitungsvertrag die vollständige Vereinbarung der Parteien über den Dienst; bei Widersprüchen hat das gesondert Unterzeichnete Vorrang.