1. Kto świadczy usługę i na czyją rzecz
Usługę świadczy Juan Cantón Rodríguez (NIF 45492167F), z siedzibą pod adresem Carrer de Pau Casals 19, 4º 2ª, 08213 Polinyà (Barcelona), España, pod marką „Francodesystems” („my”).
Sourevo jest usługą dla przedsiębiorców i profesjonalistów. Osoba zakładająca konto oświadcza, że działa w ramach swojej działalności gospodarczej lub zawodowej, a jeśli działa w imieniu organizacji, że jest umocowana do jej reprezentowania. Z tego względu nie mają zastosowania przepisy o ochronie konsumentów i użytkowników.
Istnieją dwa rodzaje kont: konto klienta (importerzy, podmioty, handlowcy oraz spedytorzy lub upoważnieni przedstawiciele, którzy rejestrują organizację) oraz konto dostawcy (producenci i eksporterzy w kraju pochodzenia, którzy deklarują swoje dane i działki w portalu dostawców).
2. Czym jest usługa
Sourevo jest narzędziem programowym w chmurze służącym do przygotowania i zarządzania zgodnością z rozporządzeniem (UE) 2023/1115 (EUDR). Do jego funkcji należą między innymi:
- Zarządzanie dostawcami, działkami wraz z ich geolokalizacją (punkt lub wielokąt), dowodami, produktami i partiami.
- Portal dostawców, w którym deklarują oni swoje działki i decydują, którym klientom je udostępnić.
- Wstępna walidacja danych (na przykład zasada 4 ha dotycząca punktu i wielokąta, ilości, pola obowiązkowe) oraz wskaźniki wiarygodności dostawcy oparte na obiektywnych weryfikacjach, takich jak sprawdzenie jego numeru identyfikacji podatkowej w rejestrach publicznych.
- Przygotowanie i składanie oświadczeń o zachowaniu należytej staranności (DDS) w systemie informacyjnym TRACES NT Komisji Europejskiej za pośrednictwem jego oficjalnej usługi sieciowej, a także ich zmiana, wycofanie i sprawdzanie statusu.
- Historia oświadczeń i zmian, pomagająca w przechowywaniu dokumentacji.
- Dla spedytorów i upoważnionych przedstawicieli: zarządzanie wieloma organizacjami lub podmiotami z jednego konta.
Poszczególne funkcje mogą się zmieniać. Jeśli usuniemy istotną funkcję z płatnego planu, powiadomimy o tym Państwa z rozsądnym wyprzedzeniem.
3. Sourevo jest narzędziem, a nie doradcą
Sourevo nie świadczy doradztwa prawnego, celnego ani technicznego i nie poświadcza, że produkt nie powoduje wylesiania lub że został wytworzony zgodnie z prawem. Walidacje, ostrzeżenia i sygnalizacja wiarygodności są pomocą w Państwa pracy; nie zastępują Państwa oceny ryzyka ani Państwa osądu.
Obowiązki wynikające z EUDR należą do Państwa zgodnie z pełnioną rolą (podmiot, podmiot działający na dalszym etapie łańcucha dostaw lub handlowiec) albo do przedsiębiorstwa, które Państwo reprezentują: zebranie informacji, ocena i ograniczenie ryzyka, złożenie DDS, gdy jest to wymagane, oraz przechowywanie dokumentacji i oświadczeń przez co najmniej pięć lat (art. 4, 5, 9 i 12 rozporządzenia (UE) 2023/1115). Korzystanie z Sourevo nie przenosi tych obowiązków ani odpowiedzialności wobec organów.
4. Składanie oświadczeń w TRACES NT
- Oświadczenia są wysyłane do TRACES NT wyłącznie na Państwa wyraźne polecenie wydane w aplikacji (lub za pośrednictwem skonfigurowanej przez Państwa integracji), z danymi, które Państwo sprawdzili, i przy użyciu danych dostępowych do usługi sieciowej podmiotu, które Państwo przekazali.
- Wobec administracji składającym oświadczenie jest podmiot (lub upoważniony przedstawiciel składający je w jego imieniu), a nie Sourevo. Udostępniając DDS organom, podmiot przyjmuje odpowiedzialność za zgodność produktu z rozporządzeniem (art. 4 ust. 3 EUDR). My jedynie przekazujemy Państwa polecenie jako narzędzie techniczne.
- Dane dostępowe do usługi sieciowej identyfikują podmiot w TRACES NT: wszystko, co zostanie przy ich użyciu złożone, przypisuje się temu podmiotowi. Prosimy przekazywać nam wyłącznie dane dostępowe, do których korzystania mają Państwo prawo.
- Jeżeli działają Państwo jako upoważniony przedstawiciel (art. 6 EUDR), gwarantują Państwo, że posiadają pełnomocnictwo podmiotu do składania oświadczeń w jego imieniu i mogą przekazać jego kopię organom na ich żądanie. Podmiot pozostaje odpowiedzialny za zgodność.
- Numer referencyjny i numer weryfikacyjny nadaje TRACES NT. Sourevo wyświetla odpowiedź systemu, w tym błędy, w takiej postaci, w jakiej ją otrzymuje.
- Systemem TRACES NT zarządza Komisja Europejska. Nie ponosimy odpowiedzialności za jego awarie, zmiany sposobu działania, odrzucenia ani opóźnienia. Zalecamy, aby nie odkładać złożenia oświadczenia na ostatnią chwilę przed odprawą.
5. Tryb symulacji
Dopóki połączenie ze środowiskiem produkcyjnym TRACES NT nie zostanie uruchomione (wymaga to pozytywnego przejścia testów zgodności Komisji), usługa może działać w trybie symulacji, oznaczonym widocznym paskiem w aplikacji. W tym trybie:
- Nic nie jest wysyłane do TRACES NT ani do Komisji Europejskiej. Żadne oświadczenie sporządzone w trybie symulacji nie jest uważane za złożone.
- Numery referencyjne zaczynające się od „SIM” oraz towarzyszące im statusy i odpowiedzi generuje Sourevo, aby umożliwić Państwu przetestowanie procesu. Nie wydaje ich TRACES NT i nie potwierdzają one istnienia DDS.
- Nie wolno posługiwać się tymi numerami wobec organów celnych, swoich klientów ani jakiegokolwiek organu, ani wprowadzać do obrotu lub wywozić produktów w oparciu o nie. Czynią to Państwo na wyłączną własną odpowiedzialność.
- To samo dotyczy wszystkiego, co zostanie złożone w środowisku testowym (acceptance) TRACES NT, jeśli udzielimy Państwu do niego dostępu: nie ma to mocy prawnej.
- Oświadczenie symulowane nie zostanie wysłane automatycznie po uruchomieniu rzeczywistej wysyłki. Aby je złożyć, będą Państwo musieli je sprawdzić i ponownie wydać polecenie.
Powiadomimy Państwa, gdy rzeczywista wysyłka będzie dostępna dla Państwa konta. Od tego momentu pasek znika, a widoczne numery referencyjne będą numerami nadanymi przez TRACES NT.
6. Konto
- Podczas rejestracji należy podać prawdziwe dane i aktualizować je.
- Hasło należy zachować w tajemnicy. Odpowiadają Państwo za działania wykonane przy użyciu Państwa konta i muszą nas Państwo powiadomić niezwłocznie, gdy tylko podejrzewają nieuprawniony dostęp.
- Właściciel lub administrator organizacji decyduje, kto ma do niej dostęp i z jaką rolą, i musi odebrać dostęp osobom, które go już nie potrzebują.
- Zapisane dane dostępowe do TRACES NT są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do operacji, które Państwo zlecą.
Konto dostawcy jest dla dostawcy bezpłatne.
7. Dopuszczalne korzystanie
Zabronione jest:
- Wprowadzanie danych fałszywych lub takich, o których wiadomo, że są niedokładne, albo korzystanie z usługi w celu obejścia EUDR lub wprowadzenia w błąd organu.
- Wprowadzanie danych osobowych osób trzecich bez podstawy prawnej.
- Próby uzyskania dostępu do danych innych organizacji, testowanie zabezpieczeń bez zgody, wprowadzanie złośliwego kodu lub przeciążanie systemu.
- Masowe lub zautomatyzowane pobieranie danych poza przewidzianymi integracjami, inżynieria wsteczna oprogramowania lub odsprzedaż usługi bez pisemnej umowy.
W razie wykrycia takiego korzystania możemy zawiesić dostęp, powiadamiając o tym Państwa, chyba że uniemożliwia to pilność sytuacji lub przepisy prawa.
8. Dokładność wprowadzanych danych
Odpowiadają Państwo za to, aby wprowadzane lub importowane dane (dostawcy, działki i ich geolokalizacja, ilości, kody produktów, dowody, dane podmiotu) były dokładne, kompletne, zgodne z prawem i aktualne, a także za posiadanie prawa do ich wykorzystania. Prosimy sprawdzić każde oświadczenie przed jego złożeniem. Nie ponosimy odpowiedzialności za sankcje, zatrzymania towaru ani szkody wynikające z niedokładnych danych lub z decyzji podjętych przy użyciu narzędzia.
Za dane deklarowane przez dostawcę w jego portalu odpowiada ten dostawca. Jako klient są Państwo zobowiązani do ich weryfikacji w ramach swojej należytej staranności.
9. Ceny, okres próbny i płatność
Ceny opublikowane na stronie nie zawierają podatku VAT. Pakiety roczne obejmujące 10, 25 lub 50 oświadczeń za 390 €, 790 € i 1290 € (płatność jednorazowa, ważne 12 miesięcy, bez automatycznego odnowienia, z 500 monitorowanymi działkami). Plan Pro: 2990 € rocznie, 299 € miesięcznie z 12-miesięcznym okresem zobowiązania lub 349 € miesięcznie bez okresu zobowiązania, ze 150 oświadczeniami rocznie (w planach miesięcznych dodawanymi co miesiąc, po 12,5 miesięcznie) i opłatą aktywacyjną 490 € w planach miesięcznych. Plan Spedytor: 4900 € rocznie lub 490 € miesięcznie z 12-miesięcznym okresem zobowiązania, z 300 oświadczeniami i 10 reprezentowanymi przedsiębiorstwami, oraz opłatą aktywacyjną 990 €. Plan Firma: od 7900 € rocznie, według oferty, wraz z odrębnie podpisaną umową o poziomie usług (SLA). Zakres każdego planu (oświadczenia, podmioty, użytkownicy i działki) odpowiada informacjom opublikowanym na stronie z cennikiem oraz w sekcji Plan i rozliczenia w chwili zawarcia umowy albo treści oferty zaakceptowanej przez Państwa na piśmie.
Co liczy się jako oświadczenie: wyłącznie pierwsze złożenie przyjęte przez TRACES NT w środowisku produkcyjnym, w odpowiedzi na które zwrócono numer referencyjny. Nie liczą się zmiany, wycofania, ponowne próby po błędzie, odrzucone zgłoszenia ani nic, co zostało złożone w trybie symulacji. Wiele wysyłek można zgrupować w jednym oświadczeniu.
Oświadczenia ponad limit: nigdy nie blokujemy złożenia oświadczenia z powodu wyczerpania limitu oświadczeń objętych planem. Powiadamiamy Państwa po wykorzystaniu 80 % i 100 % limitu, a oświadczenia ponad limit są fakturowane z dołu za każdy miesiąc według ceny Państwa planu: w pakietach według ceny jednostkowej pakietu (39 €, 31,60 € lub 25,80 €); w planie Pro 19 €; w planie Spedytor 12 €, a od 2000. oświadczenia w danym roku 9 €; w planie Firma według oferty. Opłaty są pobierane przy użyciu zapisanej metody płatności; jeżeli jej brak, wysyłamy fakturę do zapłaty przelewem.
Pakiety: niewykorzystane oświadczenia przechodzą jednorazowo do kolejnego pakietu, jeśli zostanie on zakupiony przed wygaśnięciem bieżącego; w przeciwnym razie wygasają. W planach Pro, Firma i Spedytor oświadczenia nie kumulują się. Za niewykorzystane oświadczenia nie zwracamy pieniędzy.
Płatność i faktura: płatność następuje z góry kartą lub poleceniem zapłaty SEPA za pośrednictwem Mollie B.V., instytucji płatniczej posiadającej zezwolenie w Holandii. Dokonując płatności, upoważniają Państwo do wykorzystania tej metody płatności również przy odnowieniach i rozliczaniu oświadczeń ponad limit. Za każdą płatność wystawiamy fakturę. Klientom z Hiszpanii naliczamy hiszpański VAT; przedsiębiorstwom z innego państwa UE posiadającym ważny numer VAT w systemie VIES stosujemy mechanizm odwrotnego obciążenia; poza UE transakcja nie podlega hiszpańskiemu podatkowi VAT.
Okres próbny trwa 14 dni od rejestracji, ze wszystkimi funkcjami w trybie symulacji: w okresie próbnym żadne oświadczenie nie jest składane w TRACES NT. Okres próbny nie przekształca się w płatny plan bez wyraźnego zawarcia przez Państwa umowy i nic nie jest pobierane bez podania przez Państwa danych płatniczych.
Po zawarciu umowy zachowują Państwo to, co przygotowali w okresie próbnym: organizację, użytkowników, podmioty, dostawców, działki, dowody, produkty, partie i projekty oświadczeń. Nie są zachowywane jako oświadczenia te złożone w trybie symulacji ani ich numery referencyjne SIM: są usuwane lub przywracane do stanu projektu, aby mogli je Państwo złożyć rzeczywiście, i nie wchodzą w skład archiwum oświadczeń.
Możemy zmienić ceny, powiadamiając Państwa z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Jeśli się Państwo z tym nie zgadzają, mogą Państwo zrezygnować z usługi przed wejściem zmian w życie.
10. Dostępność i wsparcie
Stosujemy rozsądne środki, aby usługa była dostępna i bezpieczna, nie gwarantujemy jednak, że będzie działać bez przerw i błędów. Mogą wystąpić przerwy konserwacyjne (jeśli są planowane, staramy się przeprowadzać je poza godzinami pracy i uprzedzać o nich) lub przerwy spowodowane awariami osób trzecich, od których zależymy (TRACES NT, publiczne rejestry podatkowe, dostawcy hostingu lub poczty elektronicznej).
O ile nie podpiszemy umowy o poziomie usług (jak w planie Firma lub w umowie indywidualnej), nie przyjmujemy zobowiązań co do dostępności ani czasu reakcji. Wsparcie jest świadczone drogą elektroniczną pod adresem juan.canton@sourevo.com.
Nie ponosimy odpowiedzialności za opóźnienia lub niewykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą, czyli zdarzeniami niezależnymi od nas, których nie mogliśmy przewidzieć ani im zapobiec.
11. Odpowiedzialność
- Nasza łączna odpowiedzialność wobec Państwa z jakiejkolwiek przyczyny związanej z usługą jest ograniczona do kwoty zapłaconej nam przez Państwa w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika. W przypadku kont próbnych, które działają wyłącznie w trybie symulacji i niczego nie składają w TRACES NT, oraz kont dostawców, które są bezpłatne i nie składają oświadczeń, odpowiedzialność jest ograniczona do 100 €.
- Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę działalności lub danych, której mogli Państwo uniknąć dzięki własnym kopiom zapasowym, ani za sankcje administracyjne nałożone z powodu niewykonania obowiązków, które należą do Państwa.
- Powyższe ograniczenia nie mają zastosowania w przypadku winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa ani w zakresie, w jakim przepisy prawa nie dopuszczają ograniczenia odpowiedzialności.
12. Własność intelektualna
Oprogramowanie, marka i treści Sourevo należą do nas lub korzystamy z nich na podstawie licencji. Udzielamy Państwu niewyłącznego i niezbywalnego prawa do korzystania z nich przez czas istnienia Państwa konta, wyłącznie do celów wewnętrznych.
Państwa dane należą do Państwa. Udzielają nam Państwo wyłącznie zgody niezbędnej do ich przechowywania i przetwarzania w celu świadczenia usługi i nie wykorzystujemy ich do żadnych innych celów.
Jeśli przekażą nam Państwo sugestie, możemy swobodnie wdrożyć je w produkcie bez obowiązku wypłaty wynagrodzenia.
13. Dane osobowe
Dane Państwa konta przetwarzamy zgodnie z polityką prywatności. Dane osobowe, które Państwa organizacja wprowadza do narzędzia lub w nim wykorzystuje (dostawcy, działki, dowody, dane podmiotu i treść oświadczeń), przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu Państwa organizacji, zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych, która stanowi część niniejszego regulaminu i jest akceptowana wraz z nim.
14. Czas trwania, rezygnacja i zawieszenie
- Regulamin obowiązuje przez cały czas posiadania przez Państwa konta. Plany Pro i Spedytor, roczne lub miesięczne, odnawiają się automatycznie na takie same okresy, dopóki nie anulują Państwo odnowienia, co mogą Państwo zrobić w dowolnym momencie w sekcji Plan i rozliczenia lub pisząc do nas. W planach z 12-miesięcznym okresem zobowiązania należy zapłacić za pozostałe miesiące do końca tego okresu, nawet w razie wcześniejszego anulowania. Pakiety nie odnawiają się automatycznie.
- Mogą Państwo zrezygnować z usługi w dowolnym momencie, pisząc do nas lub w aplikacji, jeśli ta funkcja jest dostępna. Rezygnacja staje się skuteczna z końcem opłaconego okresu i nie uprawnia do proporcjonalnego zwrotu środków, chyba że jej przyczyną jest niewykonanie zobowiązań z naszej strony.
- Jeżeli nie możemy pobrać opłaty za odnowienie, plan działa jeszcze przez 7 dni, aby mogli Państwo rozwiązać problem; następnie wygasa. Państwa dane są zachowywane.
- Możemy zawiesić lub zamknąć konto w przypadku rażącego naruszenia niniejszego regulaminu, braku płatności lub gdy wymaga tego prawo. Poza tymi przypadkami możemy zaprzestać świadczenia usługi z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem.
- Jeżeli chcą Państwo przenieść swoje dane do innego dostawcy lub do własnych systemów, mogą Państwo o to wystąpić z wyprzedzeniem nie dłuższym niż dwa miesiące, również w trakcie okresu rocznego. Pomagamy w zmianie bezpłatnie, a usługa działa w okresie przejściowym, który nie trwa dłużej niż 30 dni.
15. Eksport i usunięcie danych
Przez cały czas posiadania konta oraz przez co najmniej 30 dni po rezygnacji lub po zakończeniu okresu przejściowego mogą Państwo bezpłatnie zażądać eksportu swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Eksport obejmuje organizacje i użytkowników, dostawców, działki (GeoJSON), dowody (oryginalne pliki), produkty, partie i oświadczenia wraz z ich numerami referencyjnymi i historią (CSV lub JSON). Nie obejmuje wewnętrznych danych bezpieczeństwa, takich jak skróty (hashe) haseł lub klucze szyfrowania. Na żądanie przekazujemy eksport w terminie nie dłuższym niż 30 dni.
Po upływie tego terminu całkowicie usuwamy dane Państwa organizacji, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na mocy prawa, oraz archiwum oświadczeń, które pozostaje zablokowane zgodnie z opisem w umowie powierzenia przetwarzania danych, chyba że zażądają Państwo jego wcześniejszego usunięcia. Należy pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentacji przez pięć lat spoczywa na Państwu: prosimy zachować własną kopię.
16. Komunikacja
W sprawach dotyczących usługi będziemy pisać na adres e-mail przypisany do Państwa konta. Mogą Państwo pisać do nas na adres juan.canton@sourevo.com.
17. Zawarcie umowy
- Umowa zawierana jest drogą elektroniczną: podczas zakładania konta zaznaczają Państwo pole akceptacji niniejszego regulaminu, zawierające link do jego pełnej treści. Przed wysłaniem formularza mogą Państwo sprawdzić i poprawić wprowadzone dane.
- Zapisujemy datę akceptacji oraz wersję regulaminu, którą Państwo zaakceptowali. Mogą Państwo w każdej chwili zapisać lub wydrukować tę stronę, a na Państwa prośbę prześlemy zaakceptowaną wersję.
- Umowa zawierana jest w języku hiszpańskim lub angielskim, w zależności od języka, w którym nastąpiła rejestracja. W razie rozbieżności pierwszeństwo ma wersja hiszpańska. Niniejsza wersja polska jest tłumaczeniem udostępnionym dla wygody; wiążący jest tekst hiszpański.
- Plany płatne zamawia się w aplikacji (Plan i rozliczenia), gdzie przed płatnością widoczna jest łączna kwota z podatkami, albo na podstawie oferty lub zamówienia zaakceptowanego przez Państwa na piśmie.
18. Zmiany regulaminu
Możemy aktualizować niniejszy regulamin w celu dostosowania go do zmian w przepisach, w EUDR lub w produkcie. Jeżeli zmiana jest istotna, powiadomimy Państwa z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem drogą elektroniczną lub w aplikacji. Jeśli się Państwo nie zgadzają, mogą Państwo zrezygnować z usługi przed wejściem zmiany w życie; dalsze korzystanie z usługi po tym terminie oznacza akceptację zmiany.
19. Prawo właściwe i jurysdykcja
Niniejszy regulamin podlega prawu hiszpańskiemu. W przypadku jakiegokolwiek sporu obie strony wyraźnie poddają się jurysdykcji sądów miasta Barcelona, zrzekając się jakiejkolwiek innej właściwości.
Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Niniejszy regulamin wraz z zaakceptowaną ofertą i umową powierzenia przetwarzania danych stanowi całość porozumienia stron dotyczącego usługi; w razie sprzeczności pierwszeństwo mają postanowienia podpisane indywidualnie.