Wie lange dauert die Validierung?

Eine veröffentlichte Frist gibt es nicht. Es kann mehrere Tage dauern, beantragen Sie Registrierung und Webservice-Zugang also, bevor Sie sie brauchen. In der Zwischenzeit können Sie Lieferanten, Parzellen und Entwürfe in Sourevo vorbereiten.

Brauche ich eine EORI-Nummer?

Wenn die angegebene Tätigkeit Einfuhr oder Ausfuhr ist, fragt TRACES sie in der Sorgfaltserklärung ab. Vertreten Sie einen anderen Marktteilnehmer, zählt dessen EORI-Nummer, nicht Ihre.

Kann ein Spediteur seine Zugangsdaten für mehrere Kunden nutzen?

Als Bevollmächtigter geben Sie mit Ihrem eigenen Konto ab und nennen in jeder Sorgfaltserklärung den vertretenen Marktteilnehmer, mit einem Auftrag jedes Kunden. In Sourevo legen Sie jeden Kunden als Marktteilnehmer an. Wie das in TRACES für mehrere Kunden genau eingerichtet wird, bestätigt dessen Helpdesk.

Und wenn ich nur Händler bin?

Möglicherweise müssen Sie keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben; prüfen Sie das. Was Sie tun müssen: die Daten von Lieferanten und Kunden und die erhaltenen Referenznummern aufbewahren (Art. 5 Abs. 3) und sich, wenn Sie kein KMU sind, im Informationssystem registrieren (Art. 5 Abs. 2).

So beantragen Sie den TRACES-Zugang für die Sorgfaltserklärung

Um Sorgfaltserklärungen aus einer Software abzugeben, brauchen Sie ein EU-Login-Konto mit Zwei-Faktor-Verifizierung, Ihr Unternehmen im EUDR-Informationssystem von TRACES NT mit der passenden Rolle registriert und, in Ihrem TRACES-Profil, den Zugang „Web Services Access“, der Ihnen einen Benutzernamen und einen Authentifizierungsschlüssel gibt. Die Validierung kann Tage dauern: Fangen Sie möglichst früh an.

Zuerst: Welche Rolle haben Sie

Bei der Registrierung in TRACES wählen Sie, in welcher Rolle Sie handeln; die Oberfläche bietet drei an. Die Verordnung (EU) 2025/2650 hat mehrere Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU) 2023/1115 geändert, lesen Sie sie also in der aktuellen Fassung:

Marktteilnehmer: wer die Produkte in der EU in Verkehr bringt oder ausführt (Art. 2 Nr. 15). Der typische Fall ist der Importeur. Seit der Reform sind nachgelagerte Marktteilnehmer von der Definition ausgenommen. Der Marktteilnehmer gibt die Sorgfaltserklärung ab und bewahrt sie 5 Jahre lang auf (Art. 4 Abs. 3).
Händler: jede Person in der Lieferkette außer dem Marktteilnehmer oder nachgelagerten Marktteilnehmer, die die Produkte auf dem Markt bereitstellt (Art. 2 Nr. 17).
Bevollmächtigter: eine in der EU niedergelassene Person, die von einem Marktteilnehmer schriftlich beauftragt wurde, in seinem Namen zu handeln (Art. 2 Nr. 22). Das ist die Rolle von Spediteuren und Zollagenten, die Sorgfaltserklärungen für ihre Kunden abgeben.

Wenn Sie bei einem EU-Importeur ein Produkt kaufen, für das bereits eine Sorgfaltserklärung vorliegt, und es verarbeiten oder weiterverkaufen, sind Sie möglicherweise nachgelagerter Marktteilnehmer (Art. 2 Nr. 15b: wer relevante Erzeugnisse, die unter Verwendung relevanter Erzeugnisse hergestellt wurden, die alle von einer Sorgfaltserklärung oder einer vereinfachten Erklärung erfasst sind, in Verkehr bringt oder ausführt) oder Händler. Wir erklären das unter Was ist die EUDR.

Wenn Sie Händler oder nachgelagerter Marktteilnehmer sind

Möglicherweise müssen Sie keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben; prüfen Sie das am Text der Verordnung und im Zweifel mit Ihrer Beratung. Was Artikel 5 von nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern verlangt: Sie müssen diese Informationen haben, bevor sie in Verkehr bringen, bereitstellen oder ausführen (Art. 5 Abs. 1), und sie sammeln und mindestens 5 Jahre aufbewahren (Art. 5 Abs. 3 und 4):

Zu Ihrem Lieferanten: Name oder Marke, Postanschrift, E-Mail und, falls vorhanden, Website; und nur wenn Ihr Lieferant ein Marktteilnehmer ist, die Referenznummern seiner Sorgfaltserklärungen oder die Erklärungskennungen.
Zu denen, die Sie beliefern: Name oder Marke, Postanschrift, E-Mail und, falls vorhanden, Website.

Der Marktteilnehmer muss Ihnen diese Referenznummern übermitteln (Art. 4 Abs. 7). Außerdem müssen sich nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, vor dem Inverkehrbringen, Bereitstellen oder Ausführen im Informationssystem registrieren (Art. 5 Abs. 2). Auch dafür brauchen Sie EU Login; den Webservice-Zugang brauchen Sie nur, wenn Sie Erklärungen aus einer Software abgeben.

Die Schritte für die Abgabe aus einer Software

Sie sind für Marktteilnehmer und Bevollmächtigte gleich und werden einmal pro Unternehmen erledigt:

Ein EU-Login-Konto, das Identifizierungssystem der Kommission, mit aktivierter Zwei-Faktor-Verifizierung.
Das Unternehmen als Marktteilnehmer oder Händler im EUDR-Informationssystem von TRACES NT registriert, in der Produktionsumgebung. Der Antrag wird geprüft, und das kann Tage dauern: Stellen Sie ihn jetzt, auch wenn Ihre erste Sendung noch aussteht.
Beantragen Sie in Ihrem TRACES-Benutzerprofil den Zugang „Web Services Access“. Nach der Freigabe erhalten Sie einen Webservice-Benutzernamen und einen Authentifizierungsschlüssel (Authentication Key).
Tragen Sie Benutzername und Schlüssel in Sourevo beim jeweiligen Marktteilnehmer ein und testen Sie die Verbindung vor der ersten Sorgfaltserklärung.

TRACES hat auch eine Testumgebung (ACCEPTANCE) mit eigenen Konten und Schlüsseln. Für echte Erklärungen zählen die der Produktionsumgebung.

Wenn Sie Bevollmächtigter sind

Zusätzlich zu den Schritten oben brauchen Sie von jedem Kunden einen schriftlichen Auftrag. Artikel 6 erlaubt dem Marktteilnehmer, einen Bevollmächtigten mit der Abgabe der Sorgfaltserklärung in seinem Namen zu beauftragen; der Marktteilnehmer bleibt für die Konformität des Produkts verantwortlich (Art. 6 Abs. 1). Auf Verlangen der Behörde müssen Sie eine Kopie des Auftrags vorlegen (Art. 6 Abs. 2).

In jeder Sorgfaltserklärung, die Sie als Bevollmächtigter abgeben, verlangt TRACES die Angabe des vertretenen Marktteilnehmers. Halten Sie seine Daten bereit: Firmenname, Land, Anschrift und, bei Einfuhr oder Ausfuhr, seine EORI-Nummer.

Ein Sonderfall: Ein Marktteilnehmer, der eine natürliche Person oder ein Kleinstunternehmen ist, kann den nächsten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler der Kette beauftragen, der weder natürliche Person noch Kleinstunternehmen ist (Art. 6 Abs. 3). Was in den Auftrag gehört, steht im Leitfaden für Spediteure und Zollagenten.

Wie Sourevo Ihre Zugangsdaten nutzt

Die Sorgfaltserklärung wird in TRACES in Ihrem Namen abgegeben, mit Ihren eigenen Webservice-Zugangsdaten. Sourevo bereitet sie mit den Daten Ihrer Lieferanten und Parzellen vor, führt die Vorprüfung durch, sendet sie und speichert die Referenz- und Verifizierungsnummern, die TRACES zurückgibt.

Der Authentifizierungsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und nie wieder angezeigt. Sie können ihn in Sourevo jederzeit ersetzen und in TRACES widerrufen.

Während der Testphase arbeitet Sourevo im Simulationsmodus: Die Erklärungen erreichen TRACES nicht, und die Nummern tragen das Präfix SIM. So können Sie den ganzen Ablauf üben, während TRACES Ihren Zugang prüft.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Validierung?: Eine veröffentlichte Frist gibt es nicht. Es kann mehrere Tage dauern, beantragen Sie Registrierung und Webservice-Zugang also, bevor Sie sie brauchen. In der Zwischenzeit können Sie Lieferanten, Parzellen und Entwürfe in Sourevo vorbereiten.
Brauche ich eine EORI-Nummer?: Wenn die angegebene Tätigkeit Einfuhr oder Ausfuhr ist, fragt TRACES sie in der Sorgfaltserklärung ab. Vertreten Sie einen anderen Marktteilnehmer, zählt dessen EORI-Nummer, nicht Ihre.
Kann ein Spediteur seine Zugangsdaten für mehrere Kunden nutzen?: Als Bevollmächtigter geben Sie mit Ihrem eigenen Konto ab und nennen in jeder Sorgfaltserklärung den vertretenen Marktteilnehmer, mit einem Auftrag jedes Kunden. In Sourevo legen Sie jeden Kunden als Marktteilnehmer an. Wie das in TRACES für mehrere Kunden genau eingerichtet wird, bestätigt dessen Helpdesk.
Und wenn ich nur Händler bin?: Möglicherweise müssen Sie keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben; prüfen Sie das. Was Sie tun müssen: die Daten von Lieferanten und Kunden und die erhaltenen Referenznummern aufbewahren (Art. 5 Abs. 3) und sich, wenn Sie kein KMU sind, im Informationssystem registrieren (Art. 5 Abs. 2).