Was ein Bevollmächtigter ist
Artikel 2 Nummer 22 definiert ihn als in der EU niedergelassene natürliche oder juristische Person, die von einem Marktteilnehmer oder Händler schriftlich beauftragt wurde, in seinem Namen zu handeln. Artikel 6 erlaubt ihm, die Sorgfaltserklärung für seinen Kunden abzugeben. Auf Verlangen der Behörde muss er eine Kopie des Auftrags vorlegen.
Was sich nicht ändert, ist die Haftung. Der Marktteilnehmer bleibt dafür verantwortlich, dass das Produkt die Anforderungen erfüllt, auch wenn ein anderer die Erklärung abgegeben hat. Für den Importeur ist das ein Weg, die Arbeit abzugeben, nicht die Verantwortung.
Nicht dasselbe wie die zollrechtliche Vertretung
Dass Sie einen Kunden zollrechtlich vertreten (direkt oder indirekt, nach dem Zollkodex der Union), macht Sie noch nicht zu seinem Bevollmächtigten für die EUDR. Das sind zwei verschiedene Rollen mit zwei verschiedenen Dokumenten. Sie brauchen einen eigenen EUDR-Auftrag, auch wenn Sie ihn gleichzeitig mit der Zollvollmacht unterschreiben lassen können.
In der Praxis greifen beide Aufgaben ineinander: Die Referenznummer der Sorgfaltserklärung muss in die Zollanmeldung. Wenn Sie beides erledigen, wandert die Nummer von TRACES in die Zollanmeldung, ohne dass jemand sie aus einer E-Mail abtippt.
Wie es in TRACES funktioniert
Bei der Registrierung Ihres Unternehmens im EUDR-Informationssystem beantragen Sie die Rolle des Bevollmächtigten. TRACES unterscheidet zwischen dem Vertreter eines Marktteilnehmers und dem eines Händlers, und in jeder Erklärung, die Sie in dieser Rolle abgeben, müssen Sie den eigentlichen Marktteilnehmer mit Name und Land angeben. Fehlt das, lehnt TRACES die Erklärung ab.
Der Rest der Sorgfaltserklärung ist derselbe wie bei jedem Marktteilnehmer: Produkt, Menge, Erzeugerland und Geolokalisierung. Für die Einfuhr zählt die EORI des Marktteilnehmers, nicht Ihre. Die einzelnen Schritte stehen im Leitfaden Sorgfaltserklärung in TRACES einreichen.
Was in den Auftrag gehört
Die Verordnung verlangt die Schriftform, gibt aber kein Muster vor. Ein Auftrag, der sich in der Praxis bewährt, regelt mindestens Folgendes (keine Rechtsberatung; lassen Sie ihn von Ihrem Anwalt prüfen):
- Wer der Marktteilnehmer und wer der Bevollmächtigte ist, mit Steuernummer bzw. USt-IdNr. und EORI.
- Was er abdeckt: Rohstoffe oder KN-Codes, Zeitraum und ob er das Ändern und Zurückziehen von Sorgfaltserklärungen einschließt.
- Welche Informationen der Marktteilnehmer liefert und wann: Lieferanten, Geolokalisierung, Risikobewertung.
- Dass die Entscheidung über das Risiko beim Marktteilnehmer liegt, und wie er sie Ihnen mitteilt.
- Wer die Unterlagen 5 Jahre aufbewahrt und wie bei einer Kontrolle darauf zugegriffen wird.
- Was geschieht, wenn bei der Abfertigung Informationen fehlen.
Was der Spediteur tun kann und was nicht
Sie können die Daten der Lieferanten einholen, die GeoJSON-Dateien prüfen, die Sorgfaltserklärung vorbereiten und abgeben, die Nummer in die Zollanmeldung übernehmen und die Akte führen. Viele kleine Importeure werden diesen Service brauchen, weil sie niemanden haben, der sich mit TRACES auskennt.
Was Sie besser nicht tun: als Spediteur auf eigene Faust entscheiden, dass das Risiko vernachlässigbar ist. Diese Schlussfolgerung trifft der Marktteilnehmer. Sinnvoll ist ein Auftrag, der klarstellt, dass Sie mit der Bewertung einreichen, die Ihnen der Kunde gibt, oder mit einer, die Sie vorbereiten und er freigibt.
Wie Sie das mit vielen Kunden organisieren
Eine Spedition in Hamburg mit 40 Importeuren von Kaffee, Kakao und Holz hat 40 verschiedene Marktteilnehmer, jeder mit eigenen Lieferanten und Parzellen, und Hunderte Sorgfaltserklärungen im Jahr. Mit dem Webformular von TRACES heißt das: den ganzen Tag kopieren und einfügen.
Sourevo ist für genau diesen Fall gebaut: eine Organisation, die mehrere Marktteilnehmer betreut, ein Portal, in dem die Lieferanten jedes Kunden ihre Parzellen hochladen, und Sorgfaltserklärungen, die über die TRACES-API in der Rolle des Bevollmächtigten abgegeben werden. Wenn Sie das an einem eigenen Fall sehen möchten, schreiben Sie uns.
Häufige Fragen
- Muss der Bevollmächtigte in Deutschland sitzen?
- Er muss in der EU niedergelassen sein. Im selben Land wie der Marktteilnehmer muss er nicht sein.
- Kann ich einen Exporteur außerhalb der EU vertreten?
- Die Sorgfaltserklärung für eine Einfuhr gibt der Marktteilnehmer ab, der das Produkt in der EU in Verkehr bringt, also der hier niedergelassene Importeur. Ist derjenige, der das Produkt in Verkehr bringt, nicht in der EU niedergelassen, überträgt Artikel 7 die Rolle des Marktteilnehmers auf die erste in der EU niedergelassene Person, die das Produkt auf dem Markt bereitstellt.
- Braucht es für jeden Vorgang einen eigenen Auftrag?
- Die Verordnung verlangt nur, dass der Auftrag schriftlich erteilt wird. Einen je Vorgang fordert sie nicht. In den meisten Fällen genügt deshalb ein Auftrag je Kunde, der festlegt, was er abdeckt und wie lange er gilt.
- Darf ich für die Abgabe der Sorgfaltserklärungen etwas berechnen?
- Ja. Das ist eine Dienstleistung wie die Zollabwicklung, und die Verordnung sagt nichts über ihren Preis. Was Sie berechnen, ändert nichts an der Verantwortung: Sie bleibt beim Marktteilnehmer.
- Ändert sich etwas bei Kleinst- und Kleinunternehmen?
- Nur das Datum: Viele von ihnen starten am 30. Juni 2027, außer bei Holz aus der EUTR. Sie sind es, die am ehesten auslagern werden. Die Termine stehen im Leitfaden zu den Fristen.