Eerst: welke rol heb jij
Bij de registratie in TRACES kies je in welke rol je optreedt; de interface biedt er drie. Verordening (EU) 2025/2650 heeft verschillende definities van Verordening (EU) 2023/1115 gewijzigd, lees ze dus in de huidige tekst:
- Marktdeelnemer: wie de producten in de EU in de handel brengt of uitvoert (art. 2.15). Het typische geval is de importeur. Sinds de hervorming vallen downstreammarktdeelnemers buiten de definitie. De marktdeelnemer dient de DDS in en bewaart die 5 jaar (art. 4.3).
- Handelaar: iedere persoon in de toeleveringsketen, anders dan de marktdeelnemer of de downstreammarktdeelnemer, die de producten op de markt aanbiedt (art. 2.17).
- Gemachtigde vertegenwoordiger: een in de EU gevestigde persoon die van een marktdeelnemer een schriftelijk mandaat heeft gekregen om namens hem op te treden (art. 2.22). Dat is de rol van expediteurs en douane-agenten die DDS voor hun klanten indienen.
Koop je van een EU-importeur een product dat al een DDS heeft en verwerk of verkoop je het verder, dan ben je mogelijk downstreammarktdeelnemer (art. 2.15 ter: wie relevante producten in de handel brengt of uitvoert die zijn gemaakt met relevante producten die allemaal onder een DDS of een vereenvoudigde verklaring vallen) of handelaar. We leggen het uit in wat is de EUDR.
Als je handelaar of downstreammarktdeelnemer bent
Misschien hoef je geen eigen DDS in te dienen; controleer dat aan de hand van de tekst van de verordening en, bij twijfel, met je adviseur. Wat artikel 5 wel van downstreammarktdeelnemers en handelaren vraagt: deze informatie hebben voordat ze in de handel brengen, aanbieden of uitvoeren (art. 5.1), en die verzamelen en ten minste 5 jaar bewaren (art. 5.3 en 5.4):
- Over wie jou levert: naam of merk, postadres, e-mail en, als die er is, website; en alleen als je leverancier een marktdeelnemer is, de referentienummers van zijn DDS of de verklaringsidentificatiecodes.
- Over wie jij levert: naam of merk, postadres, e-mail en, als die er is, website.
De marktdeelnemer moet je die referentienummers doorgeven (art. 4.7). Daarnaast moeten downstreammarktdeelnemers en handelaren die geen mkb zijn zich in het informatiesysteem registreren voordat ze in de handel brengen, aanbieden of uitvoeren (art. 5.2). Ook daarvoor heb je EU Login nodig; toegang tot de webservices is alleen nodig als je verklaringen vanuit software indient.
De stappen om vanuit software in te dienen
Ze zijn gelijk voor marktdeelnemers en vertegenwoordigers, en je doet ze één keer per bedrijf:
- Een EU Login-account, het identificatiesysteem van de Commissie, met verificatie in twee stappen ingeschakeld.
- Het bedrijf geregistreerd als marktdeelnemer of handelaar in het EUDR-informatiesysteem van TRACES NT, in productie. De aanvraag wordt gevalideerd en dat kan dagen duren: begin nu, ook als je eerste zending nog niet gepland is.
- Vraag in je TRACES-gebruikersprofiel de toegang "Web Services Access" aan. Na goedkeuring krijg je een gebruikersnaam voor de webservices en een authenticatiesleutel (Authentication Key).
- Vul die gebruikersnaam en sleutel in Sourevo in bij elke marktdeelnemer en test de verbinding vóór de eerste DDS.
TRACES heeft ook een testomgeving (ACCEPTANCE) met eigen accounts en sleutels. Voor echte verklaringen gelden die van productie.
Als je gemachtigde vertegenwoordiger bent
Naast de stappen hierboven heb je van elke klant een schriftelijk mandaat nodig. Artikel 6 laat de marktdeelnemer een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen om de DDS namens hem in te dienen; de marktdeelnemer blijft verantwoordelijk voor de naleving van het product (art. 6.1). Vraagt de autoriteit erom, dan moet je een kopie van het mandaat geven (art. 6.2).
In elke DDS die je als vertegenwoordiger indient, moet je van TRACES de vertegenwoordigde marktdeelnemer identificeren. Houd zijn gegevens bij de hand: statutaire naam, land, adres en, bij invoer of uitvoer, zijn EORI-nummer.
Een bijzonder geval: een marktdeelnemer die een natuurlijke persoon of micro-onderneming is, kan de volgende downstreammarktdeelnemer of handelaar in de keten machtigen die geen natuurlijke persoon of micro-onderneming is (art. 6.3). Wat er in het mandaat hoort, staat in de gids voor expediteurs en douane-agenten.
Hoe Sourevo je inloggegevens gebruikt
De DDS wordt in TRACES op jouw naam ingediend, met je eigen inloggegevens voor de webservices. Sourevo bereidt hem voor met de gegevens van je leveranciers en percelen, voert de controle vooraf uit, verstuurt hem en bewaart de referentie- en verificatienummers die TRACES teruggeeft.
De authenticatiesleutel wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en nooit meer getoond. Je kunt hem in Sourevo altijd vervangen en in TRACES intrekken.
Tijdens de proefperiode werkt Sourevo in gesimuleerde modus: verklaringen komen niet in TRACES terecht en de nummers hebben het voorvoegsel SIM. Zo kun je het hele proces oefenen terwijl TRACES je toegang valideert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt de validatie?
- Er is geen gepubliceerde termijn. Het kan enkele dagen duren, dus vraag de registratie en de toegang tot de webservices aan voordat je ze nodig hebt. Intussen kun je leveranciers, percelen en concepten in Sourevo klaarzetten.
- Heb ik een EORI-nummer nodig?
- Als de opgegeven activiteit invoer of uitvoer is, vraagt TRACES erom in de DDS. Vertegenwoordig je een andere marktdeelnemer, dan telt het EORI-nummer van die marktdeelnemer, niet het jouwe.
- Kan een expediteur zijn inloggegevens voor meerdere klanten gebruiken?
- Als gemachtigde vertegenwoordiger dien je in met je eigen account en identificeer je in elke DDS de vertegenwoordigde marktdeelnemer, met een mandaat van elke klant. In Sourevo maak je elke klant aan als marktdeelnemer. Hoe TRACES dit precies inricht voor meerdere klanten, bevestigt de helpdesk van TRACES.
- En als ik alleen handelaar ben?
- Misschien hoef je geen eigen DDS in te dienen; controleer het. Wat je wel moet doen: de gegevens van leveranciers en klanten en de ontvangen referentienummers bewaren (art. 5.3) en, als je geen mkb bent, je registreren in het informatiesysteem (art. 5.2).