Wat een gemachtigde vertegenwoordiger is
Artikel 2.22 omschrijft die als een in de EU gevestigde natuurlijke of rechtspersoon die van een marktdeelnemer of handelaar een schriftelijk mandaat heeft gekregen om namens hem op te treden. Artikel 6 staat hem toe de DDS namens zijn klant in te dienen. Vraagt de autoriteit erom, dan moet hij een kopie van het mandaat laten zien.
Wat niet verandert, is wie aansprakelijk is. De marktdeelnemer blijft verantwoordelijk voor de naleving van het product, ook als een ander de DDS heeft ingediend. Voor de importeur is het een manier om het werk uit te besteden, niet de verantwoordelijkheid.
Niet hetzelfde als douanevertegenwoordiging
Dat je douanevertegenwoordiger van een klant bent (direct of indirect, volgens het Douanewetboek van de Unie), maakt je nog niet zijn vertegenwoordiger voor de EUDR. Het zijn twee verschillende rollen met twee verschillende documenten. Je hebt een apart EUDR-mandaat nodig, al kun je het tegelijk met de douanevolmacht laten tekenen.
In de praktijk raken de twee taken elkaar: het referentienummer van de DDS moet in de douaneaangifte. Doe jij beide, dan gaat het nummer van TRACES naar de douaneaangifte zonder dat iemand het uit een e-mail overtypt.
Hoe het werkt in TRACES
Bij de registratie van je bedrijf in het EUDR-informatiesysteem vraag je de rol van gemachtigde vertegenwoordiger aan. TRACES maakt onderscheid tussen vertegenwoordiger van een marktdeelnemer en vertegenwoordiger van een handelaar, en in elke DDS die je met die rol indient, moet je de eigenlijke marktdeelnemer vermelden, met naam en land. Ontbreekt die, dan weigert TRACES de DDS.
De rest van de DDS is gelijk aan die van elke marktdeelnemer: product, hoeveelheid, land van productie en geolocatie. Het EORI dat voor de invoer telt, is dat van de marktdeelnemer, niet het jouwe. De stappen staan in de gids over hoe je een DDS indient.
Wat er in het mandaat hoort
De verordening eist dat het schriftelijk is, maar geeft geen model. Een mandaat dat in de praktijk werkt, legt minstens het volgende vast (dit is geen juridisch advies; laat het nakijken door je advocaat):
- Wie de marktdeelnemer is en wie de vertegenwoordiger, met fiscaal nummer en EORI.
- Wat het dekt: grondstoffen of GN-codes, periode, en of het wijzigen en intrekken van DDS erbij hoort.
- Welke informatie de marktdeelnemer aanlevert en wanneer: leveranciers, geolocatie, risicobeoordeling.
- Dat de beslissing over het risico bij de marktdeelnemer ligt, en hoe hij die aan jou doorgeeft.
- Wie de administratie 5 jaar bewaart en hoe die bij een controle toegankelijk is.
- Wat er gebeurt als er bij de inklaring informatie ontbreekt.
Wat de expediteur wel en niet kan doen
Je kunt de gegevens van de leveranciers verzamelen, de GeoJSON-bestanden controleren, de DDS voorbereiden en indienen, het nummer in de douaneaangifte zetten en het dossier bewaren. Veel kleine importeurs gaan die dienst nodig hebben, omdat ze niemand hebben die TRACES kent.
Wat je beter niet doet, is als expediteur zelf besluiten dat het risico verwaarloosbaar is. Die conclusie is aan de marktdeelnemer. Verstandig is dat het mandaat duidelijk maakt dat jij indient met de beoordeling die de klant je geeft, of met de beoordeling die jij voorbereidt en hij goedkeurt.
Hoe je het organiseert met veel klanten
Een expediteur in Rotterdam met 40 importeurs van koffie, cacao en hout heeft 40 verschillende marktdeelnemers, elk met eigen leveranciers en percelen, en honderden DDS per jaar. Met het webformulier van TRACES betekent dat de hele dag kopiëren en plakken.
Sourevo is voor dat geval gemaakt: een organisatie die meerdere marktdeelnemers beheert, met een portaal waar de leveranciers van elke klant hun percelen uploaden, en DDS die via de API van TRACES worden ingediend met de rol van gemachtigde vertegenwoordiger. Wil je het zien met een eigen casus, stuur ons dan een bericht.
Veelgestelde vragen
- Moet de vertegenwoordiger in Nederland of België gevestigd zijn?
- Hij moet in de EU gevestigd zijn. Hij hoeft niet in hetzelfde land te zitten als de marktdeelnemer.
- Kan ik een exporteur van buiten de EU vertegenwoordigen?
- De DDS van een invoer wordt ingediend door de marktdeelnemer die het product in de EU in de handel brengt, en dat is de hier gevestigde importeur. Is degene die het in de handel brengt niet in de EU gevestigd, dan legt artikel 7 de rol van marktdeelnemer bij de eerste in de EU gevestigde persoon die het product op de markt aanbiedt.
- Is er een mandaat per transactie nodig?
- De verordening eist alleen dat het mandaat schriftelijk is. Ze vraagt er geen per transactie, dus een mandaat per klant dat vastlegt wat het dekt en voor hoelang, volstaat in de meeste gevallen.
- Mag ik geld vragen voor het indienen van de DDS?
- Ja. Het is een dienst zoals de douaneafhandeling, en de verordening zegt niets over de prijs. Wat je rekent, verandert niets aan de verantwoordelijkheid: die blijft bij de marktdeelnemer.
- Verandert er iets voor micro- en kleine ondernemingen?
- Alleen de datum: veel van hen beginnen op 30 juni 2027, behalve bij EUTR-hout. Zij gaan het meest uitbesteden. De data staan in de gids over de termijnen.