Antes de la primera DDS
Necesitas tres cosas. Una cuenta de EU Login (el sistema de identificación de la Comisión, con verificación en dos pasos). Tu empresa dada de alta como operador en el sistema de información del EUDR de TRACES NT. Y el número EORI de la empresa: TRACES lo exige cuando la actividad declarada es importación o exportación.
Al registrarte eliges el papel con el que vas a declarar: operador, comerciante o representante autorizado. Una empresa puede tener más de uno; en cada DDS dices con cuál presentas, porque TRACES aplica validaciones distintas a cada papel.
La Comisión mantiene un entorno de pruebas (ACCEPTANCE) que replica el de producción. Merece la pena hacer ahí la primera declaración con datos reales de un envío antes de tocar producción.
Qué datos pide
El contenido de la DDS lo fija el Anexo II del reglamento. En la práctica, el formulario pide:
- Operador: nombre, dirección y EORI.
- Actividad: importación, exportación o comercio dentro de la UE, y el país de entrada o salida.
- Producto: código SA/NC, descripción y, si lo hay, nombre comercial. En madera, nombre común y nombre científico de cada especie.
- Cantidad: masa neta en kilos, obligatoria en importación y exportación, y unidades suplementarias cuando el código las tenga (metros cúbicos, cabezas de ganado).
- País de producción y geolocalización de todas las parcelas o establecimientos.
- Números de referencia de DDS anteriores, si el producto ya estaba cubierto por otra declaración.
- La declaración de que se ha hecho la diligencia debida y el riesgo es nulo o despreciable.
El fichero de geolocalización
La geolocalización se sube como GeoJSON: un punto por parcela de hasta 4 ha y un polígono por parcela de más de 4 ha (en bovino, un punto por establecimiento). Cuándo usar cada uno está explicado en la guía de geolocalización.
TRACES rechaza el fichero entero si encuentra un error, y los más habituales son siempre los mismos:
- Latitud fuera de -90 a 90 o longitud fuera de -180 a 180. Casi siempre es porque se han invertido: en GeoJSON va primero la longitud.
- Polígonos con menos de cuatro puntos no alineados o con lados que se cruzan.
- Un punto con una superficie declarada mayor de 4 ha en materias que no son bovino.
- Un fichero demasiado grande: hay un tamaño máximo de geolocalización por DDS. Si tienes cientos de polígonos detallados, reparte el envío en varias declaraciones.
Un ejemplo: un lote de café colombiano
Un importador de Barcelona trae 320 sacos de café verde arábica lavado de una cooperativa de Huila. La DDS queda así: actividad, importación; país de entrada, España; código 0901 11 00 (café sin tostar, sin descafeinar); descripción, «café verde arábica lavado, 320 sacos de 60 kg»; masa neta, 19.200 kg; país de producción, Colombia; geolocalización, un fichero con los puntos de las fincas de hasta 4 ha y los polígonos de las mayores; producción, cosecha de octubre de 2026 a enero de 2027.
Colombia no está en la lista de riesgo bajo, así que la evaluación del riesgo tiene que estar hecha y documentada antes de enviar: imágenes de las parcelas frente a la fecha de corte, títulos de las fincas y lo que haya pedido a la cooperativa para cerrar dudas. Nada de eso se sube a TRACES, pero se guarda 5 años por si lo pide la autoridad.
Después de enviar
TRACES asigna a la DDS un número de referencia y un número de verificación. El de referencia es el que necesita la aduana: va en la declaración aduanera (el DUA) del despacho. Sin él, la mercancía no se despacha.
Si después vendes el producto a otra empresa de la UE, le pasas los dos números. Con ellos tu cliente puede consultar la DDS en TRACES y guardarla en sus registros, que es lo que la ley pide a los operadores posteriores.
Una DDS presentada se puede modificar o retirar desde TRACES. Las versiones quedan registradas, así que conviene corregir un error con una modificación y no presentar una declaración nueva para el mismo envío.
Cuando el producto ya tiene una DDS anterior
Si exportas o declaras un producto fabricado con materia prima que ya entró en la UE con su DDS, puedes citar esa declaración por su número de referencia y su número de verificación en lugar de repetir la geolocalización. TRACES comprueba que la DDS citada existe y está disponible; si los números están mal, la rechaza.
A mano o por API
Para cinco envíos al año, el formulario web de TRACES basta. Con decenas de contenedores al mes el trabajo se va en copiar datos y rehacer GeoJSON. TRACES tiene una API para operadores (servicios web SOAP para presentar, consultar, modificar y retirar DDS) que permite hacerlo desde tu propio sistema, después de superar unas pruebas de conformidad con la Comisión.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes del despacho tengo que presentar la DDS?
- Antes de comercializar o exportar, y en la práctica antes de presentar el DUA, porque el número de referencia tiene que ir en él. No hay un plazo mínimo de antelación.
- ¿Puede presentarla mi agente de aduanas?
- Sí, como representante autorizado con un mandato por escrito. La responsabilidad sigue siendo tuya. Lo explicamos en la guía para transitarios y agentes de aduanas.
- ¿Una DDS por contenedor?
- No necesariamente. Una DDS puede cubrir varios productos y varios envíos. Lo que no puede es dejar fuera ninguna parcela de las que sale la mercancía.