Avant votre première DDS
Il vous faut trois choses. Un compte EU Login (le système d'authentification de la Commission, avec vérification en deux étapes). Votre entreprise enregistrée comme opérateur dans le système d'information EUDR de TRACES NT. Et le numéro EORI de l'entreprise : TRACES l'exige lorsque l'activité déclarée est l'importation ou l'exportation.
À l'enregistrement, vous choisissez le rôle sous lequel vous déposerez : opérateur, commerçant ou mandataire. Une même entreprise peut en avoir plusieurs. Dans chaque DDS, vous indiquez le rôle utilisé, car TRACES applique des contrôles différents selon le rôle.
La Commission met à disposition un environnement de test (ACCEPTANCE) qui reproduit la production. Il vaut la peine d'y faire votre première déclaration, avec les données réelles d'une expédition, avant de toucher à la production.
Les données demandées
Le contenu de la DDS est fixé par l'annexe II du règlement. Concrètement, le formulaire demande :
- Opérateur : nom, adresse et EORI.
- Activité : importation, exportation ou commerce intra-UE, et pays d'entrée ou de sortie.
- Produit : code SH/NC, description et, le cas échéant, dénomination commerciale. Pour le bois, le nom commun et le nom scientifique de chaque essence.
- Quantité : masse nette en kilogrammes, obligatoire à l'importation et à l'exportation, et unités supplémentaires lorsque le code en prévoit (mètres cubes, têtes de bétail).
- Pays de production et géolocalisation de chaque parcelle ou établissement.
- Numéros de référence des DDS antérieures, si le produit était déjà couvert par une autre déclaration.
- La déclaration attestant que la diligence raisonnée a été exercée et que le risque est nul ou négligeable.
Le fichier de géolocalisation
La géolocalisation se charge en GeoJSON : un point par parcelle de 4 ha maximum et un polygone par parcelle de plus de 4 ha (pour les bovins, un point par établissement). Le guide sur la géolocalisation explique quand utiliser l'un ou l'autre.
TRACES rejette le fichier entier à la moindre erreur, et ce sont toujours les mêmes qui reviennent :
- Latitude hors de l'intervalle -90 à 90 ou longitude hors de -180 à 180. C'est presque toujours une inversion des deux : en GeoJSON, la longitude vient en premier.
- Polygones de moins de quatre points non alignés, ou dont les côtés se croisent.
- Un point déclaré avec une surface de plus de 4 ha pour une matière première autre que les bovins.
- Un fichier trop lourd : la taille de la géolocalisation par DDS est plafonnée. Si vous avez des centaines de polygones détaillés, répartissez l'expédition sur plusieurs déclarations.
Un exemple : un lot de café colombien
Un importateur du Havre fait venir 320 sacs de café vert arabica lavé d'une coopérative du Huila. La DDS se présente ainsi. Activité : importation. Pays d'entrée : France. Code : 0901 11 00 (café non torréfié, non décaféiné). Description : « café vert arabica lavé, 320 sacs de 60 kg ». Masse nette : 19 200 kg. Pays de production : Colombie. Géolocalisation : un fichier avec des points pour les fermes de 4 ha maximum et des polygones pour les plus grandes. Production : la récolte d'octobre 2026 à janvier 2027.
La Colombie ne figure pas sur la liste des pays à risque faible : l'évaluation du risque doit donc être faite et documentée avant le dépôt. Images des parcelles comparées à la date butoir, titres fonciers des fermes, et tout ce que vous avez demandé à la coopérative pour lever les doutes. Rien de tout cela n'est chargé dans TRACES, mais vous le conservez 5 ans au cas où l'autorité le demanderait.
Après le dépôt
TRACES attribue à la DDS un numéro de référence et un numéro de vérification. La douane a besoin du numéro de référence : il figure sur la déclaration en douane utilisée pour le dédouanement. Sans lui, la marchandise n'est pas dédouanée.
Si vous revendez ensuite le produit à une autre entreprise de l'UE, vous lui transmettez les deux numéros. Avec eux, votre client peut consulter la DDS dans TRACES et la conserver dans son dossier, ce que la loi exige des opérateurs en aval.
Une DDS déposée peut être modifiée ou retirée dans TRACES. Chaque version est historisée : corrigez une erreur par une modification plutôt qu'en déposant une nouvelle déclaration pour la même expédition.
Quand le produit a déjà une DDS antérieure
Si vous exportez ou déclarez un produit fabriqué à partir d'une matière première déjà entrée dans l'UE avec sa propre DDS, vous pouvez faire référence à cette déclaration par son numéro de référence et son numéro de vérification au lieu de reprendre la géolocalisation. TRACES vérifie que la DDS citée existe et est disponible. Si les numéros sont faux, votre déclaration est rejetée.
À la main ou par l'API
Pour cinq expéditions par an, le formulaire web de TRACES suffit. Avec des dizaines de conteneurs par mois, le temps part dans la recopie de données et la reprise des fichiers GeoJSON. TRACES propose une API pour les opérateurs (services web SOAP pour déposer, consulter, modifier et retirer des DDS) qui permet de le faire depuis votre propre système, après avoir passé des tests de conformité avec la Commission.
Questions fréquentes
- Combien de temps avant le dédouanement dois-je déposer la DDS ?
- Avant la mise sur le marché ou l'exportation, et en pratique avant de déposer la déclaration en douane, puisque le numéro de référence doit y figurer. Il n'y a pas de délai minimum.
- Mon commissionnaire en douane peut-il la déposer ?
- Oui, en tant que mandataire, avec un mandat écrit. La responsabilité reste la vôtre. Nous l'expliquons dans le guide pour les transitaires et commissionnaires en douane.
- Faut-il une DDS par conteneur ?
- Pas forcément. Une DDS peut couvrir plusieurs produits et plusieurs expéditions. Elle ne peut en revanche omettre aucune des parcelles dont provient la marchandise.