Qu'est-ce qu'un mandataire
L'article 2, point 22, le définit comme une personne physique ou morale établie dans l'UE qui a reçu d'un opérateur ou d'un commerçant un mandat écrit pour agir en son nom. L'article 6 l'autorise à déposer la DDS pour son client. Si l'autorité le demande, il doit présenter une copie du mandat.
Ce qui ne change pas, c'est qui répond. L'opérateur reste responsable de la conformité du produit, même si quelqu'un d'autre a déposé la DDS. Pour l'importateur, c'est une façon de déléguer le travail, pas la responsabilité.
Ce n'est pas la représentation en douane
Être le représentant en douane d'un client (direct ou indirect, au sens du code des douanes de l'Union) ne fait pas de vous son mandataire au titre de l'EUDR. Ce sont deux rôles différents, avec deux documents différents. Il vous faut un mandat EUDR distinct, même si vous pouvez le signer en même temps que le mandat de représentation en douane.
En pratique, les deux métiers se rejoignent : le numéro de référence de la DDS doit figurer sur la déclaration en douane. Si vous faites les deux, le numéro passe de TRACES à la déclaration sans que personne ne le recopie depuis un e-mail.
Le fonctionnement dans TRACES
Lorsque vous enregistrez votre entreprise dans le système d'information EUDR, vous demandez le rôle de mandataire. TRACES distingue la représentation d'un opérateur et celle d'un commerçant. Dans chaque DDS déposée sous ce rôle, vous devez identifier l'opérateur réel, avec son nom et son pays. S'il manque, TRACES rejette la déclaration.
Le reste de la DDS est identique à celle de n'importe quel opérateur : produit, quantité, pays de production et géolocalisation. L'EORI qui compte pour l'importation est celui de l'opérateur, pas le vôtre. La marche à suivre est détaillée dans le guide déposer une DDS.
Que mettre dans le mandat
Le règlement exige un mandat écrit mais ne fournit pas de modèle. Un mandat qui fonctionne en pratique couvre au moins les points suivants (ceci n'est pas un conseil juridique ; faites-le relire par votre avocat) :
- Qui est l'opérateur et qui est le mandataire, avec identifiant fiscal et EORI.
- Ce qu'il couvre : matières premières ou codes NC, durée, et s'il inclut la modification et le retrait des DDS.
- Quelles informations l'opérateur fournit et quand : fournisseurs, géolocalisation, évaluation du risque.
- Que la décision sur le risque appartient à l'opérateur, et comment il vous la communique.
- Qui conserve le dossier pendant 5 ans et comment on y accède lors d'un contrôle.
- Ce qui se passe si des informations manquent au moment du dédouanement.
Ce que le transitaire peut faire et ce qu'il doit éviter
Vous pouvez collecter les données auprès des fournisseurs, valider les fichiers GeoJSON, préparer et déposer la DDS, reporter le numéro sur la déclaration en douane et conserver le dossier. Beaucoup de petits importateurs auront besoin de ce service, faute d'avoir en interne quelqu'un qui connaît TRACES.
Ce qu'il faut éviter, c'est que le transitaire décide seul que le risque est négligeable. Cette conclusion appartient à l'opérateur. Le plus sain est un mandat qui précise clairement que vous déposez avec l'évaluation fournie par le client, ou avec une évaluation que vous préparez et que le client valide.
S'organiser avec de nombreux clients
Un transitaire du Havre qui travaille pour 40 importateurs de café, de cacao et de bois gère 40 opérateurs différents, chacun avec ses fournisseurs et ses parcelles, et des centaines de DDS par an. Avec le formulaire web de TRACES, c'est du copier-coller toute la journée.
Sourevo est conçu pour ce cas : une organisation qui gère plusieurs opérateurs, avec un portail où les fournisseurs de chaque client chargent leurs parcelles, et des DDS déposées via l'API de TRACES sous le rôle de mandataire. Si vous voulez le voir sur l'un de vos propres dossiers, écrivez-nous.
Questions fréquentes
- Le mandataire doit-il être établi en France ?
- Il doit être établi dans l'UE. Il n'a pas à être dans le même pays que l'opérateur.
- Puis-je représenter un exportateur situé hors de l'UE ?
- La DDS d'une importation est déposée par l'opérateur qui met le produit sur le marché de l'UE, c'est-à-dire l'importateur établi ici. Si celui qui met le produit à disposition n'est pas établi dans l'UE, l'article 7 transfère la qualité d'opérateur à la première personne établie dans l'UE qui met le produit à disposition.
- Faut-il un mandat distinct pour chaque opération ?
- Le règlement exige seulement que le mandat soit écrit. Il n'en demande pas un par opération : un mandat par client qui précise ce qu'il couvre et pour combien de temps suffit dans la plupart des cas.
- Puis-je facturer le dépôt des DDS ?
- Oui. C'est un service comme le dédouanement, et le règlement ne dit rien de son prix. Ce que vous facturez ne change pas qui est responsable : cela reste l'opérateur.
- Quelque chose change-t-il pour les micro et petites entreprises ?
- Seulement la date : beaucoup d'entre elles commencent le 30 juin 2027, sauf pour le bois relevant du RBUE. Ce sont elles qui délégueront le plus. Les dates sont dans le guide des délais.