Cos'è il rappresentante autorizzato
L'articolo 2, punto 22, lo definisce come una persona fisica o giuridica stabilita nell'UE che ha ricevuto da un operatore o da un commerciante un mandato scritto per agire a suo nome. L'articolo 6 gli consente di presentare la DDS per conto del cliente. Se l'autorità lo chiede, deve mostrare una copia del mandato.
Quello che non cambia è chi risponde. L'operatore resta responsabile della conformità del prodotto, anche se la DDS l'ha presentata un altro. Per l'importatore è un modo di delegare il lavoro, non la responsabilità.
Non è la stessa cosa della rappresentanza doganale
Essere il rappresentante doganale di un cliente (diretto o indiretto, secondo il Codice doganale dell'Unione) non ti rende il suo rappresentante ai fini dell'EUDR. Sono due ruoli diversi con due documenti diversi. Ti serve un mandato EUDR a parte, anche se puoi firmarlo insieme a quello doganale.
In pratica i due lavori si toccano: il numero di riferimento della DDS deve comparire nella dichiarazione doganale. Se fai entrambe le cose, il numero passa da TRACES alla dichiarazione senza che nessuno lo copi da un'email.
Come si fa in TRACES
Quando registri la tua azienda nel sistema di informazione dell'EUDR chiedi il ruolo di rappresentante autorizzato. TRACES distingue tra rappresentante di un operatore e rappresentante di un commerciante, e in ogni DDS che presenti con quel ruolo devi identificare l'operatore reale, con il suo nome e il suo paese. Se manca, TRACES la rifiuta.
Il resto della DDS è uguale a quella di qualsiasi operatore: prodotto, quantità, paese di produzione e geolocalizzazione. L'EORI che conta per l'importazione è quello dell'operatore, non il tuo. Il passo per passo è nella guida su come presentare una DDS.
Cosa mettere nel mandato
Il regolamento richiede che sia scritto, ma non fornisce un modello. Un mandato che funziona in pratica comprende almeno questo (non è una consulenza legale; fallo rivedere al tuo avvocato):
- Chi è l'operatore e chi il rappresentante, con partita IVA ed EORI.
- Cosa copre: materie prime o codici NC, periodo e se include la modifica e il ritiro delle DDS.
- Quali informazioni fornisce l'operatore e quando: fornitori, geolocalizzazione, valutazione del rischio.
- Che la decisione sul rischio spetta all'operatore, e come te la comunica.
- Chi conserva la documentazione per 5 anni e come vi si accede durante un controllo.
- Cosa succede se al momento dello sdoganamento mancano informazioni.
Cosa può fare lo spedizioniere e cosa no
Puoi raccogliere i dati dei fornitori, validare i file GeoJSON, preparare e presentare la DDS, riportare il numero nella dichiarazione doganale e conservare il fascicolo. È un servizio di cui molti piccoli importatori avranno bisogno, perché non hanno nessuno che conosca TRACES.
Quello che non conviene è che lo spedizioniere decida da solo che il rischio è trascurabile. Quella conclusione spetta all'operatore. La cosa sensata è che il mandato chiarisca che tu presenti con la valutazione che ti dà il cliente, oppure con quella che prepari tu e lui approva.
Come organizzarsi con molti clienti
Uno spedizioniere di Genova con 40 importatori di caffè, cacao e legno ha 40 operatori diversi, ognuno con i suoi fornitori e i suoi appezzamenti, e centinaia di DDS l'anno. Con il modulo web di TRACES vuol dire fare copia e incolla tutto il giorno.
Sourevo è pensato per questo caso: un'organizzazione che gestisce più operatori, con un portale dove i fornitori di ogni cliente caricano i loro appezzamenti, e le DDS presentate tramite l'API di TRACES con il ruolo di rappresentante autorizzato. Se vuoi vederlo su un tuo caso, scrivici.
Domande frequenti
- Il rappresentante deve essere in Italia?
- Deve essere stabilito nell'UE. Non deve per forza essere nello stesso paese dell'operatore.
- Posso rappresentare un esportatore di fuori dall'UE?
- La DDS di un'importazione la presenta l'operatore che immette il prodotto sul mercato dell'UE, cioè l'importatore stabilito qui. Se chi mette a disposizione il prodotto non è stabilito nell'UE, l'articolo 7 trasferisce la qualifica di operatore alla prima persona stabilita nell'UE che mette a disposizione il prodotto.
- Serve un mandato per ogni operazione?
- Il regolamento chiede solo che il mandato sia scritto. Non ne chiede uno per operazione, quindi nella maggior parte dei casi basta un mandato per cliente che definisca cosa copre e per quanto tempo.
- Posso farmi pagare per presentare le DDS?
- Sì. È un servizio come le pratiche doganali e il regolamento non dice nulla sul prezzo. Quello che fai pagare non cambia la responsabilità: resta dell'operatore.
- Cambia qualcosa con le micro e piccole imprese?
- Solo la data: molte partono il 30 giugno 2027, tranne che per il legno dell'EUTR. Sono quelle che delegheranno di più. Le date sono nella guida sulle scadenze.