Prima della prima DDS
Ti servono tre cose. Un account EU Login (il sistema di identificazione della Commissione, con verifica in due passaggi). La tua azienda registrata come operatore nel sistema di informazione dell'EUDR di TRACES NT. E il numero EORI dell'azienda: TRACES lo richiede quando l'attività dichiarata è importazione o esportazione.
Al momento della registrazione scegli il ruolo con cui dichiarerai: operatore, commerciante o rappresentante autorizzato. Un'azienda può averne più di uno; in ogni DDS indichi con quale la presenti, perché TRACES applica controlli diversi a ciascun ruolo.
La Commissione mette a disposizione un ambiente di prova (ACCEPTANCE) che replica quello di produzione. Conviene fare lì la prima dichiarazione, con i dati reali di una spedizione, prima di toccare la produzione.
Quali dati chiede
Il contenuto della DDS è fissato dall'Allegato II del regolamento. In pratica il modulo chiede:
- Operatore: nome, indirizzo ed EORI.
- Attività: importazione, esportazione o commercio all'interno dell'UE, e il paese di ingresso o di uscita.
- Prodotto: codice SA/NC, descrizione e, se c'è, nome commerciale. Per il legno, nome comune e nome scientifico di ogni specie.
- Quantità: massa netta in chilogrammi, obbligatoria in importazione ed esportazione, e unità supplementari quando il codice le prevede (metri cubi, capi di bestiame).
- Paese di produzione e geolocalizzazione di tutti gli appezzamenti o stabilimenti.
- Numeri di riferimento di DDS precedenti, se il prodotto era già coperto da un’altra dichiarazione.
- La dichiarazione che la dovuta diligenza è stata svolta e che il rischio è nullo o trascurabile.
Il file di geolocalizzazione
La geolocalizzazione si carica in GeoJSON: un punto per ogni appezzamento fino a 4 ha e un poligono per ogni appezzamento oltre i 4 ha (per i bovini, un punto per stabilimento). Quando usare l'uno o l'altro è spiegato nella guida sulla geolocalizzazione.
TRACES rifiuta l'intero file se trova un errore, e quelli più frequenti sono sempre gli stessi:
- Latitudine fuori dall'intervallo da -90 a 90 o longitudine fuori da -180 a 180. Quasi sempre è perché sono state invertite: in GeoJSON viene prima la longitudine.
- Poligoni con meno di quattro punti non allineati o con lati che si incrociano.
- Un punto con una superficie dichiarata superiore a 4 ha per materie prime diverse dai bovini.
- Un file troppo grande: c'è una dimensione massima della geolocalizzazione per DDS. Se hai centinaia di poligoni dettagliati, dividi la spedizione in più dichiarazioni.
Un esempio: un lotto di caffè colombiano
Un importatore di Trieste fa arrivare 320 sacchi di caffè verde arabica lavato da una cooperativa dell'Huila. La DDS risulta così: attività, importazione; paese di ingresso, Italia; codice 0901 11 00 (caffè non torrefatto, non decaffeinizzato); descrizione, «caffè verde arabica lavato, 320 sacchi da 60 kg»; massa netta, 19.200 kg; paese di produzione, Colombia; geolocalizzazione, un file con i punti delle fincas fino a 4 ha e i poligoni di quelle più grandi; produzione, raccolto da ottobre 2026 a gennaio 2027.
La Colombia non è nell'elenco dei paesi a rischio basso, quindi la valutazione del rischio deve essere fatta e documentata prima dell'invio: immagini degli appezzamenti confrontate con la data limite, titoli di proprietà delle fincas e quello che hai chiesto alla cooperativa per chiarire i dubbi. Niente di tutto questo si carica in TRACES, ma va conservato per 5 anni nel caso lo chieda l'autorità.
Dopo l'invio
TRACES assegna alla DDS un numero di riferimento e un numero di verifica. Quello di riferimento è il numero che serve alla dogana: va indicato nella dichiarazione doganale dello sdoganamento. Senza, la merce non viene sdoganata.
Se poi vendi il prodotto a un'altra azienda dell'UE, le passi entrambi i numeri. Con questi il tuo cliente può consultare la DDS in TRACES e conservarla nei suoi registri, che è quello che la legge chiede agli operatori a valle.
Una DDS presentata si può modificare o ritirare da TRACES. Le versioni restano registrate, quindi conviene correggere un errore con una modifica e non presentare una nuova dichiarazione per la stessa spedizione.
Quando il prodotto ha già una DDS precedente
Se esporti o dichiari un prodotto fabbricato con una materia prima già entrata nell'UE con la sua DDS, puoi citare quella dichiarazione con il suo numero di riferimento e il suo numero di verifica invece di ripetere la geolocalizzazione. TRACES controlla che la DDS citata esista e sia disponibile; se i numeri sono sbagliati, la rifiuta.
A mano o via API
Per cinque spedizioni l'anno basta il modulo web di TRACES. Con decine di container al mese il lavoro se ne va a copiare dati e rifare file GeoJSON. TRACES ha un'API per gli operatori (servizi web SOAP per presentare, consultare, modificare e ritirare le DDS) che permette di farlo dal tuo sistema, dopo aver superato dei test di conformità con la Commissione.
Domande frequenti
- Quanto tempo prima dello sdoganamento devo presentare la DDS?
- Prima dell'immissione sul mercato o dell'esportazione, e in pratica prima di presentare la dichiarazione doganale, perché il numero di riferimento deve comparirvi. Non c'è un termine minimo di anticipo.
- Può presentarla il mio spedizioniere doganale?
- Sì, come rappresentante autorizzato con un mandato scritto. La responsabilità resta tua. Lo spieghiamo nella guida per spedizionieri e doganalisti.
- Serve una DDS per ogni container?
- Non necessariamente. Una DDS può coprire più prodotti e più spedizioni. Quello che non può fare è lasciare fuori uno qualsiasi degli appezzamenti da cui proviene la merce.