Prima di tutto, qual è il tuo ruolo
Quando ti registri in TRACES scegli il ruolo con cui agisci, e l'interfaccia ne offre tre. Il Regolamento (UE) 2025/2650 ha modificato diverse definizioni del Regolamento (UE) 2023/1115, quindi conviene leggerle nel testo attuale:
- Operatore: chi immette i prodotti sul mercato dell'UE o li esporta (art. 2, punto 15). È il caso tipico dell'importatore. Dalla riforma, la definizione esclude gli operatori a valle. L'operatore presenta la DDS e ne conserva traccia per 5 anni (art. 4, paragrafo 3).
- Commerciante: qualsiasi persona della catena di approvvigionamento, diversa dall'operatore o dall'operatore a valle, che mette a disposizione i prodotti sul mercato (art. 2, punto 17).
- Rappresentante autorizzato: chi, stabilito nell'UE, ha ricevuto da un operatore un mandato scritto per agire per suo conto (art. 2, punto 22). È il ruolo di spedizionieri e doganalisti che presentano DDS per i loro clienti.
Se compri da un importatore dell'UE un prodotto che ha già una DDS e lo trasformi o lo rivendi, potresti essere un operatore a valle (art. 2, punto 15 ter: chi immette sul mercato o esporta prodotti fabbricati utilizzando prodotti interessati, tutti coperti da una DDS o da una dichiarazione semplificata) o un commerciante. Lo spieghiamo in cos'è l'EUDR.
Se sei commerciante o operatore a valle
Potresti non dover presentare una DDS tua; verificalo con il testo del regolamento e, se hai dubbi, con il tuo consulente. Quello che l'articolo 5 chiede agli operatori a valle e ai commercianti è avere queste informazioni prima di immettere sul mercato, mettere a disposizione o esportare (art. 5, paragrafo 1), e raccoglierle e conservarle per almeno 5 anni (art. 5, paragrafi 3 e 4):
- Su chi ti fornisce: nome o marchio, indirizzo postale, email e, se c'è, sito web; e, solo se il fornitore è un operatore, i numeri di riferimento delle sue DDS o gli identificativi di dichiarazione.
- Su chi rifornisci: nome o marchio, indirizzo postale, email e, se c'è, sito web.
L'operatore deve comunicarti quei numeri di riferimento (art. 4, paragrafo 7). Inoltre, gli operatori a valle e i commercianti che non sono PMI devono registrarsi nel sistema di informazione prima di immettere sul mercato, mettere a disposizione o esportare (art. 5, paragrafo 2). Anche per registrarti serve EU Login; l'accesso ai servizi web serve solo se presenterai dichiarazioni da un software.
I passi per presentare da un software
Sono gli stessi per operatori e rappresentanti, e si fanno una volta per impresa:
- Un account EU Login, il sistema di identificazione della Commissione, con la verifica in due passaggi attivata.
- L'impresa registrata come operatore o commerciante nel sistema di informazione EUDR di TRACES NT, in produzione. La richiesta viene convalidata e possono servire giorni: comincia adesso, anche se la prima spedizione non è ancora in programma.
- Nel tuo profilo utente TRACES, chiedi l'accesso «Web Services Access». Una volta approvato ottieni un nome utente dei servizi web e una chiave di autenticazione (Authentication Key).
- Inserisci nome utente e chiave in Sourevo, nella scheda di ogni operatore, e prova la connessione prima della prima DDS.
TRACES ha anche un ambiente di prova (ACCEPTANCE) con account e chiavi propri. Per le dichiarazioni reali contano quelli di produzione.
Se sei rappresentante autorizzato
Oltre ai passi precedenti, ti serve un mandato scritto di ogni cliente. L'articolo 6 consente all'operatore di incaricare un rappresentante autorizzato di presentare la DDS per suo conto, e l'operatore resta responsabile della conformità del prodotto (art. 6, paragrafo 1). Se l'autorità lo chiede, devi fornirle una copia del mandato (art. 6, paragrafo 2).
In ogni DDS che presenti come rappresentante, TRACES richiede di identificare l'operatore rappresentato. Tieni a portata di mano i suoi dati: ragione sociale, paese, indirizzo e, quando l'attività è importazione o esportazione, il suo EORI.
Un caso particolare: un operatore che è persona fisica o microimpresa può incaricare l'operatore a valle o il commerciante successivo della catena che non sia persona fisica né microimpresa (art. 6, paragrafo 3). Cosa scrivere nel mandato è nella guida per spedizionieri e doganalisti.
Come Sourevo usa le tue credenziali
La DDS viene presentata in TRACES a tuo nome, con le tue credenziali dei servizi web. Sourevo la prepara con i dati dei tuoi fornitori e appezzamenti, esegue il controllo preventivo, la invia e conserva i numeri di riferimento e di verifica restituiti da TRACES.
La chiave di autenticazione è conservata cifrata (AES-256-GCM) e non viene più mostrata. Puoi sostituirla in Sourevo quando vuoi e revocarla da TRACES.
Durante la prova Sourevo lavora in modalità simulata: le dichiarazioni non arrivano a TRACES e i numeri hanno il prefisso SIM. Così puoi esercitarti su tutto il processo mentre TRACES convalida il tuo accesso.
Domande frequenti
- Quanto tempo richiede la convalida?
- Non c'è un termine pubblicato. Può richiedere diversi giorni, quindi chiedi la registrazione e l'accesso ai servizi web prima che ti servano. Nel frattempo puoi preparare fornitori, appezzamenti e bozze in Sourevo.
- Mi serve l'EORI?
- Se l'attività dichiarata è importazione o esportazione, TRACES lo chiede nella DDS. Se rappresenti un altro operatore, conta l'EORI di quell'operatore, non il tuo.
- Uno spedizioniere può usare le sue credenziali per più clienti?
- Come rappresentante autorizzato presenti con il tuo account e in ogni DDS identifichi l'operatore rappresentato, con il mandato di ciascun cliente. In Sourevo ogni cliente viene creato come operatore. Come si configura esattamente TRACES con più clienti lo conferma il suo servizio di assistenza.
- E se sono solo commerciante?
- Potresti non dover presentare una DDS tua; verificalo. Quello che devi fare è conservare i dati di fornitori e clienti e i numeri di riferimento che ricevi (art. 5, paragrafo 3) e, se non sei una PMI, registrarti nel sistema di informazione (art. 5, paragrafo 2).