Kim jest upoważniony przedstawiciel
Artykuł 2 pkt 22 definiuje go jako osobę fizyczną lub prawną mającą siedzibę w UE, która otrzymała od podmiotu lub handlowca pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu. Artykuł 6 pozwala mu składać DDS na rachunek klienta. Na żądanie organu musi przedstawić kopię upoważnienia.
Nie zmienia się natomiast to, kto odpowiada. Podmiot nadal odpowiada za zgodność produktu z przepisami, nawet jeśli DDS złożył ktoś inny. Dla importera to sposób na przekazanie pracy, a nie odpowiedzialności.
To nie to samo co przedstawicielstwo celne
To, że jesteś przedstawicielem celnym klienta (bezpośrednim lub pośrednim w rozumieniu unijnego kodeksu celnego), nie czyni Cię jego przedstawicielem na potrzeby EUDR. To dwie różne role i dwa różne dokumenty. Potrzebujesz osobnego upoważnienia EUDR, choć możesz podpisać je razem z upoważnieniem celnym.
W praktyce obie prace się łączą: numer referencyjny DDS musi trafić do zgłoszenia celnego. Jeśli robisz jedno i drugie, numer przechodzi z TRACES do zgłoszenia celnego bez przepisywania go z maila.
Jak to zrobić w TRACES
Przy rejestracji firmy w systemie informacyjnym EUDR wnioskujesz o rolę upoważnionego przedstawiciela. TRACES rozróżnia przedstawiciela podmiotu i przedstawiciela handlowca, a w każdym DDS składanym w tej roli musisz wskazać właściwy podmiot, podając jego nazwę i kraj. Jeśli tych danych brakuje, TRACES odrzuca oświadczenie.
Pozostała część DDS wygląda tak samo jak u każdego podmiotu: produkt, ilość, kraj produkcji i geolokalizacja. Przy przywozie liczy się EORI podmiotu, a nie Twój. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w poradniku jak złożyć DDS.
Co zawrzeć w upoważnieniu
Rozporządzenie wymaga formy pisemnej, ale nie podaje wzoru. Upoważnienie, które sprawdza się w praktyce, zawiera co najmniej poniższe elementy (to nie jest porada prawna, skonsultuj je z prawnikiem):
- Kto jest podmiotem, a kto przedstawicielem, z numerami NIP i EORI.
- Zakres: towary lub kody CN, okres i to, czy obejmuje zmianę i wycofywanie DDS.
- Jakie informacje i kiedy przekazuje podmiot: dostawcy, geolokalizacja, ocena ryzyka.
- Że decyzja co do ryzyka należy do podmiotu i w jaki sposób Ci ją przekazuje.
- Kto przechowuje dokumentację przez 5 lat i jak uzyskuje się do niej dostęp podczas kontroli.
- Co się dzieje, jeśli w chwili odprawy brakuje informacji.
Co spedytor może robić, a czego nie
Możesz zbierać dane od dostawców, sprawdzać pliki GeoJSON, przygotowywać i składać DDS, przenosić numer do zgłoszenia celnego i prowadzić dokumentację. To usługa, której będzie potrzebować wielu małych importerów, bo nie mają nikogo, kto zna TRACES.
Nie jest natomiast wskazane, żeby spedytor sam przesądzał, że ryzyko jest znikome. Ten wniosek należy do podmiotu. Rozsądnie jest zapisać w upoważnieniu, że składasz oświadczenie na podstawie oceny przekazanej przez klienta albo oceny przygotowanej przez Ciebie i zatwierdzonej przez niego.
Jak to zorganizować przy wielu klientach
Spedytor z Gdańska obsługujący 40 importerów kawy, kakao i drewna ma 40 różnych podmiotów, każdy z własnymi dostawcami i działkami, oraz setki DDS rocznie. W formularzu internetowym TRACES oznacza to kopiowanie i wklejanie przez cały dzień.
Sourevo powstało z myślą o takiej sytuacji: jedna organizacja zarządza wieloma podmiotami, dostawcy każdego klienta wprowadzają swoje działki w portalu, a DDS są składane przez API TRACES w roli upoważnionego przedstawiciela. Jeśli chcesz zobaczyć to na swoim przypadku, napisz do nas.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy przedstawiciel musi mieć siedzibę w Polsce?
- Musi mieć siedzibę w UE. Nie musi to być ten sam kraj, w którym działa podmiot.
- Czy mogę reprezentować eksportera spoza UE?
- DDS dla przywozu składa podmiot, który wprowadza produkt do obrotu w UE, czyli importer mający tu siedzibę. Jeśli podmiot wprowadzający produkt do obrotu nie ma siedziby w UE, artykuł 7 przenosi status podmiotu na pierwszą osobę z siedzibą w UE, która udostępnia produkt na rynku.
- Czy potrzebne jest upoważnienie do każdej operacji?
- Rozporządzenie wymaga jedynie formy pisemnej. Nie żąda osobnego upoważnienia do każdej operacji, więc w większości przypadków wystarczy jedno upoważnienie na klienta, które określa zakres i okres obowiązywania.
- Czy mogę pobierać opłatę za składanie DDS?
- Tak. To usługa podobna do obsługi celnej, a rozporządzenie nic nie mówi o jej cenie. Wysokość opłaty nie zmienia odpowiedzialności: nadal ponosi ją podmiot.
- Czy coś się zmienia w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw?
- Tylko data: wiele z nich zaczyna 30 czerwca 2027, z wyjątkiem drewna objętego EUTR. To one najczęściej będą zlecać tę pracę. Daty znajdziesz w poradniku o terminach.