Przed pierwszym DDS
Potrzebujesz trzech rzeczy. Konta EU Login (system identyfikacji Komisji z weryfikacją dwuetapową). Firmy zarejestrowanej jako podmiot w systemie informacyjnym EUDR w TRACES NT. I numeru EORI firmy: TRACES go wymaga, gdy deklarowaną działalnością jest przywóz lub wywóz.
Przy rejestracji wybierasz rolę, w jakiej będziesz składać oświadczenia: podmiot, handlowiec lub upoważniony przedstawiciel. Firma może mieć więcej niż jedną rolę. W każdym DDS wskazujesz, w której roli je składasz, bo TRACES stosuje do każdej roli inne walidacje.
Komisja udostępnia środowisko testowe (ACCEPTANCE), które odwzorowuje środowisko produkcyjne. Warto złożyć tam pierwsze oświadczenie na rzeczywistych danych z jednej dostawy, zanim przejdziesz do produkcji.
Jakich danych wymaga
Treść DDS określa załącznik II do rozporządzenia. W praktyce formularz wymaga:
- Podmiot: nazwa, adres i EORI.
- Działalność: przywóz, wywóz lub handel wewnątrz UE oraz kraj wprowadzenia lub wyprowadzenia.
- Produkt: kod HS/CN, opis i, jeśli istnieje, nazwa handlowa. W przypadku drewna nazwa zwyczajowa i nazwa naukowa każdego gatunku.
- Ilość: masa netto w kilogramach, obowiązkowa przy przywozie i wywozie, oraz jednostki uzupełniające, jeśli kod je przewiduje (metry sześcienne, sztuki bydła).
- Kraj produkcji i geolokalizacja wszystkich działek lub gospodarstw.
- Numery referencyjne wcześniejszych DDS, jeśli produkt był już objęty innym oświadczeniem.
- Oświadczenie, że przeprowadzono należytą staranność, a ryzyko jest zerowe lub znikome.
Plik z geolokalizacją
Geolokalizację przesyła się w formacie GeoJSON: punkt dla działki do 4 ha i wielokąt dla działki powyżej 4 ha (w przypadku bydła punkt dla każdego gospodarstwa). Kiedy stosować jedno, a kiedy drugie, wyjaśnia poradnik o geolokalizacji.
TRACES odrzuca cały plik, jeśli znajdzie w nim błąd, a najczęstsze błędy są zawsze te same:
- Szerokość geograficzna poza zakresem od -90 do 90 albo długość poza zakresem od -180 do 180. Prawie zawsze chodzi o zamienione współrzędne: w GeoJSON pierwsza jest długość.
- Wielokąty mające mniej niż cztery punkty nieleżące na jednej linii albo boki, które się przecinają.
- Punkt z zadeklarowaną powierzchnią powyżej 4 ha w przypadku towarów innych niż bydło.
- Zbyt duży plik: istnieje maksymalny rozmiar geolokalizacji na jedno DDS. Jeśli masz setki szczegółowych wielokątów, podziel dostawę na kilka oświadczeń.
Przykład: partia kawy z Kolumbii
Importer z Gdyni sprowadza 320 worków zielonej kawy arabika obróbki mokrej od spółdzielni z Huili. DDS wygląda tak: działalność, przywóz; kraj wprowadzenia, Polska; kod 0901 11 00 (kawa niepalona, niebezkofeinowa); opis, „zielona kawa arabika obróbki mokrej, 320 worków po 60 kg”; masa netto, 19 200 kg; kraj produkcji, Kolumbia; geolokalizacja, plik z punktami gospodarstw do 4 ha i wielokątami większych; produkcja, zbiory od października 2026 do stycznia 2027.
Kolumbii nie ma na liście krajów niskiego ryzyka, więc ocena ryzyka musi być przeprowadzona i udokumentowana przed wysłaniem: zdjęcia działek w odniesieniu do daty granicznej, tytuły prawne do gospodarstw i wszystko, o co poproszono spółdzielnię, żeby rozwiać wątpliwości. Niczego z tego nie przesyła się do TRACES, ale przechowuje się to przez 5 lat na wypadek, gdyby zażądał tego organ.
Po wysłaniu
TRACES nadaje DDS numer referencyjny i numer weryfikacyjny. Urząd celny potrzebuje numeru referencyjnego: wpisuje się go do zgłoszenia celnego składanego przy odprawie. Bez niego towar nie zostanie odprawiony.
Jeśli potem sprzedajesz produkt innej firmie w UE, przekazujesz jej oba numery. Dzięki nim Twój klient może sprawdzić DDS w TRACES i zachować je w swojej dokumentacji, czego prawo wymaga od podmiotów na dalszym etapie łańcucha dostaw.
Złożone DDS można zmienić lub wycofać w TRACES. Wersje są rejestrowane, więc błąd lepiej poprawić zmianą niż składać nowe oświadczenie dla tej samej dostawy.
Gdy produkt ma już wcześniejsze DDS
Jeśli wywozisz lub zgłaszasz produkt wytworzony z surowca, który wszedł już do UE z własnym DDS, możesz powołać się na to oświadczenie, podając jego numer referencyjny i numer weryfikacyjny, zamiast powtarzać geolokalizację. TRACES sprawdza, czy przywołane DDS istnieje i jest dostępne. Jeśli numery są błędne, odrzuca oświadczenie.
Ręcznie czy przez API
Przy pięciu dostawach rocznie wystarczy formularz internetowy TRACES. Przy dziesiątkach kontenerów miesięcznie praca sprowadza się do przepisywania danych i poprawiania plików GeoJSON. TRACES ma API dla podmiotów (usługi sieciowe SOAP do składania, sprawdzania, zmiany i wycofywania DDS), które pozwala robić to z własnego systemu po przejściu testów zgodności z Komisją.
Najczęściej zadawane pytania
- Ile czasu przed odprawą muszę złożyć DDS?
- Przed wprowadzeniem do obrotu lub wywozem, a w praktyce przed złożeniem zgłoszenia celnego, bo musi się w nim znaleźć numer referencyjny. Nie ma minimalnego terminu wyprzedzenia.
- Czy może je złożyć moja agencja celna?
- Tak, jako upoważniony przedstawiciel na podstawie pisemnego upoważnienia. Odpowiedzialność nadal spoczywa na Tobie. Wyjaśniamy to w poradniku dla spedytorów i agencji celnych.
- Jedno DDS na kontener?
- Niekoniecznie. Jedno DDS może obejmować kilka produktów i kilka dostaw. Nie może jednak pominąć żadnej działki, z której pochodzi towar.