Najpierw: jaka jest Twoja rola
Rejestrując się w TRACES, wybierasz rolę, w jakiej działasz; interfejs oferuje trzy. Rozporządzenie (UE) 2025/2650 zmieniło kilka definicji rozporządzenia (UE) 2023/1115, dlatego warto czytać je w obecnym brzmieniu:
- Podmiot: kto wprowadza produkty do obrotu w UE lub je wywozi (art. 2 pkt 15). Typowy przypadek to importer. Od reformy definicja wyłącza podmioty na dalszym etapie łańcucha dostaw. Podmiot składa DDS i przechowuje jej ewidencję przez 5 lat (art. 4 ust. 3).
- Podmiot handlowy: każda osoba w łańcuchu dostaw inna niż podmiot lub podmiot na dalszym etapie łańcucha dostaw, która udostępnia produkty na rynku (art. 2 pkt 17).
- Upoważniony przedstawiciel: osoba mająca siedzibę w UE, która otrzymała od podmiotu pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu (art. 2 pkt 22). To rola spedytorów i agencji celnych, które składają DDS za swoich klientów.
Jeśli kupujesz od importera z UE produkt, który ma już DDS, i przetwarzasz go lub odsprzedajesz, możesz być podmiotem na dalszym etapie łańcucha dostaw (art. 2 pkt 15b: kto wprowadza do obrotu lub wywozi produkty wytworzone z użyciem odpowiednich produktów, w całości objętych DDS lub uproszczoną deklaracją) albo podmiotem handlowym. Wyjaśniamy to w przewodniku czym jest EUDR.
Jeśli jesteś podmiotem handlowym lub podmiotem na dalszym etapie
Możliwe, że nie musisz składać własnej DDS; sprawdź to w tekście rozporządzenia, a w razie wątpliwości z doradcą. Artykuł 5 wymaga natomiast od podmiotów na dalszym etapie łańcucha dostaw i podmiotów handlowych, aby miały te informacje przed wprowadzeniem do obrotu, udostępnieniem lub wywozem (art. 5 ust. 1) oraz aby je zbierały i przechowywały co najmniej 5 lat (art. 5 ust. 3 i 4):
- O dostawcy: nazwa lub znak towarowy, adres pocztowy, e-mail i, jeśli jest, strona internetowa; a tylko gdy dostawca jest podmiotem, numery referencyjne jego DDS lub identyfikatory deklaracji.
- O tych, którym dostarczasz: nazwa lub znak towarowy, adres pocztowy, e-mail i, jeśli jest, strona internetowa.
Podmiot musi przekazać Ci te numery referencyjne (art. 4 ust. 7). Ponadto podmioty na dalszym etapie łańcucha dostaw i podmioty handlowe, które nie są MŚP, muszą zarejestrować się w systemie informacyjnym przed wprowadzeniem do obrotu, udostępnieniem lub wywozem (art. 5 ust. 2). Do rejestracji też potrzebny jest EU Login; dostęp do usług sieciowych jest potrzebny tylko wtedy, gdy będziesz składać deklaracje z poziomu oprogramowania.
Kroki, aby składać z poziomu oprogramowania
Są takie same dla podmiotów i przedstawicieli i wykonuje się je raz dla każdej firmy:
- Konto EU Login, system identyfikacji Komisji, z włączoną weryfikacją dwuetapową.
- Firma zarejestrowana jako podmiot lub podmiot handlowy w systemie informacyjnym EUDR w TRACES NT, w środowisku produkcyjnym. Wniosek jest weryfikowany i może to potrwać kilka dni: złóż go teraz, nawet jeśli pierwsza dostawa jeszcze nie jest zaplanowana.
- W swoim profilu użytkownika TRACES poproś o dostęp „Web Services Access”. Po zatwierdzeniu otrzymasz nazwę użytkownika usług sieciowych i klucz uwierzytelniający (Authentication Key).
- Wpisz tę nazwę użytkownika i klucz w Sourevo przy każdym podmiocie i przetestuj połączenie przed pierwszą DDS.
TRACES ma też środowisko testowe (ACCEPTANCE) z własnymi kontami i kluczami. Do prawdziwych deklaracji liczą się dane produkcyjne.
Jeśli jesteś upoważnionym przedstawicielem
Oprócz powyższych kroków potrzebujesz pisemnego upoważnienia od każdego klienta. Artykuł 6 pozwala podmiotowi upoważnić przedstawiciela do złożenia DDS w jego imieniu, a podmiot nadal odpowiada za zgodność produktu (art. 6 ust. 1). Na żądanie organu musisz przekazać kopię upoważnienia (art. 6 ust. 2).
W każdej DDS składanej jako przedstawiciel TRACES wymaga wskazania reprezentowanego podmiotu. Miej pod ręką jego dane: nazwę firmy, kraj, adres oraz, gdy działalnością jest przywóz lub wywóz, numer EORI.
Szczególny przypadek: podmiot będący osobą fizyczną lub mikroprzedsiębiorstwem może upoważnić kolejny podmiot na dalszym etapie łańcucha dostaw lub podmiot handlowy, który nie jest osobą fizyczną ani mikroprzedsiębiorstwem (art. 6 ust. 3). Co zawrzeć w upoważnieniu, opisujemy w przewodniku dla spedytorów i agencji celnych.
Jak Sourevo korzysta z Twoich danych dostępowych
DDS jest składana w TRACES w Twoim imieniu, z Twoimi własnymi danymi dostępowymi do usług sieciowych. Sourevo przygotowuje ją na podstawie danych dostawców i działek, przeprowadza kontrolę wstępną, wysyła ją i zapisuje numery referencyjne i weryfikacyjne zwrócone przez TRACES.
Klucz uwierzytelniający jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM) i nigdy więcej nie jest wyświetlany. W każdej chwili możesz go zastąpić w Sourevo i unieważnić w TRACES.
W okresie próbnym Sourevo działa w trybie symulacji: deklaracje nie trafiają do TRACES, a numery mają prefiks SIM. Możesz więc przećwiczyć cały proces, zanim TRACES zweryfikuje Twój dostęp.
Najczęściej zadawane pytania
- Ile trwa weryfikacja?
- Nie ma opublikowanego terminu. Może to potrwać kilka dni, więc poproś o rejestrację i dostęp do usług sieciowych, zanim będą potrzebne. W międzyczasie możesz przygotować w Sourevo dostawców, działki i wersje robocze.
- Czy potrzebuję numeru EORI?
- Jeśli deklarowaną działalnością jest przywóz lub wywóz, TRACES wymaga go w DDS. Jeśli reprezentujesz inny podmiot, liczy się numer EORI tego podmiotu, a nie Twój.
- Czy spedytor może używać swoich danych dostępowych dla wielu klientów?
- Jako upoważniony przedstawiciel składasz DDS ze swojego konta i w każdej wskazujesz reprezentowany podmiot, mając upoważnienie od każdego klienta. W Sourevo każdego klienta dodajesz jako podmiot. Dokładną konfigurację w TRACES dla wielu klientów potwierdza helpdesk TRACES.
- A jeśli jestem tylko podmiotem handlowym?
- Możliwe, że nie musisz składać własnej DDS; sprawdź to. Musisz natomiast przechowywać dane dostawców i klientów oraz otrzymane numery referencyjne (art. 5 ust. 3), a jeśli nie jesteś MŚP, zarejestrować się w systemie informacyjnym (art. 5 ust. 2).