Antes da primeira DDS
Precisa de três coisas. Uma conta EU Login (o sistema de identificação da Comissão, com autenticação em dois passos). A sua empresa registada como operador no sistema de informação do EUDR do TRACES NT. E o número EORI da empresa: o TRACES exige-o quando a atividade declarada é importação ou exportação.
No registo escolhe o papel com que vai declarar: operador, comerciante ou representante autorizado. Uma empresa pode ter mais do que um; em cada DDS indica com qual a apresenta, porque o TRACES aplica validações diferentes a cada papel.
A Comissão mantém um ambiente de testes (ACCEPTANCE) que replica o de produção. Vale a pena fazer aí a primeira declaração, com dados reais de uma remessa, antes de passar para produção.
Que dados pede
O conteúdo da DDS é fixado pelo Anexo II do regulamento. Na prática, o formulário pede:
- Operador: nome, morada e EORI.
- Atividade: importação, exportação ou comércio dentro da UE, e o país de entrada ou de saída.
- Produto: código SH/NC, descrição e, se existir, nome comercial. Na madeira, nome comum e nome científico de cada espécie.
- Quantidade: massa líquida em quilogramas, obrigatória na importação e na exportação, e unidades suplementares quando o código as tiver (metros cúbicos, cabeças de gado).
- País de produção e geolocalização de todas as parcelas ou estabelecimentos.
- Números de referência de DDS anteriores, se o produto já estava coberto por outra declaração.
- A declaração de que foi exercida a diligência devida e de que o risco é nulo ou negligenciável.
O ficheiro de geolocalização
A geolocalização é carregada em GeoJSON: um ponto por parcela até 4 ha e um polígono por parcela com mais de 4 ha (no gado bovino, um ponto por estabelecimento). Quando usar cada um está explicado no guia de geolocalização.
O TRACES rejeita o ficheiro inteiro se encontrar um erro, e os mais frequentes são sempre os mesmos:
- Latitude fora do intervalo de -90 a 90 ou longitude fora de -180 a 180. Quase sempre é porque foram trocadas: em GeoJSON a longitude vem primeiro.
- Polígonos com menos de quatro pontos não alinhados ou com lados que se cruzam.
- Um ponto com uma área declarada superior a 4 ha em matérias-primas que não são gado bovino.
- Um ficheiro demasiado grande: há um tamanho máximo de geolocalização por DDS. Se tem centenas de polígonos detalhados, divida a remessa por várias declarações.
Um exemplo: um lote de café colombiano
Um importador de Lisboa recebe 320 sacas de café verde arábica lavado de uma cooperativa de Huila. A DDS fica assim: atividade, importação; país de entrada, Portugal; código 0901 11 00 (café não torrado, não descafeinado); descrição, «café verde arábica lavado, 320 sacas de 60 kg»; massa líquida, 19 200 kg; país de produção, Colômbia; geolocalização, um ficheiro com os pontos das explorações até 4 ha e os polígonos das maiores; produção, colheita de outubro de 2026 a janeiro de 2027.
A Colômbia não está na lista de risco baixo, por isso a avaliação do risco tem de estar feita e documentada antes do envio: imagens das parcelas face à data-limite, títulos de propriedade das explorações e o que tiver pedido à cooperativa para esclarecer dúvidas. Nada disso é carregado no TRACES, mas é conservado durante 5 anos para o caso de a autoridade o pedir.
Depois de submeter
O TRACES atribui à DDS um número de referência e um número de verificação. O de referência é o que a alfândega precisa: vai na declaração aduaneira do desalfandegamento. Sem ele, a mercadoria não é desalfandegada.
Se depois vender o produto a outra empresa da UE, passe-lhe os dois números. Com eles, o seu cliente pode consultar a DDS no TRACES e guardá-la nos seus registos, que é o que a lei exige aos operadores a jusante.
Uma DDS apresentada pode ser alterada ou retirada no TRACES. As versões ficam registadas, por isso é preferível corrigir um erro com uma alteração e não apresentar uma declaração nova para a mesma remessa.
Quando o produto já tem uma DDS anterior
Se exporta ou declara um produto fabricado com matéria-prima que já entrou na UE com a sua DDS, pode citar essa declaração pelo número de referência e pelo número de verificação, em vez de repetir a geolocalização. O TRACES verifica se a DDS citada existe e está disponível; se os números estiverem errados, rejeita-a.
À mão ou por API
Para cinco remessas por ano, o formulário web do TRACES chega. Com dezenas de contentores por mês, o trabalho vai todo em copiar dados e refazer GeoJSON. O TRACES tem uma API para operadores (serviços web SOAP para submeter, consultar, alterar e retirar DDS) que permite fazê-lo a partir do seu próprio sistema, depois de passar uns testes de conformidade com a Comissão.
Perguntas frequentes
- Com quanto tempo de antecedência face ao desalfandegamento tenho de apresentar a DDS?
- Antes de colocar no mercado ou exportar e, na prática, antes de apresentar a declaração aduaneira, porque o número de referência tem de ir nela. Não há um prazo mínimo de antecedência.
- O meu despachante pode apresentá-la?
- Sim, como representante autorizado com um mandato escrito. A responsabilidade continua a ser sua. Explicamos isto no guia para transitários e despachantes.
- Uma DDS por contentor?
- Não necessariamente. Uma DDS pode cobrir vários produtos e várias remessas. O que não pode é deixar de fora nenhuma das parcelas de onde vem a mercadoria.