Was eine DDS braucht, um gültig zu sein (und was 5 Jahre aufzubewahren ist)

Zwei verschiedene Dinge: was in die DDS gehört und was Sie aufbewahren

Die DDS ist eine Zusammenfassung, die in TRACES eingereicht wird. Die Sorgfaltspflicht ist alles, was dahintersteht: die Informationen, die Sie sammeln (Art. 9), die Risikobewertung (Art. 10) und, falls nötig, die Risikominderung (Art. 11). Die DDS darf nur eingereicht werden, wenn kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht, und die Informationen sind ab der Einreichung fünf Jahre aufzubewahren (Art. 12).

Deshalb kann TRACES eine DDS annehmen, die trotzdem nicht den Anforderungen genügt: TRACES prüft, ob die Daten vorhanden und stimmig sind, nicht, ob Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben.

Was die in TRACES eingereichte DDS enthält

Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 legt den Inhalt fest. In der Praxis verlangt TRACES:

• Den Marktteilnehmer: Name, Anschrift und, bei Ein- und Ausfuhr, seine EORI-Nummer. Ohne EORI im Profil des Marktteilnehmers lehnt TRACES Einfuhren ab.
• Das Produkt: KN- oder HS-Code aus Anhang I, Beschreibung und Menge. Bei Ein- und Ausfuhr ist die Eigenmasse in Kilogramm Pflicht.
• Das Erzeugerland und die Geolokalisierung aller Parzellen (Art. 9 Abs. 1 Buchst. d und Art. 2 Nr. 28): ein Punkt für Parzellen bis 4 Hektar und ein Polygon für größere, außer bei Rindern.
• Bei Holz den wissenschaftlichen und den gebräuchlichen Namen der Arten.
• Die Erklärung, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht. Mit der Einreichung unterschreiben Sie sie.

Die Daten des Lieferanten gehören nicht in die DDS: weder sein Name noch seine E-Mail noch seine Steuernummer. Sie gehören in Ihre Sorgfaltspflicht-Dokumentation.

Was Sie fünf Jahre aufbewahren müssen

Artikel 9 Absatz 1 zählt die Informationen auf, die Sie sammeln und der zuständigen Behörde vorlegen können müssen:

• Beschreibung des Produkts, Menge und Erzeugerland.
• Geolokalisierung der Parzellen und Datum oder Zeitraum der Erzeugung (Art. 9 Abs. 1 Buchst. d).
• Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse desjenigen, der Ihnen das Produkt geliefert hat (Art. 9 Abs. 1 Buchst. e).
• Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse desjenigen, an den Sie es liefern (Art. 9 Abs. 1 Buchst. f).
• Hinreichend schlüssige und überprüfbare Informationen, dass das Produkt entwaldungsfrei ist (Art. 9 Abs. 1 Buchst. g) und nach den Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes hergestellt wurde (Art. 9 Abs. 1 Buchst. h).

Die E-Mail des Lieferanten ist Pflicht, weil die Verordnung es so vorschreibt: Damit kann die Behörde die Lieferkette nachverfolgen und den Lieferanten kontaktieren. Eine allgemeine Adresse des Unternehmens (Vertrieb, Export oder Nachhaltigkeit) genügt.

Was nicht vorgeschrieben ist

Die Steuernummer des Lieferanten verlangt die Verordnung nicht. Sie hilft, ihn zweifelsfrei zu identifizieren und, in der EU oder in Brasilien, in einem amtlichen Register zu prüfen, aber Sie können auch ohne sie einreichen.

Die Vertrauensstufen von Sourevo (0 bis 3) sind unsere Hilfe bei der Risikobewertung, keine gesetzliche Anforderung. In Sourevo steht bei jedem Hinweis, ob die Verordnung ihn verlangt, ob TRACES ihn verlangt oder ob es eine Empfehlung ist.

Die Geolokalisierung ist Pflicht, die GeoJSON-Datei nicht

Pflicht sind die Koordinaten jeder Parzelle. GeoJSON ist nur das Format, in dem sie meist ankommen. Parzellen können aus einer Datei stammen, von Hand eingegeben oder aus früheren Lieferungen desselben Lieferanten übernommen werden: Sie müssen sie nicht jedes Mal neu hochladen.

Die Ausnahme: Ist Ihr Produkt bereits durch eine andere DDS abgedeckt (zum Beispiel die Ihres Verkäufers), können Sie auf deren Referenznummer verweisen, statt die Parzellen zu wiederholen.

Wann Sie einreichen dürfen: kein oder vernachlässigbares Risiko

Die Risikobewertung (Art. 10) berücksichtigt unter anderem das Länderrisiko (Durchführungsverordnung 2025/1093), die Komplexität der Lieferkette und die Informationen zu den Parzellen. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar, muss es zuerst gemindert werden (Art. 11): Nachweise beim Lieferanten anfordern, zweifelhafte Parzellen prüfen oder sie aus der Charge herausnehmen.

Eine Parzelle, die bei der Satellitenprüfung einen Waldverlust nach dem 31. Dezember 2020 zeigt, ist für sich genommen keine Entwaldung (in Akazien- oder Eukalyptusplantagen, die es 2020 schon gab, erscheint auch die Ernte als Verlust), sie muss aber geprüft und die Erklärung samt Nachweisen aufbewahrt werden.

So funktioniert die Satellitenprüfung

Jede Parzelle wird mit der EU-Waldkarte von 2020 verglichen, die sich nicht ändert; mit dem Baumbedeckungsverlust der University of Maryland, der einmal im Jahr veröffentlicht wird; und mit den Entwaldungswarnungen von Global Forest Watch, die alle paar Tage aktualisiert werden.

Deshalb gilt ein Ergebnis 30 Tage: Sourevo prüft nur neue Parzellen, Parzellen mit geänderter Form und Parzellen, die seit über einem Monat nicht geprüft wurden, erneut und sieht jeden Monat die Parzellen bereits eingereichter Erklärungen durch. Wenn Sie eine Parzelle lieber sofort prüfen möchten, fragt „Erneut prüfen“ die Daten in diesem Moment ab.

Wie Sie in fünf Jahren nachweisen, dass Sie die Pflichten erfüllt haben

Beim Einreichen oder Ändern einer DDS friert Sourevo die Akte ein: was an TRACES gesendet wurde, die Daten des Lieferanten und des Marktteilnehmers zu diesem Zeitpunkt, das Satellitenergebnis jeder Parzelle mit Datum, die Risikobewertung, die akzeptierten Hinweise und die verwendeten Dokumente mit ihrem SHA-256-Fingerabdruck. Nichts davon ändert sich, wenn Sie den Lieferanten später bearbeiten.

Zu jeder DDS können Sie die Akte herunterladen, um sie zu drucken oder als PDF zu speichern, sowie ein ZIP mit der Akte, den Daten und den Originaldokumenten. Das ist es, was Sie bei einer Kontrolle vorlegen würden.

Häufige Fragen

Ist die E-Mail des Lieferanten Pflicht?

Ja, in Ihrer Sorgfaltspflicht-Dokumentation: Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe f verlangt Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse dessen, der Sie beliefert. In die DDS gehört sie nicht, und TRACES fragt nicht danach.

Brauche ich die Steuernummer des Lieferanten, um einzureichen?

Nein. Die Verordnung verlangt sie nicht. Sie dient dazu, den Lieferanten zu identifizieren und, wo es ein amtliches Register gibt, zu prüfen.

Muss ich das GeoJSON bei jeder Lieferung hochladen?

Nein. Pflicht ist, dass die Charge die Geolokalisierung ihrer Parzellen enthält; Sie können die Parzellen wiederverwenden, die Sie für den Lieferanten bereits haben.

Darf ich einreichen, wenn der Satellit bei einer Parzelle Verlust meldet?

Nur wenn das Risiko nach der Prüfung vernachlässigbar ist (zum Beispiel bei einer Umtriebsplantage, die es 2020 schon gab, mit Nachweisen des Lieferanten). Andernfalls nehmen Sie sie aus der Charge oder mindern zuerst das Risiko.