Due cose diverse: cosa va nella DDS e cosa conservi
La DDS è un riepilogo che si presenta in TRACES. La dovuta diligenza è tutto ciò che c'è dietro: le informazioni che raccogli (art. 9), la valutazione del rischio (art. 10) e, se serve, l'attenuazione del rischio (art. 11). La DDS può essere presentata solo se il rischio è nullo o trascurabile, e le informazioni vanno conservate per cinque anni dalla presentazione (art. 12).
Per questo una DDS può essere accettata da TRACES e comunque non essere conforme: TRACES verifica che i dati ci siano e siano coerenti, non che tu abbia svolto la dovuta diligenza.
Cosa contiene la DDS presentata in TRACES
L'allegato II del regolamento (UE) 2023/1115 ne stabilisce il contenuto. In pratica, TRACES chiede:
- L'operatore: nome, indirizzo e, se l'attività è importazione o esportazione, il suo numero EORI. Senza EORI nel profilo dell'operatore, TRACES rifiuta le importazioni.
- Il prodotto: codice NC o SA dell'allegato I, descrizione e quantità. Per importazioni ed esportazioni la massa netta in chilogrammi è obbligatoria.
- Il paese di produzione e la geolocalizzazione di tutti gli appezzamenti (art. 9, par. 1, lettera d, e art. 2, punto 28): un punto per gli appezzamenti di 4 ettari o meno e un poligono per quelli più grandi, salvo per i bovini.
- Per il legno, il nome scientifico e il nome comune delle specie.
- La dichiarazione che la dovuta diligenza è stata svolta e che il rischio è nullo o trascurabile. Presentarla equivale a firmarla.
I dati del fornitore non vanno nella DDS: né il nome, né l'email, né il codice fiscale o la partita IVA. Vanno nel tuo registro di dovuta diligenza.
Cosa devi conservare per cinque anni
L'articolo 9, paragrafo 1, elenca le informazioni che devi raccogliere e poter mostrare all'autorità competente:
- Descrizione del prodotto, quantità e paese di produzione.
- Geolocalizzazione degli appezzamenti e data o periodo di produzione (art. 9, par. 1, lettera d).
- Nome, indirizzo postale e indirizzo email di chi ti ha fornito il prodotto (art. 9, par. 1, lettera e).
- Nome, indirizzo postale e indirizzo email di chi riceve da te il prodotto (art. 9, par. 1, lettera f).
- Informazioni adeguatamente conclusive e verificabili che il prodotto è a deforestazione zero (art. 9, par. 1, lettera g) e che è stato prodotto nel rispetto della legislazione del paese (art. 9, par. 1, lettera h).
L'email del fornitore è obbligatoria perché lo dice il regolamento: permette all'autorità di seguire la catena e di contattare il fornitore. Va bene un indirizzo generico dell'azienda (vendite, export o sostenibilità).
Cosa non è obbligatorio
Il codice fiscale o identificativo fiscale del fornitore non è richiesto dal regolamento. Aiuta a identificarlo senza dubbi e, nell'UE o in Brasile, a convalidarlo in un registro ufficiale, ma puoi presentare la DDS anche senza.
I livelli di fiducia di Sourevo (da 0 a 3) sono un nostro aiuto per valutare il rischio, non un requisito di legge. In Sourevo ogni avviso indica se lo richiede il regolamento, se lo richiede TRACES o se è una raccomandazione.
La geolocalizzazione è obbligatoria; il file GeoJSON no
Obbligatorie sono le coordinate di tutti gli appezzamenti. Il GeoJSON è solo il formato in cui di solito arrivano. Gli appezzamenti possono arrivare da un file, essere inseriti a mano o essere riutilizzati da spedizioni precedenti dello stesso fornitore: non serve caricarli ogni volta.
L'eccezione: se il tuo prodotto è già coperto da un'altra DDS (per esempio quella di chi te l'ha venduto), puoi rinviare al suo numero di riferimento invece di ripetere gli appezzamenti.
Quando puoi presentare: rischio nullo o trascurabile
La valutazione del rischio (art. 10) tiene conto, tra l'altro, del rischio paese (regolamento di esecuzione 2025/1093), della complessità della catena di approvvigionamento e delle informazioni sugli appezzamenti. Se il rischio non è trascurabile, va prima attenuato (art. 11): chiedere prove al fornitore, esaminare gli appezzamenti dubbi o lasciarli fuori dal lotto.
Un appezzamento con perdita di foresta dopo il 31 dicembre 2020 nella verifica satellitare non è di per sé deforestazione (nelle piantagioni di acacia o eucalipto che esistevano già nel 2020 anche il taglio risulta come perdita), ma va esaminato e bisogna conservare la spiegazione e le prove.
Come funziona la verifica satellitare
Ogni appezzamento viene confrontato con la mappa delle foreste dell'UE del 2020, che non cambia; con la perdita di copertura arborea dell'Università del Maryland, pubblicata una volta all'anno; e con gli allarmi di deforestazione di Global Forest Watch, aggiornati ogni pochi giorni.
Per questo un risultato vale 30 giorni: Sourevo riverifica solo gli appezzamenti nuovi, quelli che hanno cambiato forma e quelli non verificati da più di un mese, e ogni mese ricontrolla gli appezzamenti delle DDS già presentate. Se preferisci verificare subito un appezzamento, «Verifica di nuovo» interroga i dati in quel momento.
Come dimostrare tra cinque anni che eri in regola
Quando una DDS viene presentata o modificata, Sourevo congela il fascicolo: ciò che è stato inviato a TRACES, i dati del fornitore e dell'operatore in quel momento, il risultato satellitare di ogni appezzamento con la sua data, la valutazione del rischio, gli avvisi accettati e i documenti utilizzati, con la loro impronta SHA-256. Nulla di tutto questo cambia se in seguito modifichi la scheda del fornitore.
Da ogni DDS puoi scaricare il fascicolo per stamparlo o salvarlo in PDF, e uno ZIP con il fascicolo, i dati e i documenti originali. È ciò che mostreresti durante un'ispezione.
Domande frequenti
- L'email del fornitore è obbligatoria?
- Sì, nel tuo registro di dovuta diligenza: l'articolo 9, paragrafo 1, lettera f), chiede nome, indirizzo postale e indirizzo email di chi ti fornisce. Non va nella DDS e TRACES non la chiede.
- Mi serve il codice fiscale del fornitore per presentare la DDS?
- No. Il regolamento non lo richiede. Serve a identificare il fornitore e, dove esiste un registro ufficiale, a convalidarlo.
- Devo caricare il GeoJSON a ogni spedizione?
- No. L'obbligo è che il lotto abbia la geolocalizzazione dei suoi appezzamenti; puoi riutilizzare quelli che hai già per quel fornitore.
- Posso presentare se il satellite segnala una perdita su un appezzamento?
- Solo se, dopo averlo esaminato, il rischio risulta trascurabile (per esempio una piantagione a rotazione che esisteva già nel 2020, con prove del fornitore). Altrimenti toglilo dal lotto o attenua prima il rischio.