Twee verschillende dingen: wat in de DDS staat en wat je bewaart
De DDS is een samenvatting die je in TRACES indient. De zorgvuldigheid is alles wat erachter zit: de informatie die je verzamelt (art. 9), de risicobeoordeling (art. 10) en, als dat nodig is, de risicobeperking (art. 11). De DDS mag alleen worden ingediend als er geen of slechts een verwaarloosbaar risico is, en de informatie moet je vijf jaar bewaren vanaf de indiening (art. 12).
Daarom kan TRACES een DDS accepteren die toch niet voldoet: TRACES controleert of de gegevens er zijn en kloppen, niet of je de zorgvuldigheid hebt uitgevoerd.
Wat er in de DDS staat die je in TRACES indient
Bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115 legt de inhoud vast. In de praktijk vraagt TRACES:
- De marktdeelnemer: naam, adres en, bij invoer en uitvoer, het EORI-nummer. Zonder EORI in het profiel van de marktdeelnemer weigert TRACES invoer.
- Het product: GN- of HS-code uit bijlage I, omschrijving en hoeveelheid. Bij invoer en uitvoer is de nettomassa in kilogram verplicht.
- Het land van productie en de geolocatie van alle percelen (art. 9.1.d en 2.28): een punt voor percelen van 4 hectare of minder en een polygoon voor grotere, behalve bij runderen.
- Bij hout de wetenschappelijke en de gangbare naam van de soorten.
- De verklaring dat de zorgvuldigheid is uitgevoerd en dat er geen of slechts een verwaarloosbaar risico is. Indienen geldt als ondertekenen.
De gegevens van de leverancier staan niet in de DDS: niet zijn naam, niet zijn e-mail en niet zijn fiscaal nummer. Die horen in je zorgvuldigheidsdossier.
Wat je vijf jaar moet bewaren
Artikel 9.1 somt de informatie op die je moet verzamelen en aan de bevoegde autoriteit moet kunnen laten zien:
- Omschrijving van het product, hoeveelheid en land van productie.
- Geolocatie van de percelen en datum of periode van productie (art. 9.1.d).
- Naam, postadres en e-mailadres van wie jou het product heeft geleverd (art. 9.1.e).
- Naam, postadres en e-mailadres van wie jij het levert (art. 9.1.f).
- Voldoende sluitende en verifieerbare informatie dat het product ontbossingsvrij is (art. 9.1.g) en volgens de wetgeving van het land is geproduceerd (art. 9.1.h).
Het e-mailadres van de leverancier is verplicht omdat de verordening dat zegt: zo kan de autoriteit de keten volgen en contact opnemen met de leverancier. Een algemeen adres van het bedrijf (verkoop, export of duurzaamheid) volstaat.
Wat niet verplicht is
Het fiscaal nummer van de leverancier vraagt de verordening niet. Het helpt hem zonder twijfel te identificeren en, in de EU of in Brazilië, te controleren in een officieel register, maar je kunt ook zonder indienen.
De vertrouwensniveaus van Sourevo (0 tot 3) zijn een hulpmiddel van ons om het risico te beoordelen, geen wettelijke eis. In Sourevo staat bij elke waarschuwing of de verordening die eist, of TRACES die eist of dat het een aanbeveling is.
Geolocatie is verplicht, het GeoJSON-bestand niet
Verplicht zijn de coördinaten van elk perceel. GeoJSON is alleen het formaat waarin ze meestal binnenkomen. Percelen kunnen uit een bestand komen, met de hand worden ingevoerd of worden hergebruikt uit eerdere zendingen van dezelfde leverancier: je hoeft ze niet elke keer opnieuw te uploaden.
De uitzondering: als je product al onder een andere DDS valt (bijvoorbeeld die van je verkoper), kun je naar het referentienummer daarvan verwijzen in plaats van de percelen te herhalen.
Wanneer je mag indienen: geen of verwaarloosbaar risico
De risicobeoordeling (art. 10) houdt onder meer rekening met het landenrisico (Uitvoeringsverordening 2025/1093), de complexiteit van de toeleveringsketen en de informatie over de percelen. Is het risico niet verwaarloosbaar, dan moet je het eerst beperken (art. 11): bewijs vragen aan de leverancier, twijfelachtige percelen nakijken of ze buiten de partij laten.
Een perceel dat bij de satellietcontrole bosverlies na 31 december 2020 laat zien, is op zich nog geen ontbossing (in acacia- of eucalyptusplantages die er in 2020 al waren, verschijnt ook de oogst als verlies), maar je moet het nakijken en de uitleg en het bewijs bewaren.
Hoe de satellietcontrole werkt
Elk perceel wordt vergeleken met de EU-boskaart van 2020, die niet verandert; met het verlies aan boombedekking van de University of Maryland, dat eens per jaar wordt gepubliceerd; en met de ontbossingswaarschuwingen van Global Forest Watch, die om de paar dagen worden bijgewerkt.
Daarom blijft een resultaat 30 dagen geldig: Sourevo controleert alleen nieuwe percelen, percelen waarvan de vorm is veranderd en percelen die langer dan een maand niet zijn gecontroleerd opnieuw, en loopt elke maand de percelen van al ingediende verklaringen na. Wil je een perceel liever meteen controleren, dan raadpleegt "Opnieuw controleren" de gegevens op dat moment.
Hoe je over vijf jaar aantoont dat je voldeed
Bij het indienen of wijzigen van een DDS bevriest Sourevo het dossier: wat naar TRACES is gestuurd, de gegevens van de leverancier en de marktdeelnemer op dat moment, het satellietresultaat van elk perceel met datum, de risicobeoordeling, de geaccepteerde waarschuwingen en de gebruikte documenten, met hun SHA-256-vingerafdruk. Niets daarvan verandert als je de leverancier later bewerkt.
Bij elke DDS kun je het dossier downloaden om het af te drukken of als pdf op te slaan, en een zip met het dossier, de gegevens en de originele documenten. Dat is wat je bij een inspectie zou laten zien.
Veelgestelde vragen
- Is het e-mailadres van de leverancier verplicht?
- Ja, in je zorgvuldigheidsdossier: artikel 9.1.e vraagt naam, postadres en e-mailadres van wie jou levert. Het staat niet in de DDS en TRACES vraagt er niet om.
- Heb ik het fiscaal nummer van de leverancier nodig om in te dienen?
- Nee. De verordening vraagt het niet. Het dient om de leverancier te identificeren en, waar er een officieel register is, te controleren.
- Moet ik bij elke zending het GeoJSON uploaden?
- Nee. Verplicht is dat de partij de geolocatie van haar percelen heeft; je kunt de percelen hergebruiken die je al van de leverancier hebt.
- Mag ik indienen als de satelliet verlies op een perceel meldt?
- Alleen als het risico na controle verwaarloosbaar is (bijvoorbeeld een rotatieplantage die er in 2020 al was, met bewijs van de leverancier). Anders haal je het uit de partij of beperk je eerst het risico.