Dwie różne rzeczy: co trafia do DDS, a co przechowujesz
DDS to podsumowanie składane w TRACES. Należyta staranność to wszystko, co za nim stoi: informacje, które zbierasz (art. 9), ocena ryzyka (art. 10) i, w razie potrzeby, ograniczenie ryzyka (art. 11). DDS można złożyć tylko wtedy, gdy ryzyko jest zerowe lub znikome, a informacje trzeba przechowywać przez pięć lat od złożenia (art. 12).
Dlatego TRACES może przyjąć DDS, które mimo to nie spełnia wymogów: TRACES sprawdza, czy dane są kompletne i spójne, a nie czy przeprowadziłeś należytą staranność.
Co zawiera DDS składane w TRACES
Treść określa załącznik II do rozporządzenia (UE) 2023/1115. W praktyce TRACES wymaga:
- Podmiotu: nazwa, adres i, przy przywozie i wywozie, numer EORI. Bez numeru EORI w profilu podmiotu TRACES odrzuca przywóz.
- Produktu: kod CN lub HS z załącznika I, opis i ilość. Przy przywozie i wywozie masa netto w kilogramach jest obowiązkowa.
- Kraju produkcji i geolokalizacji wszystkich działek (art. 9 ust. 1 lit. d i art. 2 pkt 28): punkt dla działek do 4 hektarów i wielokąt dla większych, z wyjątkiem bydła.
- W przypadku drewna: nazwy naukowej i nazwy zwyczajowej gatunków.
- Oświadczenia, że przeprowadzono należytą staranność i ryzyko jest zerowe lub znikome. Złożenie DDS jest podpisem.
Dane dostawcy nie trafiają do DDS: ani jego nazwa, ani e-mail, ani numer identyfikacji podatkowej. Należą do Twojej dokumentacji należytej staranności.
Co musisz przechowywać przez pięć lat
Artykuł 9 ust. 1 wymienia informacje, które musisz zebrać i móc okazać właściwemu organowi:
- Opis produktu, ilość i kraj produkcji.
- Geolokalizacja działek oraz data lub okres produkcji (art. 9 ust. 1 lit. d).
- Nazwa, adres pocztowy i adres e-mail tego, kto dostarczył Ci produkt (art. 9 ust. 1 lit. e).
- Nazwa, adres pocztowy i adres e-mail tego, komu dostarczasz produkt (art. 9 ust. 1 lit. f).
- Odpowiednio rozstrzygające i możliwe do zweryfikowania informacje, że produkt nie przyczynia się do wylesiania (art. 9 ust. 1 lit. g) i został wyprodukowany zgodnie z prawem kraju produkcji (art. 9 ust. 1 lit. h).
E-mail dostawcy jest obowiązkowy, bo tak stanowi rozporządzenie: pozwala organowi prześledzić łańcuch i skontaktować się z dostawcą. Wystarczy ogólny adres firmy (sprzedaż, eksport lub zrównoważony rozwój).
Co nie jest obowiązkowe
Rozporządzenie nie wymaga numeru identyfikacji podatkowej dostawcy. Pomaga on jednoznacznie zidentyfikować dostawcę i, w UE lub w Brazylii, zweryfikować go w oficjalnym rejestrze, ale możesz złożyć DDS bez niego.
Poziomy zaufania Sourevo (od 0 do 3) to nasza pomoc w ocenie ryzyka, a nie wymóg prawny. W Sourevo każde ostrzeżenie mówi, czy wymaga tego rozporządzenie, czy wymaga tego TRACES, czy jest to zalecenie.
Geolokalizacja jest obowiązkowa, plik GeoJSON nie
Obowiązkowe są współrzędne każdej działki. GeoJSON to tylko format, w jakim zwykle przychodzą. Działki mogą pochodzić z pliku, zostać wpisane ręcznie albo wykorzystane ponownie z wcześniejszych dostaw tego samego dostawcy: nie trzeba ich za każdym razem wgrywać od nowa.
Wyjątek: jeśli Twój produkt jest już objęty innym DDS (na przykład DDS sprzedawcy), możesz powołać się na jego numer referencyjny zamiast powtarzać działki.
Kiedy możesz złożyć DDS: ryzyko zerowe lub znikome
Ocena ryzyka (art. 10) uwzględnia między innymi ryzyko kraju (rozporządzenie wykonawcze 2025/1093), złożoność łańcucha dostaw i informacje o działkach. Jeśli ryzyko nie jest znikome, trzeba je najpierw ograniczyć (art. 11): poprosić dostawcę o dowody, przejrzeć wątpliwe działki albo wyłączyć je z partii.
Działka, na której kontrola satelitarna pokazuje utratę lasu po 31 grudnia 2020 r., nie oznacza sama w sobie wylesiania (na plantacjach akacji lub eukaliptusa, które istniały już w 2020 r., wycinka też pojawia się jako utrata), ale trzeba ją przejrzeć i zachować wyjaśnienie oraz dowody.
Jak działa kontrola satelitarna
Każdą działkę porównuje się z unijną mapą lasów z 2020 r., która się nie zmienia; z utratą pokrywy drzewnej według Uniwersytetu Maryland, publikowaną raz w roku; oraz z alertami wylesiania Global Forest Watch, aktualizowanymi co kilka dni.
Dlatego wynik jest ważny przez 30 dni: Sourevo ponownie sprawdza tylko nowe działki, działki, których kształt się zmienił, i działki niesprawdzane od ponad miesiąca, a co miesiąc przegląda działki z już złożonych DDS. Jeśli wolisz sprawdzić działkę od razu, „Sprawdź ponownie” pobiera dane w tej chwili.
Jak za pięć lat udowodnić, że spełniałeś wymogi
Przy złożeniu lub zmianie DDS Sourevo zamraża dokumentację: to, co wysłano do TRACES, dane dostawcy i podmiotu z tego momentu, wynik kontroli satelitarnej każdej działki z datą, ocenę ryzyka, zaakceptowane ostrzeżenia i użyte dokumenty wraz z ich skrótem SHA-256. Nic z tego się nie zmienia, nawet jeśli później edytujesz kartę dostawcy.
Z każdego DDS możesz pobrać dokumentację do wydruku lub zapisania jako PDF oraz plik ZIP z dokumentacją, danymi i oryginalnymi dokumentami. To właśnie pokazałbyś podczas kontroli.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy e-mail dostawcy jest obowiązkowy?
- Tak, w Twojej dokumentacji należytej staranności: artykuł 9 ust. 1 lit. e wymaga nazwy, adresu pocztowego i adresu e-mail tego, kto Ci dostarcza. Nie trafia do DDS i TRACES go nie wymaga.
- Czy do złożenia DDS potrzebuję numeru podatkowego dostawcy?
- Nie. Rozporządzenie go nie wymaga. Służy do identyfikacji dostawcy i, tam gdzie istnieje oficjalny rejestr, do jego weryfikacji.
- Czy przy każdej dostawie muszę wgrywać plik GeoJSON?
- Nie. Obowiązkowe jest, żeby partia miała geolokalizację swoich działek; możesz ponownie wykorzystać działki, które już masz dla tego dostawcy.
- Czy mogę złożyć DDS, jeśli satelita pokazuje utratę lasu na jakiejś działce?
- Tylko jeśli po przejrzeniu ryzyko okaże się znikome (na przykład plantacja rotacyjna, która istniała już w 2020 r., z dowodami od dostawcy). W przeciwnym razie usuń ją z partii albo najpierw ogranicz ryzyko.