Dos cosas distintas: lo que va en la DDS y lo que guardas
La DDS es un resumen que se presenta en TRACES. La diligencia debida es todo lo que hay detrás: la información que recoges (art. 9), la evaluación del riesgo (art. 10) y, si hace falta, la reducción del riesgo (art. 11). La DDS solo puede presentarse si el riesgo es nulo o insignificante, y la información hay que conservarla cinco años desde la presentación (art. 12).
Por eso una DDS puede ser aceptada por TRACES y aun así no cumplir: TRACES comprueba que los datos estén y sean coherentes, no que hayas hecho la diligencia debida.
Lo que lleva la DDS que se presenta en TRACES
El anexo II del Reglamento (UE) 2023/1115 fija el contenido. En la práctica, TRACES pide:
- El operador: nombre, dirección y, si la actividad es importación o exportación, su número EORI. Sin EORI en el perfil del operador, TRACES rechaza las importaciones.
- El producto: código NC o SA del anexo I, descripción y cantidad. En importación y exportación la masa neta en kilos es obligatoria.
- El país de producción y la geolocalización de todas las parcelas (art. 9.1.d y 2.28): un punto si la parcela tiene 4 hectáreas o menos y un polígono si es mayor, salvo en ganado bovino.
- En madera, el nombre científico y el nombre común de las especies.
- La declaración de que se ha hecho la diligencia debida y el riesgo es nulo o insignificante. Presentarla es la firma.
Los datos del proveedor no van en la DDS: ni su nombre, ni su email, ni su NIF. Van en tu registro de diligencia debida.
Lo que tienes que guardar cinco años
El artículo 9.1 enumera la información que debes recoger y poder enseñar a la autoridad competente (en España, el MITECO y las comunidades autónomas):
- Descripción del producto, cantidad y país de producción.
- Geolocalización de las parcelas y fecha o periodo de producción (art. 9.1.d).
- Nombre, dirección postal y email de quien te suministró el producto (art. 9.1.e).
- Nombre, dirección postal y email de a quien se lo suministras (art. 9.1.f).
- Información concluyente y verificable de que el producto está libre de deforestación (art. 9.1.g) y de que se produjo conforme a la legislación del país (art. 9.1.h).
El email del proveedor es obligatorio porque así lo dice el reglamento: permite a la autoridad seguir la cadena y contactarlo. Vale un email genérico de la empresa (ventas, exportación o sostenibilidad).
Lo que no es obligatorio
El NIF o identificador fiscal del proveedor no lo pide el reglamento. Ayuda a identificarlo sin dudas y, en la UE o en Brasil, a validarlo en un registro oficial, pero puedes presentar sin él.
Los niveles de confianza de Sourevo (de 0 a 3) son una ayuda nuestra para evaluar el riesgo, no un requisito legal. En Sourevo cada aviso dice si lo exige el reglamento, si lo exige TRACES o si es una recomendación.
La geolocalización es obligatoria; el fichero GeoJSON, no
Lo obligatorio son las coordenadas de todas las parcelas. El GeoJSON es solo el formato en que suelen llegar. Las parcelas pueden entrar de un fichero, a mano o reutilizarse de envíos anteriores del mismo proveedor: no hace falta volver a subirlas cada vez.
La excepción: si tu producto ya está cubierto por otra DDS (por ejemplo, la de quien te lo vendió), puedes remitirte a su número de referencia en lugar de repetir las parcelas.
Cuándo puedes presentar: riesgo nulo o insignificante
La evaluación del riesgo (art. 10) tiene en cuenta, entre otros, el riesgo del país (Reglamento de Ejecución 2025/1093), la complejidad de la cadena y la información de las parcelas. Si el riesgo no es insignificante, hay que reducirlo antes (art. 11): pedir pruebas al proveedor, revisar las parcelas dudosas o dejarlas fuera del lote.
Una parcela con pérdida de bosque después del 31-12-2020 en la comprobación por satélite no es por sí sola deforestación (en plantaciones de acacia o eucalipto que ya existían en 2020 la corta también sale como pérdida), pero hay que revisarla y guardar la explicación y las pruebas.
Cómo funciona la comprobación por satélite
Cada parcela se compara con el mapa de bosques de la UE de 2020, que no cambia; con la pérdida de cubierta arbórea de la Universidad de Maryland, que se publica una vez al año; y con las alertas de deforestación de Global Forest Watch, que se actualizan cada pocos días.
Por eso un resultado vale 30 días: Sourevo solo vuelve a comprobar las parcelas nuevas, las que cambian de forma y las que llevan más de un mes sin revisar, y repasa cada mes las parcelas de las DDS ya presentadas. Si prefieres comprobar una parcela al momento, «Volver a comprobar» consulta los datos en ese instante.
Cómo demostrar dentro de cinco años que cumplías
Al presentar o modificar una DDS, Sourevo congela el expediente: lo que se envió a TRACES, los datos del proveedor y del operador en ese momento, el resultado del satélite de cada parcela con su fecha, la evaluación del riesgo, los avisos aceptados y los documentos usados, con su huella SHA-256. Nada de eso cambia aunque luego edites la ficha del proveedor.
Desde cada DDS puedes descargar el expediente para imprimirlo o guardarlo como PDF, y un ZIP con el expediente, los datos y los documentos originales. Es lo que enseñarías en una inspección.
Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio el email del proveedor?
- Sí, en tu registro de diligencia debida: el artículo 9.1.e pide nombre, dirección postal y email de quien te suministra. No va en la DDS ni lo pide TRACES.
- ¿Necesito el NIF del proveedor para presentar?
- No. El reglamento no lo pide. Sirve para identificar al proveedor y, donde hay registro oficial, validarlo.
- ¿Tengo que subir el GeoJSON en cada envío?
- No. Lo obligatorio es que el lote tenga la geolocalización de sus parcelas; puedes reutilizar las que ya tienes del proveedor.
- ¿Puedo presentar si el satélite marca pérdida en alguna parcela?
- Solo si, tras revisarla, el riesgo queda en insignificante (por ejemplo, plantación en rotación que ya existía en 2020, con pruebas del proveedor). Si no, quítala del lote o reduce el riesgo antes.