TRACES met de hand, documentplatform of API: drie manieren om aan de EUDR te voldoen
Elke zorgvuldigheidsverklaring (DDS) komt in TRACES terecht. Wat verschilt, is wie de gegevens verzamelt, wie ze controleert en wie indient. Dit zijn de drie opties, waar elk goed in is en wanneer ze bij je past.
De drie opties
Met de hand in TRACES
Je vult voor elke verklaring het webformulier van TRACES NT in: product, hoeveelheid, land, leveranciers en het GeoJSON-bestand van de percelen. Het kost alleen de tijd van wie het doet.
EUDR-documentplatform
Een due-diligenceplatform dat documenten en gegevens van leveranciers verzamelt, helpt bij de risicobeoordeling en de informatie voorbereidt. Het indienen in TRACES doe je nog steeds zelf.
Sourevo
Verzamelt de gegevens van je leveranciers in hun portaal, controleert de percelen via satelliet en vóór verzending, dient de DDS in via de TRACES-API met jouw inloggegevens en haalt het referentienummer terug.
Punt voor punt
Wat elke optie doet voor de taken die Verordening (EU) 2023/1115 vraagt.
| Taak | Met de hand in TRACES | EUDR-documentplatform | Sourevo |
|---|---|---|---|
| Wie dient in bij TRACES? | Jij, verklaring voor verklaring in het webformulier. | Jij: het platform bereidt de gegevens voor en jij voert ze in TRACES in. | Sourevo, via de officiële TRACES-API met jouw inloggegevens. Ook wijzigen en intrekken. |
| Meerdere bedrijven en gemachtigde vertegenwoordiger | Mogelijk in TRACES, door de gegevens van elke klant in elke verklaring in te typen. | Hangt af van het product: controleer het als je andere bedrijven vertegenwoordigt. | Abonnement Expediteurs met 10 bedrijven inbegrepen en de rol van gemachtigde vertegenwoordiger. Elk bedrijf met eigen leveranciers en DDS. |
| Gegevens van leveranciers | Via e-mail en spreadsheets. | Vaak de sterke kant: vragenlijsten en documenten van leveranciers. | Leveranciersportaal in 12 talen zonder account, of je uploadt zelf wat ze stuurden en de leverancier bevestigt het. |
| GeoJSON-validatie | TRACES weigert een foutief bestand bij het uploaden. De rest controleer je zelf. | Gebruikelijk. Vraag wat er precies wordt gecontroleerd. | Geldige geometrie, de 4-hectareregel (punt of polygoon) en dubbele percelen overgeslagen bij het uploaden. |
| Satellietcontrole | Niet inbegrepen: je doet het zelf met openbare kaarten. | Verschilt: sommige hebben het, andere niet. | Elk perceel tegen de EU-boskaart van 2020 en later verlies van boomkroonbedekking, met Global Forest Watch. In elk abonnement inbegrepen. |
| Controle vóór indienen | Fouten verschijnen bij het indienen in TRACES. | Verschilt per platform. | Blokkades en waarschuwingen vóór verzending: ontbrekende gegevens, afgewezen percelen, landenrisico, satellietcontrole in behandeling. |
| Referentienummer voor de douane | Je zoekt het op in TRACES en neemt het over in de douaneaangifte. | Je zoekt het op in TRACES en neemt het over. | Komt vanzelf binnen met de gesynchroniseerde status, en via webhook in je ERP als je dat koppelt. |
| ERP en API | Geen. De TRACES-API bestaat, maar de koppeling zou je zelf moeten bouwen. | Hangt af van het product. | REST-API en ondertekende webhooks vanaf het Pro-abonnement. |
| Prijsmodel | Gratis. De kosten zijn de tijd per verklaring. | Meestal een abonnement. De basis verschilt: gebruikers, leveranciers of volume. | Per verklaring die TRACES accepteert: pakketten vanaf € 390 voor 10 DDS per jaar, of Pro voor € 2.990 per jaar met 150. Excl. btw. |
| Geschikt voor | Een paar verklaringen per jaar en een eenvoudige toeleveringsketen. | Teams die vooral op documentatie gericht zijn en graag zelf indienen. | Importeurs met terugkerende zendingen, expediteurs en douane-agenten, en wie zijn ERP wil koppelen. |
De kolom documentplatform beschrijft de categorie in het algemeen: elk product is anders, dus vraag naar deze punten bij de aanbieder die je overweegt.
Wanneer met de hand volstaat
TRACES is gratis en het webformulier werkt. Herken je dit, dan heb je waarschijnlijk geen software nodig:
- Je dient een paar verklaringen per jaar in.
- Je hebt een of twee leveranciers die je al een correct GeoJSON van hun percelen sturen.
- Het gaat om weinig percelen die per zending niet veranderen.
- Je dient niet in namens andere bedrijven.
- Iemand in je team kent TRACES al en heeft tijd voor elke verklaring.
Wanneer een tool loont
Het werk groeit met elke zending, leverancier en perceel. Een tool bespaart tijd en fouten wanneer:
- Je elke maand zendingen hebt of meerdere grondstoffen.
- Meerdere leveranciers je de geolocatie moeten sturen en je erachteraan moet.
- Een leverancier honderden percelen heeft om te controleren.
- Je expediteur of douane-agent bent en indient als gemachtigde vertegenwoordiger van je klanten.
- Je wilt dat het referentienummer zonder overtypen in je ERP of douaneaangifte komt.
- Je een overzichtelijk dossier nodig hebt om 5 jaar te bewaren en bij een controle te tonen.
Veelgestelde vragen
Kan ik de DDS zonder software rechtstreeks in TRACES indienen?
Ja. TRACES NT is gratis: je hebt een EU Login-account nodig en registreert je bedrijf als marktdeelnemer. Voor een paar verklaringen per jaar is dat een redelijke optie. Software is optioneel en loont pas als het volume of het aantal leveranciers het rechtvaardigt.
Wat is het verschil tussen een EUDR-documentplatform en indienen via de TRACES-API?
Een documentplatform ordent de gegevens en documenten van de zorgvuldigheidseisen, maar in TRACES dien je zelf in. Met de API stuurt de tool de verklaring naar TRACES, ontvangt het referentienummer en volgt de status, en wijzigt of trekt in zonder het webformulier te openen.
Heeft Sourevo mijn TRACES-inloggegevens nodig?
Om echt in te dienen wel: de gebruikersnaam en sleutel van de “Web Services Access” van je bedrijf in TRACES, versleuteld opgeslagen en op elk moment in te trekken. Tijdens de proefperiode van 14 dagen gaan de verklaringen naar de TRACES-testomgeving met het testaccount van Sourevo, zonder juridische waarde en zonder dat we iets van je vragen.
Kan een expediteur de DDS van zijn klanten indienen?
Ja, als gemachtigde vertegenwoordiger van de marktdeelnemer, met een schriftelijk mandaat. Douanevertegenwoordiging alleen is niet genoeg. In Sourevo beheert het abonnement Expediteurs meerdere bedrijven vanuit één account en dient het met die rol in TRACES in.
Probeer het met je eigen gegevens
14 dagen gratis met je echte leveranciers en percelen. De verklaringen gaan naar de TRACES-testomgeving, zonder juridische waarde. Je betaalt alleen voor de DDS die TRACES in productie accepteert.