TRACES ręcznie, platforma dokumentowa czy API: trzy sposoby na zgodność z EUDR
Każde oświadczenie o należytej staranności (DDS) trafia do TRACES. Różnica polega na tym, kto zbiera dane, kto je sprawdza i kto je składa. Oto trzy opcje, w czym każda jest dobra i kiedy do Ciebie pasuje.
Trzy opcje
Ręcznie w TRACES
Dla każdego oświadczenia wypełniasz formularz internetowy TRACES NT: produkt, ilość, kraj, dostawców i plik GeoJSON działek. Kosztuje tylko czas osoby, która to robi.
Platforma dokumentowa EUDR
Platforma należytej staranności, która zbiera dokumenty i dane od dostawców, pomaga w ocenie ryzyka i przygotowuje informacje. Złożenie w TRACES nadal należy do Ciebie.
Sourevo
Zbiera dane Twoich dostawców w ich portalu, sprawdza działki satelitarnie i przed wysłaniem, składa DDS przez API TRACES z Twoimi danymi dostępowymi i zwraca numer referencyjny.
Punkt po punkcie
Co robi każda opcja w zadaniach wymaganych przez rozporządzenie (UE) 2023/1115.
| Zadanie | Ręcznie w TRACES | Platforma dokumentowa EUDR | Sourevo |
|---|---|---|---|
| Kto składa w TRACES? | Ty, oświadczenie po oświadczeniu w formularzu internetowym. | Ty: platforma przygotowuje dane, a Ty wpisujesz je do TRACES. | Sourevo, przez oficjalne API TRACES z Twoimi danymi dostępowymi. Także zmienia i wycofuje. |
| Wiele firm i upoważniony przedstawiciel | Możliwe w TRACES, wpisując dane każdego klienta w każdym oświadczeniu. | Zależy od produktu: sprawdź, jeśli reprezentujesz inne firmy. | Plan dla spedytorów z 10 firmami w cenie i rolą upoważnionego przedstawiciela. Każda firma z własnymi dostawcami i DDS. |
| Dane dostawców | E-mailem i w arkuszach kalkulacyjnych. | Często jej mocna strona: kwestionariusze i dokumenty dostawców. | Portal dostawcy w 12 językach bez zakładania konta, albo sam wgrywasz to, co przysłał, a dostawca to potwierdza. |
| Walidacja GeoJSON | TRACES odrzuca błędny plik przy wgrywaniu. Resztę sprawdzasz sam. | Zwykle tak. Warto zapytać, co dokładnie jest sprawdzane. | Poprawna geometria, zasada 4 ha (punkt lub wielokąt) i pomijanie powtórzonych działek przy wgrywaniu. |
| Weryfikacja satelitarna | Brak: robisz ją sam na podstawie publicznych map. | Różnie: niektóre ją mają, inne nie. | Każda działka porównana z mapą lasów UE z 2020 roku i późniejszą utratą pokrywy drzewnej, z Global Forest Watch. W każdym planie. |
| Kontrola przed złożeniem | Błędy wychodzą przy składaniu w TRACES. | Zależy od platformy. | Blokady i ostrzeżenia przed wysłaniem: brakujące dane, odrzucone działki, ryzyko kraju, oczekująca weryfikacja satelitarna. |
| Numer referencyjny do odprawy celnej | Sprawdzasz go w TRACES i przepisujesz do zgłoszenia celnego. | Sprawdzasz go w TRACES i przepisujesz. | Przychodzi sam razem ze zsynchronizowanym statusem, a przez webhook trafia do Twojego ERP, jeśli go podłączysz. |
| ERP i API | Brak. API TRACES istnieje, ale integrację trzeba by zbudować samemu. | Zależy od produktu. | REST API i podpisane webhooki od planu Pro. |
| Model cenowy | Za darmo. Kosztem jest czas poświęcony na każde oświadczenie. | Zwykle abonament. Podstawa jest różna: użytkownicy, dostawcy lub wolumen. | Za oświadczenie przyjęte przez TRACES: pakiety od 390 € za 10 DDS rocznie lub Pro za 2 990 € rocznie ze 150. Plus VAT. |
| Dla kogo | Kilka oświadczeń rocznie i prosty łańcuch dostaw. | Zespoły skupione na dokumentacji, którym nie przeszkadza samodzielne składanie. | Importerzy z regularnymi dostawami, spedytorzy i agencje celne oraz firmy, które chcą podłączyć ERP. |
Kolumna platformy dokumentowej opisuje kategorię ogólnie: każdy produkt jest inny, więc zapytaj o te punkty dostawcę, którego rozważasz.
Kiedy wystarczy ręcznie
TRACES jest bezpłatny, a formularz internetowy działa. Jeśli to Twój przypadek, prawdopodobnie nie potrzebujesz oprogramowania:
- Składasz kilka oświadczeń rocznie.
- Masz jednego lub dwóch dostawców, którzy już przysyłają poprawny GeoJSON swoich działek.
- Działek jest niewiele i nie zmieniają się między dostawami.
- Nie składasz oświadczeń w imieniu innych firm.
- Ktoś w Twoim zespole zna już TRACES i ma czas na każde oświadczenie.
Kiedy narzędzie się opłaca
Pracy przybywa z każdą dostawą, dostawcą i działką. Narzędzie zaczyna oszczędzać czas i błędy, gdy:
- Masz dostawy co miesiąc albo kilka towarów.
- Kilku dostawców musi przysłać geolokalizację i trzeba im przypominać.
- Jeden dostawca ma setki działek do sprawdzenia.
- Jesteś spedytorem lub agencją celną i składasz jako upoważniony przedstawiciel klientów.
- Chcesz, żeby numer referencyjny trafiał do ERP lub zgłoszenia celnego bez przepisywania.
- Potrzebujesz uporządkowanej dokumentacji do przechowywania przez 5 lat i pokazania podczas kontroli.
Najczęstsze pytania
Czy mogę złożyć DDS bezpośrednio w TRACES bez oprogramowania?
Tak. TRACES NT jest bezpłatny: potrzebujesz konta EU Login i rejestracji firmy jako podmiotu. Przy kilku oświadczeniach rocznie to rozsądna opcja. Oprogramowanie jest opcjonalne i opłaca się dopiero wtedy, gdy uzasadnia to wolumen lub liczba dostawców.
Czym różni się platforma dokumentowa EUDR od składania przez API TRACES?
Platforma dokumentowa porządkuje dane i dokumenty należytej staranności, ale w TRACES składasz sam. Przez API narzędzie wysyła oświadczenie do TRACES, odbiera numer referencyjny i śledzi status, a także zmienia lub wycofuje bez otwierania formularza.
Czy Sourevo potrzebuje moich danych dostępowych do TRACES?
Do składania naprawdę tak: nazwy użytkownika i klucza „Web Services Access” Twojej firmy w TRACES, przechowywanych w postaci zaszyfrowanej i możliwych do unieważnienia w każdej chwili. W 14-dniowym okresie próbnym oświadczenia trafiają do środowiska testowego TRACES z konta testowego Sourevo, bez mocy prawnej i bez żadnych danych od Ciebie.
Czy spedytor może składać DDS swoich klientów?
Tak, jako upoważniony przedstawiciel podmiotu, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. Samo przedstawicielstwo celne nie wystarczy. W Sourevo plan dla spedytorów obsługuje wiele firm z jednego konta i składa z tą rolą w TRACES.
Wypróbuj na własnych danych
14 dni za darmo z prawdziwymi dostawcami i działkami. Oświadczenia trafiają do środowiska testowego TRACES, bez mocy prawnej. Płacisz tylko za DDS przyjęte przez TRACES w środowisku produkcyjnym.