Welche Status kann eine DDS in TRACES haben?
Wenn Sie eine Sorgfaltserklärung einreichen, gibt TRACES eine interne Kennung (UUID) zurück und setzt sie auf SUBMITTED. Dann läuft eine automatische Risikoanalyse. Geht alles gut, vergibt das System Referenz- und Verifizierungsnummer, und die DDS steht auf AVAILABLE. In der Testumgebung der Kommission dauert das eine bis wenige Minuten; im Produktivsystem kann es anders sein.
Stuft die Analyse sie als hohes Risiko ein, wartet sie auf eine manuelle Prüfung durch die zuständige Behörde (Art. 17), und TRACES zeigt den Text „Under Competent Authority review“. Das sind die Status der aktuellen API-Version (V4):
| Status | Bedeutung | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Eingegangen, in Prüfung. Noch keine Referenznummer. | Auf AVAILABLE warten. |
| AVAILABLE | Referenz- und Verifizierungsnummer vergeben. Gilt beim Zoll. | Verwenden. Binnen 72 h ändern oder zurückziehen. |
| REJECTED | Hat die TRACES-Prüfungen nicht bestanden. | Korrigieren und neue DDS einreichen. |
| WITHDRAWN | Vom Marktteilnehmer fristgerecht zurückgezogen. | Nichts. Bei Bedarf neue DDS. |
| GROUPED | Von einer anderen DDS in einer Sammelerklärung zitiert. | Weder ändern noch zurückziehen, solange gruppiert. |
| OBSOLETE | Durch eine andere Erklärung ersetzt. | Nichts. |
| ARCHIVED | Historisch. | Nichts; in Ihren Unterlagen aufbewahren. |
| CANCELLED | Altwert aus V1; laut Migrationsleitfaden entfallen. | Sollte nicht vorkommen. |
V4 definiert außerdem SUSPENDED und UPDATED, laut offizieller Dokumentation sind sie in dieser Version aber nicht aktiv.
Die 72-Stunden-Frist zum Ändern oder Zurückziehen
Laut der Dokumentation der TRACES-API kann eine DDS 72 Stunden lang geändert oder zurückgezogen werden, gerechnet ab dem Wechsel auf AVAILABLE. Beide Vorgänge setzen den Status AVAILABLE voraus: Auf SUBMITTED lässt sich nichts machen, bei einer abgelehnten Erklärung ebenso wenig.
Nach 72 Stunden ist eine Änderung nur möglich, wenn die zuständige Behörde des Marktteilnehmers eine Verlängerung gewährt, und die muss beantragt werden. Ohne sie sagt die Dokumentation selbst, was zu tun ist: eine neue DDS einreichen.
- Eine DDS mit Status GROUPED kann nicht zurückgezogen werden.
- Eine DDS kann nicht zurückgezogen werden, solange die zuständige Behörde sie kontrolliert.
- Die TRACES-Dokumentation behandelt nicht gesondert den Fall, dass die Nummer schon in einer Zollanmeldung steht. Haben Sie sie bereits bei einer Abfertigung verwendet, sprechen Sie vor dem Zurückziehen mit Ihrem Zollvertreter und der Behörde.
Was sich beim Ändern einer DDS ändert
Eine Änderung behält Referenz- und Verifizierungsnummer bei. Wir haben das in der Testumgebung geprüft: Nach der Änderung stand die DDS wieder auf AVAILABLE, mit denselben Nummern, und ihr Datum blieb gleich. Die Nummer, die Ihr Kunde oder Ihr Zollagent schon hat, bleibt also gültig.
Allerdings wiederholt TRACES die Risikoanalyse: Die DDS geht zurück auf SUBMITTED und dann wieder auf AVAILABLE. Zwei Dinge lassen sich nicht ändern:
- Die Art der Tätigkeit (Einfuhr, Ausfuhr oder Handel innerhalb der EU).
- Gruppierte Erklärungen: Sie werden nur bei der ersten Einreichung gesetzt. Enthält die Änderung welche, antwortet TRACES mit EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Muss genau eines dieser beiden Dinge geändert werden oder ist die Frist abgelaufen, bleibt nur: zurückziehen (falls noch möglich) und eine neue DDS mit eigener Nummer einreichen.
Gruppierte DDS: warum manchmal gar nichts geht
Gruppieren ist freiwillig: Beim Einreichen einer neuen DDS können Sie bereits eingereichte Erklärungen über ihre Referenznummer zitieren (bis zu 2.000). Die neue DDS erhält eine eigene Nummer, übernimmt die Geolokalisierung der zitierten Erklärungen und steht für alle. Die zitierten Erklärungen wechseln auf GROUPED.
Solange diese Gruppierung aktiv ist, lassen sich die zitierten Erklärungen nicht einzeln ändern oder zurückziehen. TRACES lässt auch keine DDS gruppieren, die schon auf GROUPED steht: Alle zitierten müssen AVAILABLE sein. Muss eine Ausgangs-DDS korrigiert werden, tun Sie das, bevor Sie sie zitieren.
Wie die Fehler aussehen
Bei diesen Vorgängen antwortet die API mit zwei Fehlerarten: BusinessRulesValidationException, wenn die Daten gegen eine Regel verstoßen, und PermissionDeniedException, wenn der Vorgang nicht erlaubt ist. Darin steht ein Code im Format EUDR-IN-GROSSBUCHSTABEN. Einige davon:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: Die Änderungsfrist ist abgelaufen. Kommt als PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: Sie wollten bei einer Änderung gruppierte Erklärungen hinzufügen oder ändern.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: Der Marktteilnehmer hat keine EORI in seinem TRACES-Profil, die Tätigkeit ist aber Einfuhr oder Ausfuhr.
Eine abgelehnte DDS wird nicht durch Ändern repariert: Man korrigiert die Angabe und reicht eine neue ein. Vorher lohnt ein Blick darauf, was eine gültige DDS braucht.
Wie Sourevo damit umgeht
Sourevo fragt TRACES alle 15 Minuten nach eingereichten Erklärungen, bis die Referenznummer da ist, und einmal täglich nach verfügbaren und gruppierten, falls sie gruppiert, archiviert, zurückgezogen oder obsolet werden. Auf der Seite jeder DDS steht, bis zu welchem Datum und welcher Uhrzeit sie geändert oder zurückgezogen werden kann, gerechnet 72 Stunden ab dem ersten AVAILABLE.
Sollen Parzellen einer bereits eingereichten DDS geändert werden, werden die Änderungen vorgemerkt und erst dann ins Los übernommen, wenn TRACES die Änderung annimmt; lehnt TRACES ab, bleibt das Los, wie es war. Bei jeder Einreichung und jeder Änderung wird ein Abbild der Unterlagen gespeichert, ohne das vorherige zu löschen, sodass Sie bei einer Kontrolle zeigen können, was wann erklärt wurde. Wenn Sie für Kunden einreichen, erklärt der Leitfaden zum Bevollmächtigten, wie diese Rolle funktioniert.
Häufige Fragen
- Ändert sich die Referenznummer, wenn man eine DDS ändert?
- Nein. Die Änderung behält Referenz- und Verifizierungsnummer bei. TRACES wiederholt die Risikoanalyse, und die DDS steht danach wieder auf AVAILABLE, mit denselben Nummern.
- Wie lange habe ich, um eine DDS zurückzuziehen?
- 72 Stunden ab dem Wechsel auf AVAILABLE. Sie kann nicht zurückgezogen werden, wenn sie in einer anderen DDS gruppiert ist oder die zuständige Behörde sie kontrolliert.
- Was tun, wenn die 72 Stunden vorbei sind?
- Bei der zuständigen Behörde eine Verlängerung beantragen oder eine neue DDS einreichen. Ohne Verlängerung lehnt TRACES die Änderung mit EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED ab.
- Kann ich eine DDS ändern, die noch auf SUBMITTED steht?
- Nein. Laut TRACES-Dokumentation sind Ändern und Zurückziehen nur bei einer DDS auf AVAILABLE möglich. Solange sie geprüft wird, heißt es warten.
- Was passiert mit einer abgelehnten DDS?
- Sie bleibt auf REJECTED und blockiert die Sendung nicht: Sie korrigieren die fehlerhafte Angabe und reichen eine neue DDS ein, die eine eigene Nummer bekommt.