Quels statuts une DDS peut-elle avoir dans TRACES ?
Quand vous déposez une déclaration de diligence raisonnée, TRACES renvoie un identifiant interne (UUID) et la met en SUBMITTED. Le système lance alors une analyse de risque automatique. Si tout va bien, il attribue le numéro de référence et le numéro de vérification, et la DDS passe en AVAILABLE. Dans l'environnement de test de la Commission, cela prend d'une à quelques minutes ; en production, cela peut varier.
Si l'analyse la classe à risque élevé, elle attend un examen manuel par l'autorité compétente (art. 17), et TRACES l'indique par le texte « Under Competent Authority review ». Voici les statuts de la version actuelle de l'API (V4) :
| Statut | Signification | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Reçue, en cours d'analyse. Pas encore de numéro de référence. | Attendre AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Numéros de référence et de vérification attribués. C'est elle qui vaut en douane. | L'utiliser. Modifier ou retirer sous 72 h. |
| REJECTED | N'a pas passé les validations de TRACES. | Corriger et déposer une nouvelle DDS. |
| WITHDRAWN | Retirée par l'opérateur dans le délai. | Rien. Nouvelle DDS si besoin. |
| GROUPED | Citée par une autre DDS dans une déclaration groupée. | Ni modification ni retrait tant qu'elle est groupée. |
| OBSOLETE | Remplacée par une autre déclaration. | Rien. |
| ARCHIVED | Historique. | Rien ; la garder dans votre dossier. |
| CANCELLED | Valeur héritée de la V1 ; le guide de migration la donne pour supprimée. | Ne devrait pas apparaître. |
La V4 définit aussi SUSPENDED et UPDATED, mais la documentation officielle précise qu'ils ne sont pas actifs dans cette version.
Le délai de 72 heures pour modifier ou retirer
Selon la documentation de l'API TRACES, une DDS peut être modifiée ou retirée pendant 72 heures à compter de son passage en AVAILABLE. Les deux opérations exigent le statut AVAILABLE : en SUBMITTED, on ne peut rien faire, et une DDS rejetée non plus.
Au-delà de 72 heures, la modification n'est possible que si l'autorité compétente de l'opérateur accorde une prolongation, et celle-ci se demande. Sans elle, la documentation dit elle-même quoi faire : déposer une nouvelle DDS.
- Une DDS au statut GROUPED ne peut pas être retirée.
- Une DDS ne peut pas être retirée pendant un contrôle de l'autorité compétente.
- La documentation de TRACES ne traite pas à part le cas d'une DDS dont le numéro figure déjà sur une déclaration en douane. Si vous l'avez déjà utilisée pour un dédouanement, parlez-en à votre représentant en douane et à l'autorité avant de la retirer.
Ce qui change quand on modifie une DDS
La modification conserve le numéro de référence et le numéro de vérification. Nous l'avons vérifié dans l'environnement de test : après la modification, la DDS est revenue en AVAILABLE avec les mêmes numéros, et sa date n'a pas changé. Le numéro déjà transmis à votre client ou à votre commissionnaire en douane reste donc valable.
En revanche, TRACES refait l'analyse de risque : la DDS repasse en SUBMITTED puis en AVAILABLE. Deux éléments ne peuvent pas être modifiés :
- Le type d'activité (importation, exportation ou commerce intérieur à l'UE).
- Les déclarations groupées : elles ne se fixent qu'au premier dépôt. Si la modification en contient, TRACES répond EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Si c'est l'un de ces deux éléments qu'il faut changer, ou si le délai est passé, la solution est de retirer la DDS (si c'est encore possible) et d'en déposer une nouvelle, avec son propre numéro.
DDS groupées : pourquoi on ne peut parfois plus rien faire
Le regroupement est volontaire : en déposant une nouvelle DDS, vous pouvez citer, par leur numéro de référence, des DDS déjà déposées (jusqu'à 2 000). La nouvelle DDS reçoit son propre numéro, reprend la géolocalisation des DDS citées et les représente toutes. Les DDS citées passent en GROUPED.
Tant que ce regroupement est actif, les DDS citées ne peuvent être ni modifiées ni retirées une par une. TRACES refuse aussi de grouper une DDS déjà en GROUPED : toutes les DDS citées doivent être en AVAILABLE. Si une DDS d'origine doit être corrigée, faites-le avant de la citer.
À quoi ressemblent les erreurs
Pour ces opérations, l'API renvoie deux types d'erreur : BusinessRulesValidationException, quand les données enfreignent une règle, et PermissionDeniedException, quand l'opération n'est pas autorisée. À l'intérieur figure un code au format EUDR-EN-MAJUSCULES. Quelques exemples :
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED : le délai de modification est écoulé. Arrive sous forme de PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND : vous avez tenté d'ajouter ou de changer des déclarations groupées lors d'une modification.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING : l'opérateur n'a pas d'EORI dans son profil TRACES alors que l'activité est l'importation ou l'exportation.
Une DDS rejetée ne se corrige pas en la modifiant : on corrige la donnée et on en dépose une autre. Avant de déposer, relisez ce qu'il faut pour une DDS valide.
Comment Sourevo s'en occupe
Sourevo interroge TRACES toutes les 15 minutes sur les DDS déposées jusqu'à l'arrivée du numéro de référence, et une fois par jour sur les DDS disponibles et groupées, au cas où elles deviendraient groupées, archivées, retirées ou obsolètes. La fiche de chaque DDS indique jusqu'à quelle date et quelle heure elle peut être modifiée ou retirée, en comptant 72 heures depuis le premier AVAILABLE.
Pour changer les parcelles d'une DDS déjà déposée, les changements sont préparés et ne passent dans le lot que lorsque TRACES accepte la modification ; si TRACES la rejette, le lot reste tel quel. À chaque dépôt et à chaque modification, une photo du dossier est enregistrée, sans effacer la précédente, pour montrer lors d'un contrôle ce qui a été déclaré à chaque étape. Si vous déposez pour le compte de clients, le guide du représentant autorisé explique ce rôle.
Questions fréquentes
- Le numéro de référence change-t-il quand on modifie une DDS ?
- Non. La modification conserve le numéro de référence et le numéro de vérification. TRACES refait l'analyse de risque et la DDS revient en AVAILABLE avec les mêmes numéros.
- Combien de temps ai-je pour retirer une DDS ?
- 72 heures à partir de son passage en AVAILABLE. Elle ne peut pas être retirée si elle est groupée dans une autre DDS ou si l'autorité compétente la contrôle.
- Que faire si les 72 heures sont passées ?
- Demander une prolongation à l'autorité compétente ou déposer une nouvelle DDS. Sans prolongation, TRACES rejette la modification avec EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- Puis-je modifier une DDS encore en SUBMITTED ?
- Non. Selon la documentation de TRACES, la modification et le retrait ne sont possibles qu'avec une DDS en AVAILABLE. Pendant l'analyse, il faut attendre.
- Que devient une DDS rejetée ?
- Elle reste en REJECTED et ne bloque pas l'envoi : vous corrigez la donnée en cause et déposez une nouvelle DDS, qui aura son propre numéro.