Jakie statusy może mieć DDS w TRACES?
Gdy składasz oświadczenie o należytej staranności, TRACES zwraca wewnętrzny identyfikator (UUID) i nadaje status SUBMITTED. System przeprowadza wtedy automatyczną analizę ryzyka. Jeśli wszystko jest w porządku, nadaje numer referencyjny i numer weryfikacyjny, a DDS przechodzi na AVAILABLE. W środowisku testowym Komisji trwa to od jednej do kilku minut; w środowisku produkcyjnym może być inaczej.
Jeśli analiza oceni DDS jako wysokiego ryzyka, czeka ono na ręczną kontrolę właściwego organu (art. 17), a TRACES pokazuje komunikat „Under Competent Authority review”. Oto statusy w obecnej wersji API (V4):
| Status | Co oznacza | Co możesz zrobić |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Przyjęte, w analizie. Jeszcze bez numeru referencyjnego. | Poczekać na AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Ma numer referencyjny i weryfikacyjny. To ono liczy się w odprawie. | Używać. Zmienić lub wycofać w ciągu 72 h. |
| REJECTED | Nie przeszło walidacji TRACES. | Poprawić i złożyć nowe DDS. |
| WITHDRAWN | Wycofane przez podmiot w terminie. | Nic. W razie potrzeby nowe DDS. |
| GROUPED | Powołane przez inne DDS w deklaracji zbiorczej. | Nie można zmienić ani wycofać, dopóki jest zgrupowane. |
| OBSOLETE | Zastąpione innym oświadczeniem. | Nic. |
| ARCHIVED | Archiwalne. | Nic; zachowaj je w dokumentacji. |
| CANCELLED | Wartość z V1; przewodnik migracji podaje ją jako usuniętą. | Nie powinno się pojawić. |
V4 definiuje też SUSPENDED i UPDATED, ale według oficjalnej dokumentacji nie są one aktywne w tej wersji.
72 godziny na zmianę lub wycofanie
Według dokumentacji API TRACES DDS można zmienić lub wycofać w ciągu 72 godzin od przejścia na AVAILABLE. Obie operacje wymagają statusu AVAILABLE: przy SUBMITTED nie da się nic zrobić, przy odrzuconym DDS również.
Po 72 godzinach zmiana jest możliwa tylko wtedy, gdy właściwy organ podmiotu przyzna przedłużenie, a o nie trzeba wystąpić. Bez przedłużenia sama dokumentacja mówi, co robić: złożyć nowe DDS.
- DDS ze statusem GROUPED nie można wycofać.
- DDS nie można wycofać, gdy właściwy organ prowadzi jego kontrolę.
- Dokumentacja TRACES nie omawia osobno przypadku, gdy numer DDS jest już w zgłoszeniu celnym. Jeśli użyłeś go już przy odprawie, przed wycofaniem porozmawiaj z przedstawicielem celnym i z organem.
Co się zmienia przy zmianie DDS
Zmiana zachowuje numer referencyjny i numer weryfikacyjny. Sprawdziliśmy to w środowisku testowym: po zmianie DDS wróciło na AVAILABLE z tymi samymi numerami, a jego data się nie zmieniła. Numer, który ma już Twój klient lub agencja celna, pozostaje więc ważny.
TRACES powtarza natomiast analizę ryzyka: DDS wraca na SUBMITTED, a potem znów na AVAILABLE. Dwóch rzeczy nie można zmienić:
- Rodzaju działalności (przywóz, wywóz lub obrót wewnątrz UE).
- Deklaracji zgrupowanych: podaje się je tylko przy pierwszym złożeniu. Jeśli zmiana je zawiera, TRACES odpowiada EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Jeśli trzeba zmienić właśnie jedną z tych rzeczy albo termin minął, pozostaje wycofać DDS (jeśli to jeszcze możliwe) i złożyć nowe, z własnym numerem.
Zgrupowane DDS: dlaczego czasem nic nie da się zrobić
Grupowanie jest dobrowolne: składając nowe DDS, możesz powołać się na wcześniej złożone oświadczenia przez ich numer referencyjny (do 2000). Nowe DDS dostaje własny numer, przejmuje geolokalizację powołanych oświadczeń i reprezentuje je wszystkie. Powołane oświadczenia przechodzą na GROUPED.
Dopóki to zgrupowanie jest aktywne, powołanych oświadczeń nie można zmieniać ani wycofywać pojedynczo. TRACES nie pozwala też zgrupować DDS, które ma już status GROUPED: wszystkie powołane muszą być AVAILABLE. Jeśli DDS źródłowe wymaga poprawki, zrób to, zanim się na nie powołasz.
Jak wyglądają błędy
Przy tych operacjach API zwraca dwa rodzaje błędów: BusinessRulesValidationException, gdy dane naruszają regułę, i PermissionDeniedException, gdy operacja jest niedozwolona. W środku jest kod w formacie EUDR-WIELKIMI-LITERAMI. Kilka, które zobaczysz:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: termin na zmianę minął. Przychodzi jako PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: próbowałeś dodać lub zmienić deklaracje zgrupowane przy zmianie.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: podmiot nie ma numeru EORI w profilu TRACES, a działalnością jest przywóz lub wywóz.
Odrzuconego DDS nie naprawia się zmianą: poprawia się dane i składa nowe. Przed złożeniem warto sprawdzić, co musi zawierać ważne DDS.
Jak robi to Sourevo
Sourevo co 15 minut pyta TRACES o złożone oświadczenia, aż pojawi się numer referencyjny, a raz dziennie o dostępne i zgrupowane, na wypadek gdyby zostały zgrupowane, zarchiwizowane, wycofane lub stały się nieaktualne. Na karcie każdego DDS widać, do jakiej daty i godziny można je zmienić lub wycofać, licząc 72 godziny od pierwszego AVAILABLE.
Zmiany działek w już złożonym DDS są przygotowywane i trafiają do partii dopiero wtedy, gdy TRACES przyjmie zmianę; jeśli TRACES ją odrzuci, partia zostaje bez zmian. Przy każdym złożeniu i każdej zmianie zapisuje się zdjęcie dokumentacji, bez usuwania poprzedniego, żeby podczas kontroli pokazać, co i kiedy zadeklarowano. Jeśli składasz w imieniu klientów, przewodnik o upoważnionym przedstawicielu wyjaśnia, jak działa ta rola.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy numer referencyjny zmienia się przy zmianie DDS?
- Nie. Zmiana zachowuje numer referencyjny i weryfikacyjny. TRACES powtarza analizę ryzyka, a DDS wraca na AVAILABLE z tymi samymi numerami.
- Ile mam czasu na wycofanie DDS?
- 72 godziny od przejścia na AVAILABLE. Nie można go wycofać, jeśli jest zgrupowane w innym DDS albo jeśli właściwy organ prowadzi jego kontrolę.
- Co zrobić, gdy minęły 72 godziny?
- Wystąpić do właściwego organu o przedłużenie albo złożyć nowe DDS. Bez przedłużenia TRACES odrzuca zmianę z kodem EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- Czy mogę zmienić DDS, które ma jeszcze status SUBMITTED?
- Nie. Według dokumentacji TRACES zmiana i wycofanie są możliwe tylko przy statusie AVAILABLE. W trakcie analizy trzeba poczekać.
- Co dzieje się z odrzuconym DDS?
- Zostaje ze statusem REJECTED i nie blokuje przesyłki: poprawiasz błędne dane i składasz nowe DDS, które dostanie własny numer.