Welke statussen kan een DDS in TRACES hebben?
Als je een zorgvuldigheidsverklaring indient, geeft TRACES een interne identificatie (UUID) terug en zet haar op SUBMITTED. Het systeem doet dan een automatische risicoanalyse. Gaat alles goed, dan kent het het referentienummer en het verificatienummer toe en staat de DDS op AVAILABLE. In de testomgeving van de Commissie duurt dat één tot enkele minuten; in productie kan het anders zijn.
Als de analyse haar als hoog risico aanmerkt, wacht ze op handmatige beoordeling door de bevoegde autoriteit (art. 17) en toont TRACES de tekst ‘Under Competent Authority review’. Dit zijn de statussen van de huidige API-versie (V4):
| Status | Betekenis | Wat je kunt doen |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Ontvangen, in analyse. Nog geen referentienummer. | Wachten op AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Heeft referentie- en verificatienummer. Deze geldt bij de douane. | Gebruiken. Binnen 72 uur wijzigen of intrekken. |
| REJECTED | Niet door de controles van TRACES gekomen. | Corrigeren en een nieuwe DDS indienen. |
| WITHDRAWN | Binnen de termijn ingetrokken door de marktdeelnemer. | Niets. Zo nodig een nieuwe DDS. |
| GROUPED | Door een andere DDS aangehaald in een gegroepeerde verklaring. | Niet wijzigen of intrekken zolang gegroepeerd. |
| OBSOLETE | Vervangen door een andere verklaring. | Niets. |
| ARCHIVED | Historisch. | Niets; bewaar haar in je dossier. |
| CANCELLED | Oude V1-waarde; volgens de migratiegids verwijderd. | Zou niet moeten voorkomen. |
V4 kent ook SUSPENDED en UPDATED, maar volgens de officiële documentatie zijn die in deze versie niet actief.
De termijn van 72 uur om te wijzigen of in te trekken
Volgens de documentatie van de TRACES-API kan een DDS 72 uur lang worden gewijzigd of ingetrokken, gerekend vanaf het moment dat ze op AVAILABLE komt. Beide handelingen vereisen de status AVAILABLE: op SUBMITTED kun je er niets aan doen, en aan een afgewezen DDS evenmin.
Na 72 uur kan wijzigen alleen nog als de bevoegde autoriteit van de marktdeelnemer verlenging geeft, en die moet je aanvragen. Zonder verlenging zegt de documentatie zelf wat je moet doen: een nieuwe DDS indienen.
- Een DDS met status GROUPED kan niet worden ingetrokken.
- Een DDS kan niet worden ingetrokken zolang de bevoegde autoriteit haar controleert.
- De TRACES-documentatie behandelt niet apart het geval van een DDS waarvan het nummer al in een douaneaangifte staat. Heb je haar al voor een inklaring gebruikt, overleg dan met je douanevertegenwoordiger en de autoriteit voordat je haar intrekt.
Wat er verandert als je een DDS wijzigt
Een wijziging behoudt het referentienummer en het verificatienummer. We hebben het in de testomgeving gecontroleerd: na de wijziging stond de DDS weer op AVAILABLE met dezelfde nummers, en de datum van de DDS veranderde niet. Het nummer dat je klant of douane-expediteur al heeft, blijft dus geldig.
Wel herhaalt TRACES de risicoanalyse: de DDS gaat terug naar SUBMITTED en daarna weer naar AVAILABLE. Twee dingen kun je niet wijzigen:
- Het type activiteit (invoer, uitvoer of handel binnen de EU).
- Gegroepeerde verklaringen: die worden alleen bij de eerste indiening opgegeven. Bevat de wijziging ze toch, dan antwoordt TRACES met EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Moet juist een van die twee dingen anders, of is de termijn verstreken, dan rest intrekken (als dat nog kan) en een nieuwe DDS met een eigen nummer indienen.
Gegroepeerde DDS: waarom soms niets meer kan
Groeperen is vrijwillig: bij het indienen van een nieuwe DDS kun je eerder ingediende verklaringen aanhalen via hun referentienummer (tot 2.000). De nieuwe DDS krijgt een eigen nummer, neemt de geolocatie van de aangehaalde verklaringen over en vertegenwoordigt ze allemaal. De aangehaalde verklaringen gaan naar GROUPED.
Zolang die groepering actief is, kunnen de aangehaalde verklaringen niet afzonderlijk worden gewijzigd of ingetrokken. TRACES laat ook niet toe dat je een DDS groepeert die al op GROUPED staat: alle aangehaalde moeten op AVAILABLE staan. Moet een bron-DDS worden gecorrigeerd, doe dat dan voordat je haar aanhaalt.
Hoe de fouten eruitzien
Bij deze handelingen geeft de API twee soorten fouten: BusinessRulesValidationException, als de gegevens een regel overtreden, en PermissionDeniedException, als de handeling niet is toegestaan. Daarin staat een code in het formaat EUDR-IN-HOOFDLETTERS. Een paar die je zult zien:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: de wijzigingstermijn is verstreken. Komt binnen als PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: je probeerde bij een wijziging gegroepeerde verklaringen toe te voegen of te veranderen.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: de marktdeelnemer heeft geen EORI in zijn TRACES-profiel terwijl de activiteit invoer of uitvoer is.
Een afgewezen DDS los je niet op door haar te wijzigen: je corrigeert het gegeven en dient een nieuwe in. Loop vóór het indienen even na wat een geldige DDS nodig heeft.
Hoe Sourevo ermee omgaat
Sourevo vraagt TRACES elke 15 minuten naar ingediende verklaringen tot het referentienummer binnen is, en één keer per dag naar beschikbare en gegroepeerde, voor het geval ze gegroepeerd, gearchiveerd, ingetrokken of obsoleet worden. Op de pagina van elke DDS staat tot welke datum en welk tijdstip ze kan worden gewijzigd of ingetrokken, gerekend 72 uur vanaf de eerste AVAILABLE.
Wil je percelen van een al ingediende DDS veranderen, dan worden de wijzigingen klaargezet en pas in de partij verwerkt als TRACES de wijziging aanvaardt; wijst TRACES haar af, dan blijft de partij zoals ze was. Bij elke indiening en elke wijziging wordt een momentopname van het dossier bewaard, zonder de vorige te wissen, zodat je bij een inspectie kunt laten zien wat op elk moment is verklaard. Dien je in namens klanten, dan legt de gids over de gemachtigde vertegenwoordiger uit hoe die rol werkt.
Veelgestelde vragen
- Verandert het referentienummer als je een DDS wijzigt?
- Nee. De wijziging behoudt het referentienummer en het verificatienummer. TRACES herhaalt de risicoanalyse en de DDS staat daarna weer op AVAILABLE met dezelfde nummers.
- Hoeveel tijd heb ik om een DDS in te trekken?
- 72 uur vanaf het moment dat ze op AVAILABLE komt. Intrekken kan niet als ze in een andere DDS is gegroepeerd of als de bevoegde autoriteit haar controleert.
- Wat als de 72 uur voorbij zijn?
- Vraag verlenging aan bij de bevoegde autoriteit of dien een nieuwe DDS in. Zonder verlenging wijst TRACES de wijziging af met EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- Kan ik een DDS wijzigen die nog op SUBMITTED staat?
- Nee. Volgens de TRACES-documentatie kun je alleen wijzigen en intrekken als de DDS op AVAILABLE staat. Tijdens de analyse moet je wachten.
- Wat gebeurt er met een afgewezen DDS?
- Die blijft op REJECTED en blokkeert de zending niet: je corrigeert het foute gegeven en dient een nieuwe DDS in, met een eigen nummer.