Que estados pode ter uma DDS no TRACES?
Ao submeter uma declaração de diligência devida, o TRACES devolve um identificador interno (UUID) e coloca-a em SUBMITTED. O sistema faz então uma análise de risco automática. Se tudo correr bem, atribui o número de referência e o de verificação e a DDS passa a AVAILABLE. No ambiente de testes da Comissão isto demora de um a poucos minutos; em produção pode variar.
Se a análise a classificar como de risco elevado, fica à espera de revisão manual pela autoridade competente (art. 17), e o TRACES indica-o com o texto «Under Competent Authority review». Estes são os estados da versão atual da API (V4):
| Estado | O que significa | O que pode fazer |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Recebida e em análise. Ainda sem número de referência. | Esperar por AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Tem número de referência e de verificação. É a que vale na alfândega. | Usá-la. Alterar ou retirar em 72 h. |
| REJECTED | Não passou as validações do TRACES. | Corrigir e submeter uma DDS nova. |
| WITHDRAWN | Retirada pelo operador dentro do prazo. | Nada. Se for preciso, DDS nova. |
| GROUPED | Outra DDS refere-a numa declaração agrupada. | Nem alterar nem retirar enquanto estiver agrupada. |
| OBSOLETE | Substituída por outra declaração. | Nada. |
| ARCHIVED | Histórica. | Nada; guarde-a no seu processo. |
| CANCELLED | Valor herdado da V1; o guia de migração dá-o como eliminado. | Não deverá aparecer. |
A V4 define também SUSPENDED e UPDATED, mas a documentação oficial diz que não estão ativos nesta versão.
O prazo de 72 horas para alterar ou retirar
Segundo a documentação da API do TRACES, uma DDS pode ser alterada ou retirada durante 72 horas, contadas a partir do momento em que passa a AVAILABLE. As duas operações exigem o estado AVAILABLE: em SUBMITTED não se pode mexer, e numa rejeitada também não.
Passadas as 72 horas, só é possível alterar se a autoridade competente do operador conceder uma prorrogação, e essa prorrogação tem de ser pedida. Sem ela, a própria documentação diz o que fazer: submeter uma DDS nova.
- Uma DDS em estado GROUPED não pode ser retirada.
- Uma DDS não pode ser retirada enquanto a autoridade competente a estiver a controlar.
- A documentação do TRACES não trata à parte o caso de uma DDS cujo número já consta de uma declaração aduaneira. Se já a usou num desalfandegamento, fale com o seu representante aduaneiro e com a autoridade antes de a retirar.
O que muda ao alterar uma DDS
A alteração mantém o número de referência e o de verificação. Confirmámo-lo no ambiente de testes: depois da alteração a DDS voltou a AVAILABLE com os mesmos números, e a data da DDS não mudou. Por isso, o número que já deu ao seu cliente ou ao despachante continua válido.
O que acontece é que o TRACES repete a análise de risco: a DDS volta a SUBMITTED e depois a AVAILABLE. Há ainda duas coisas que não se podem mudar:
- O tipo de atividade (importação, exportação ou comércio dentro da UE).
- As declarações agrupadas: só se indicam na primeira submissão. Se a alteração as incluir, o TRACES responde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Se precisa de mudar uma dessas duas coisas, ou se o prazo já passou, a saída é retirar (se ainda puder) e submeter uma DDS nova, com o seu próprio número.
DDS agrupadas: porque às vezes não deixa fazer nada
Agrupar é voluntário: ao submeter uma DDS nova pode citar, pelo número de referência, DDS já submetidas (até 2000). A DDS nova recebe o seu próprio número, herda a geolocalização das que cita e representa-as a todas. As citadas passam a GROUPED.
Enquanto esse agrupamento estiver ativo, as DDS citadas não podem ser alteradas nem retiradas uma a uma. O TRACES também não deixa agrupar uma DDS que já está em GROUPED: todas as citadas têm de estar em AVAILABLE. Se precisar de corrigir uma DDS de origem, faça-o antes de a citar.
Como aparecem os erros
Nestas operações a API responde com dois tipos de erro: BusinessRulesValidationException, quando os dados violam uma regra, e PermissionDeniedException, quando a operação não é permitida. Lá dentro vem um código no formato EUDR-EM-MAIÚSCULAS. Alguns que vai ver:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: o prazo de alteração terminou. Chega como PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: tentou acrescentar ou mudar declarações agrupadas numa alteração.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: o operador não tem EORI no seu perfil do TRACES e a atividade é importação ou exportação.
Uma DDS rejeitada não se resolve alterando-a: corrige-se o dado e submete-se outra. Antes de submeter, vale a pena rever o que precisa uma DDS válida.
Como o Sourevo trata isto
O Sourevo consulta o TRACES sobre as DDS submetidas a cada 15 minutos até chegar o número de referência, e sobre as disponíveis e agrupadas uma vez por dia, para o caso de passarem a agrupadas, arquivadas, retiradas ou obsoletas. A ficha de cada DDS mostra até que data e hora pode ser alterada ou retirada, contando 72 horas desde o primeiro AVAILABLE.
Para mudar parcelas de uma DDS já submetida, as alterações ficam preparadas e só passam para o lote quando o TRACES aceita a alteração; se o TRACES a rejeitar, o lote fica como estava. Em cada submissão e em cada alteração guarda-se uma fotografia do processo, sem apagar a anterior, para poder mostrar numa inspeção o que foi declarado em cada momento. Se submete por conta de clientes, o guia do mandatário explica como encaixa esse papel.
Perguntas frequentes
- O número de referência muda ao alterar uma DDS?
- Não. A alteração mantém o número de referência e o de verificação. O TRACES volta a analisar o risco e a DDS regressa a AVAILABLE com os mesmos números.
- Quanto tempo tenho para retirar uma DDS?
- 72 horas desde que passa a AVAILABLE. Não pode ser retirada se estiver agrupada noutra DDS ou se a autoridade competente a estiver a controlar.
- O que faço se já passaram as 72 horas?
- Pedir uma prorrogação à autoridade competente ou submeter uma DDS nova. Sem prorrogação, o TRACES rejeita a alteração com EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- Posso alterar uma DDS que ainda está em SUBMITTED?
- Não. Segundo a documentação do TRACES, alterar e retirar só funcionam com a DDS em AVAILABLE. Enquanto está em análise, é preciso esperar.
- O que acontece a uma DDS rejeitada?
- Fica em REJECTED e não bloqueia a remessa: corrige o dado que falhou e submete uma DDS nova, que terá o seu próprio número.