Quali stati può avere una DDS in TRACES?
Quando presenti una dichiarazione di dovuta diligenza, TRACES restituisce un identificativo interno (UUID) e la mette in SUBMITTED. Il sistema esegue poi un'analisi del rischio automatica. Se tutto va bene, assegna il numero di riferimento e quello di verifica, e la DDS passa ad AVAILABLE. Nell'ambiente di prova della Commissione ci vogliono da uno a pochi minuti; in produzione può variare.
Se l'analisi la classifica ad alto rischio, resta in attesa di un esame manuale dell'autorità competente (art. 17) e TRACES lo segnala con il testo «Under Competent Authority review». Questi sono gli stati della versione attuale dell'API (V4):
| Stato | Che cosa significa | Che cosa puoi fare |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Ricevuta, in analisi. Ancora senza numero di riferimento. | Attendere AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Ha numero di riferimento e di verifica. È quella valida in dogana. | Usarla. Modificare o ritirare entro 72 h. |
| REJECTED | Non ha superato le convalide di TRACES. | Correggere e presentare una nuova DDS. |
| WITHDRAWN | Ritirata dall'operatore entro il termine. | Niente. Se serve, nuova DDS. |
| GROUPED | Citata da un'altra DDS in una dichiarazione raggruppata. | Né modificare né ritirare finché è raggruppata. |
| OBSOLETE | Sostituita da un'altra dichiarazione. | Niente. |
| ARCHIVED | Storica. | Niente; conservala nel fascicolo. |
| CANCELLED | Valore ereditato dalla V1; la guida alla migrazione lo dà per eliminato. | Non dovrebbe comparire. |
La V4 definisce anche SUSPENDED e UPDATED, ma la documentazione ufficiale dice che non sono attivi in questa versione.
Il termine di 72 ore per modificare o ritirare
Secondo la documentazione dell'API di TRACES, una DDS si può modificare o ritirare per 72 ore, a partire dal passaggio ad AVAILABLE. Entrambe le operazioni richiedono lo stato AVAILABLE: in SUBMITTED non si può toccare, e nemmeno una DDS respinta.
Trascorse le 72 ore, la modifica è possibile solo se l'autorità competente dell'operatore concede una proroga, che va richiesta. Senza proroga, la documentazione stessa indica cosa fare: presentare una nuova DDS.
- Una DDS nello stato GROUPED non può essere ritirata.
- Una DDS non può essere ritirata mentre l'autorità competente la sta controllando.
- La documentazione di TRACES non tratta a parte il caso di una DDS il cui numero è già in una dichiarazione doganale. Se l'hai già usata per uno sdoganamento, parlane con il tuo rappresentante doganale e con l'autorità prima di ritirarla.
Che cosa cambia quando modifichi una DDS
La modifica mantiene il numero di riferimento e quello di verifica. Lo abbiamo verificato nell'ambiente di prova: dopo la modifica la DDS è tornata in AVAILABLE con gli stessi numeri, e la sua data non è cambiata. Il numero già comunicato al cliente o allo spedizioniere doganale resta quindi valido.
Ciò che succede è che TRACES ripete l'analisi del rischio: la DDS torna in SUBMITTED e poi in AVAILABLE. Due cose non si possono cambiare:
- Il tipo di attività (importazione, esportazione o commercio interno all'UE).
- Le dichiarazioni raggruppate: si indicano solo alla prima presentazione. Se la modifica le contiene, TRACES risponde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Se devi cambiare proprio una di queste due cose, o il termine è scaduto, la via d'uscita è ritirare (se puoi ancora) e presentare una nuova DDS con il suo numero.
DDS raggruppate: perché a volte non si può fare nulla
Raggruppare è facoltativo: quando presenti una nuova DDS puoi citare, con il loro numero di riferimento, DDS già presentate (fino a 2.000). La nuova DDS riceve un proprio numero, eredita la geolocalizzazione di quelle citate e le rappresenta tutte. Le DDS citate passano a GROUPED.
Finché il raggruppamento è attivo, le DDS citate non si possono modificare né ritirare singolarmente. TRACES non consente nemmeno di raggruppare una DDS già in GROUPED: tutte quelle citate devono essere in AVAILABLE. Se una DDS di origine va corretta, fallo prima di citarla.
Come si presentano gli errori
Per queste operazioni l'API risponde con due tipi di errore: BusinessRulesValidationException, quando i dati violano una regola, e PermissionDeniedException, quando l'operazione non è consentita. All'interno c'è un codice nel formato EUDR-IN-MAIUSCOLO. Alcuni che vedrai:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: il termine per la modifica è scaduto. Arriva come PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: hai cercato di aggiungere o cambiare dichiarazioni raggruppate in una modifica.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: l'operatore non ha l'EORI nel suo profilo TRACES e l'attività è importazione o esportazione.
Una DDS respinta non si sistema modificandola: si corregge il dato e se ne presenta un'altra. Prima di presentare, conviene ripassare cosa serve per una DDS valida.
Come lo gestisce Sourevo
Sourevo interroga TRACES ogni 15 minuti sulle DDS presentate finché non arriva il numero di riferimento, e una volta al giorno su quelle disponibili e raggruppate, nel caso diventino raggruppate, archiviate, ritirate od obsolete. La scheda di ogni DDS indica fino a quale data e ora si può modificare o ritirare, contando 72 ore dal primo AVAILABLE.
Per cambiare le particelle di una DDS già presentata, le modifiche restano in sospeso e passano al lotto solo quando TRACES accetta la modifica; se TRACES la respinge, il lotto resta com'era. A ogni presentazione e a ogni modifica si salva un'istantanea del fascicolo, senza cancellare la precedente, per poter mostrare in un'ispezione che cosa è stato dichiarato in ogni momento. Se presenti per conto di clienti, la guida sul mandatario spiega come funziona questo ruolo.
Domande frequenti
- Il numero di riferimento cambia quando si modifica una DDS?
- No. La modifica mantiene il numero di riferimento e quello di verifica. TRACES ripete l'analisi del rischio e la DDS torna in AVAILABLE con gli stessi numeri.
- Quanto tempo ho per ritirare una DDS?
- 72 ore dal passaggio ad AVAILABLE. Non si può ritirare se è raggruppata in un'altra DDS o se l'autorità competente la sta controllando.
- Cosa faccio se le 72 ore sono passate?
- Chiedere una proroga all'autorità competente o presentare una nuova DDS. Senza proroga, TRACES respinge la modifica con EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- Posso modificare una DDS ancora in SUBMITTED?
- No. Secondo la documentazione di TRACES, modifica e ritiro sono possibili solo con la DDS in AVAILABLE. Durante l'analisi bisogna aspettare.
- Che fine fa una DDS respinta?
- Resta in REJECTED e non blocca la spedizione: correggi il dato errato e presenti una nuova DDS, che avrà il suo numero.