¿Qué estados puede tener una DDS en TRACES?
Al presentar una declaración de diligencia debida, TRACES devuelve un identificador interno (UUID) y la deja en SUBMITTED. El sistema hace entonces un análisis de riesgo automático. Si todo va bien, asigna el número de referencia y el de verificación, y la DDS pasa a AVAILABLE. En el entorno de pruebas de la Comisión eso tarda de uno a pocos minutos; en producción puede variar.
Si el análisis la marca como de riesgo alto, queda pendiente de revisión manual por la autoridad competente (art. 17), y TRACES lo indica con el texto «Under Competent Authority review». Estos son los estados de la versión actual de la API (V4):
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| SUBMITTED | Recibida, en análisis. Aún sin número de referencia. | Esperar a AVAILABLE. |
| AVAILABLE | Tiene número de referencia y de verificación. Es la que vale en aduana. | Usarla. Modificar o retirar en 72 h. |
| REJECTED | No pasó las validaciones de TRACES. | Corregir y presentar una DDS nueva. |
| WITHDRAWN | Retirada por el operador dentro de plazo. | Nada. Si hace falta, DDS nueva. |
| GROUPED | Otra DDS la referencia en una declaración agrupada. | Ni modificar ni retirar mientras siga agrupada. |
| OBSOLETE | Sustituida por otra declaración. | Nada. |
| ARCHIVED | Histórica. | Nada; consérvala en tu expediente. |
| CANCELLED | Valor heredado de la V1; la guía de migración lo da por eliminado. | No debería aparecer. |
La V4 define también SUSPENDED y UPDATED, pero la documentación oficial dice que no están activos en esta versión.
El plazo de 72 horas para modificar o retirar
Según la documentación de la API de TRACES, una DDS se puede modificar o retirar durante 72 horas, contadas desde que pasa a AVAILABLE. Las dos operaciones exigen que esté en AVAILABLE: mientras está en SUBMITTED no se puede tocar, y una rechazada tampoco.
Pasadas las 72 horas, solo se puede modificar si la autoridad competente del operador concede una prórroga, y esa prórroga se pide, no llega sola. Sin ella, la propia documentación dice qué hacer: presentar una DDS nueva.
- No se puede retirar una DDS en estado GROUPED.
- No se puede retirar una DDS mientras la autoridad competente la está controlando.
- La documentación de TRACES no trata aparte el caso de una DDS cuyo número ya está en una declaración en aduana. Si ya la usaste en un despacho, habla con tu representante aduanero y con la autoridad antes de retirarla.
Qué cambia al modificar una DDS
Modificar conserva el número de referencia y el de verificación. Lo hemos comprobado en el entorno de pruebas: tras la modificación la DDS volvió a AVAILABLE con los mismos números, y la fecha de la DDS no cambió. Por eso el número que ya diste a tu cliente o a tu agente de aduanas sigue valiendo.
Lo que sí ocurre es que TRACES repite el análisis de riesgo: la DDS vuelve a SUBMITTED y después a AVAILABLE. Hay además dos cosas que no se pueden cambiar:
- El tipo de actividad (importación, exportación o comercio dentro de la UE).
- Las declaraciones agrupadas: solo se ponen en la primera presentación. Si la modificación las incluye, TRACES responde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
Si lo que tienes que cambiar es una de esas dos cosas, o el plazo ya pasó, la salida es retirar (si aún puedes) y presentar una DDS nueva con su propio número.
DDS agrupadas: por qué a veces no deja hacer nada
Agrupar es voluntario: al presentar una DDS nueva puedes citar, por su número de referencia, DDS ya presentadas (hasta 2.000). La DDS nueva recibe su propio número, hereda la geolocalización de las que cita y las representa a todas. Las citadas pasan a GROUPED.
Mientras esa agrupación siga activa, las DDS citadas no se pueden modificar ni retirar una a una. TRACES tampoco deja agrupar una DDS que ya está en GROUPED: todas las citadas tienen que estar en AVAILABLE. Si necesitas corregir una DDS de origen, hazlo antes de citarla.
Cómo se ven los errores
La API responde con dos tipos de error en estas operaciones: BusinessRulesValidationException, cuando los datos incumplen una regla, y PermissionDeniedException, cuando la operación no está permitida. Dentro va un código con formato EUDR-EN-MAYÚSCULAS. Algunos que verás:
- EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED: el plazo de modificación terminó. Llega como PermissionDeniedException.
- EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND: intentaste añadir o cambiar declaraciones agrupadas al modificar.
- EUDR-OPERATOR-EORI-FOR-ACTIVITY-MISSING: el operador no tiene EORI en su perfil de TRACES y la actividad es importación o exportación.
Una DDS rechazada no se arregla modificándola: se corrige el dato y se presenta otra. Antes de presentar conviene repasar qué necesita una DDS válida.
Cómo lo gestiona Sourevo
Sourevo consulta a TRACES las DDS presentadas cada 15 minutos hasta que llega el número de referencia, y las disponibles y agrupadas una vez al día, por si pasan a agrupadas, archivadas, retiradas u obsoletas. En la ficha de cada DDS se ve hasta qué fecha y hora se puede modificar o retirar, contando 72 horas desde el primer AVAILABLE.
Para cambiar parcelas de una DDS ya presentada, los cambios quedan preparados y solo pasan al lote cuando TRACES acepta la modificación; si TRACES la rechaza, el lote sigue como estaba. En cada presentación y cada modificación se guarda una foto del expediente, sin borrar la anterior, para poder enseñar en una inspección qué se declaró en cada momento. Si presentas por cuenta de clientes, la guía de representante autorizado explica cómo encaja ese papel.
Preguntas frecuentes
- ¿Cambia el número de referencia al modificar una DDS?
- No. La modificación conserva el número de referencia y el de verificación. TRACES vuelve a analizar el riesgo y la DDS regresa a AVAILABLE con los mismos números.
- ¿Cuánto tiempo tengo para retirar una DDS?
- 72 horas desde que pasa a AVAILABLE. No se puede retirar si está agrupada en otra DDS o si la autoridad competente la está controlando.
- ¿Qué hago si ya pasaron las 72 horas?
- Pedir una prórroga a la autoridad competente o presentar una DDS nueva. Sin prórroga, TRACES rechaza la modificación con EUDR_API_AMEND_DEADLINE_ELAPSED.
- ¿Puedo modificar una DDS que sigue en SUBMITTED?
- No. Según la documentación de TRACES, modificar y retirar solo se pueden hacer con la DDS en AVAILABLE. Mientras se analiza, hay que esperar.
- ¿Qué pasa con una DDS rechazada?
- Queda en REJECTED y no ocupa el envío: corriges el dato que falló y presentas una DDS nueva, que tendrá su propio número.