Referenz- und Verifizierungsnummer der DDS (EUDR)

Was ist die Referenznummer der DDS?

Es ist der eindeutige Code, den das EUDR-Informationssystem (TRACES) jeder angenommenen Sorgfaltserklärung zuweist. Mit ihm wird die DDS in allem Weiteren erkannt: in der Zollanmeldung, auf Ihren Rechnungen an Kunden, bei Kontrollen der zuständigen Behörde und in Ihrer eigenen Sorgfaltsdokumentation.

Sie wählen sie nicht selbst, und es gibt sie erst, wenn TRACES seine Analyse beendet hat. Beim Einreichen gibt TRACES zuerst eine UUID zurück; die Referenznummer kommt, wenn die DDS in den Status AVAILABLE wechselt. Eine DDS trägt vier Kennungen, und man verwechselt sie leicht:

Die Beispiele in diesem Leitfaden sind echte Nummern aus der Testumgebung von TRACES. Sie haben keine rechtliche Wirkung.

Und die Verifizierungsnummer?

Sie ist ein Sicherheitscode, den TRACES gleichzeitig mit der Referenznummer vergibt. Die Dokumentation der Kommission beschreibt sie als Nummer für zusätzliche Datensicherheit: Wer nur die Referenznummer hat, kann die DDS nicht nachschlagen; man braucht beide zusammen.

Deshalb reist die Verifizierungsnummer mit der Referenznummer, sobald die DDS Ihr Unternehmen in Richtung eines Empfängers verlässt, der sie prüfen muss, etwa eines Kunden, der sich auf sie stützt. Der Zoll braucht dagegen nur die Referenznummer.

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Welches Format haben die Nummern?

Die Kommission veröffentlicht kein festes Format. Das Schema der API sagt nur, dass die Verifizierungsnummer zwischen 5 und 35 Zeichen lang ist. Das haben wir in allen unseren Tests in der Acceptance-Umgebung gesehen:

• Referenznummer: 14 Zeichen, Großbuchstaben und Ziffern, beginnend mit 26ES (zum Beispiel 26ESD84NNEW1JH). Unser Test-Marktteilnehmer ist spanisch; mit einem anderen Land oder in einem anderen Jahr kann der Anfang anders sein.
• Verifizierungsnummer: 8 Zeichen, Großbuchstaben und Ziffern (zum Beispiel RP317F9M).

Wenn Ihre Software diese Nummern speichert oder prüft, legen Sie kein festes Muster fest: Speichern Sie den Text genau so, wie TRACES ihn liefert, und vergleichen Sie ihn ohne Leerzeichen. Fügen Sie die Nummern immer per Kopieren ein, statt sie abzutippen: Bei diesen Zeichen verwechselt man leicht O mit 0 und I mit 1.

Wann vergibt TRACES die Nummern?

In zwei Schritten. Beim Einreichen steht die DDS auf SUBMITTED, und TRACES gibt nur die UUID zurück. Dann führt es seine automatische Risikoanalyse durch und setzt die DDS, wenn alles passt, mit beiden Nummern auf AVAILABLE.

In unseren Tests in der Acceptance-Umgebung dauerte das bei kleinen Erklärungen etwa eine Minute und bei einer mit 539 Polygonen etwa dreieinhalb Minuten. Die API-Dokumentation empfiehlt, mindestens eine Stunde zu warten, bevor man die Nummer per API abruft, weil sie nicht sofort verfügbar sein kann. Planen Sie in der Produktion diesen Puffer ein und reichen Sie nicht am Morgen ein, an dem Ihr Zollagent die Nummer braucht.

In zwei Fällen dauert es länger oder die Nummer kommt gar nicht:

• Prüfung durch die Behörde (Artikel 17). Stuft die Analyse die DDS als hohes Risiko ein, wartet sie auf eine manuelle Prüfung. Das Feld referenceNumberInfo der API zeigt das an („Under Competent Authority review“), und die Nummer wird erst nach der Prüfung freigegeben.
• Ablehnung. Besteht die DDS die Validierung nicht, landet sie auf REJECTED, ohne Nummer. Sie korrigieren die Daten und reichen eine neue ein.

Ist TRACES länger als 60 Minuten nicht erreichbar, können die zuständige Behörde oder der Zoll eine Notfall-Referenznummer erzeugen, die durch eine Systemnummer ersetzt wird, sobald TRACES wieder läuft.

Wer braucht welche Nummer?

Das hängt davon ab, was er damit tun will:

Seit der Verordnung (EU) 2025/2650 reichen nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler keine DDS mehr ein: Sie erheben und speichern mindestens fünf Jahre lang die Angaben zum Lieferanten, die Referenznummern der DDS (oder die Kennung der vereinfachten Erklärung) und die Angaben zum Käufer. Die Einzelheiten stehen im Leitfaden zu nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern, und was in die Zollanmeldung gehört, im Leitfaden zu Zollanmeldung und TARIC-Codes.

Wie prüft man eine DDS mit ihren beiden Nummern?

In der Weboberfläche von TRACES, nicht per API. In Version 4 der API antwortet die Operation, die eine DDS anhand von Referenz- und Verifizierungsnummer gesucht hat (getDdsByIdentifiers), immer mit „nicht gefunden“: Die Kommission hat die Abfrage von Inhalten aus der API entfernt. In TRACES gehen Sie so vor:

1. Melden Sie sich mit Ihrem EU Login bei TRACES an und öffnen Sie Documents > EU Deforestation.
2. Klicken Sie auf „Verification“, geben Sie Referenz- und Verifizierungsnummer ein und klicken Sie auf „Verify“.
3. TRACES antwortet mit VALID (existiert und ist verfügbar), NOT VALID (existiert, ist aber zurückgezogen, abgelehnt oder in eine andere gruppiert) oder NOT FOUND (existiert nicht oder eine Nummer ist falsch).
4. Laden Sie das PDF mit dem Ergebnis herunter und legen Sie es in der Dokumentation der DDS ab, die sich darauf stützt.

Bei vielen Nummern nimmt der Reiter „Referenced Statements“ eines DDS-Entwurfs in TRACES bis zu 2.000 auf einmal. In Sourevo erfassen Sie beide Nummern an der DDS und laden Ergebnis und PDF hoch: Sie bleiben fünf Jahre in der Sorgfaltsdokumentation.

Was gilt für gruppierte Erklärungen (Status GROUPED)?

Gruppieren heißt, eine neue DDS anzulegen, die über Referenz- und Verifizierungsnummer auf bereits eingereichte DDS verweist. Die TRACES-Dokumentation beschreibt es so: Die gruppierte Erklärung erhält eine eigene Referenznummer, übernimmt die Geolokalisierung der referenzierten Erklärungen und vertritt sie für die Zwecke der Konformität. Die referenzierten Erklärungen wechseln auf GROUPED.

Drei Regeln, die Sie vor dem Gruppieren kennen sollten:

• Die referenzierten Erklärungen müssen verfügbar sein (AVAILABLE oder archiviert), und beide Nummern müssen passen. Eine DDS kann nicht auf sich selbst verweisen, und in eine Erklärung passen bis zu 2.000.
• Eine DDS im Status GROUPED kann nicht geändert oder zurückgezogen werden, solange die gruppierende Erklärung aktiv ist.
• Verweise werden nur beim Einreichen gesetzt. Enthält eine Änderung welche, antwortet TRACES mit EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

In der API V4 stehen die Verweise im Block groupedDeclarations. Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger aus Ländern mit geringem Risiko haben keine Referenznummer: Ihre vereinfachte Erklärung trägt eine Erklärungskennung, die in der Lieferkette und beim Zoll dieselbe Rolle spielt.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Die Beispiel Kaffee GmbH (fiktives Unternehmen) führt 19.200 kg Rohkaffee aus Kolumbien ein, KN 0901 11 00, von 12 Grundstücken zweier Genossenschaften. So kommen die Nummern herein und gehen wieder hinaus:

1. Montag, 10:02 Uhr. Sie reicht die DDS mit der internen Referenz ERP-2026-0412 ein. TRACES setzt sie auf SUBMITTED und gibt die UUID zurück.
2. Montag, 10:04 Uhr. Die DDS wird AVAILABLE, mit der Referenznummer 26ESD84NNEW1JH und der Verifizierungsnummer RP317F9M.
3. Montag, 11:30 Uhr. Ihr Zollagent gibt in der Einfuhranmeldung den Code C716 mit 26ESD84NNEW1JH an.
4. Dienstag. Sie verkauft 6.000 kg an eine Rösterei in Hamburg. Auf der Rechnung stehen beide Nummern; die Rösterei bewahrt sie fünf Jahre auf und kann die DDS in TRACES prüfen.
5. Mittwoch. Bei einem Grundstück war der Name des Erzeugers falsch. Da seit AVAILABLE noch keine 72 Stunden vergangen sind, ändert sie die DDS: TRACES analysiert sie erneut und behält dieselben beiden Nummern.

Wäre der Fehler erst am Freitag aufgefallen, außerhalb der 72-Stunden-Frist, hätte es eine Verlängerung der zuständigen Behörde oder eine neue DDS mit neuen Nummern gebraucht. Wie diese Frist funktioniert, steht im Leitfaden zum Ändern oder Zurückziehen einer DDS.

Welche Fehler sehen wir bei diesen Nummern am häufigsten?

• Die UUID statt der Referenznummer weitergeben. Die UUID nützt weder beim Zoll noch jemandem, der die DDS prüfen will.
• Einem Kunden nur die Referenznummer geben. Ohne Verifizierungsnummer kann er sie in TRACES nicht prüfen.
• Die Nummer einer zurückgezogenen DDS verwenden. Nach dem Zurückziehen zählt sie nicht mehr; geht die Ware weiter, braucht sie eine andere DDS.
• Von Hand abtippen und O mit 0 oder I mit 1 verwechseln. TRACES antwortet NOT FOUND, und es sieht so aus, als gäbe es die DDS nicht.
• Mit der Nummer rechnen, bevor die DDS AVAILABLE ist. Solange sie SUBMITTED ist, gibt es noch keine Nummer.

Wenn Sie aus Sourevo einreichen, kommen beide Nummern von selbst auf die Seite der DDS zurück, sobald TRACES sie vergibt, ohne etwas aus der Weboberfläche zu kopieren. Das Einreichen Schritt für Schritt steht im Leitfaden zum Einreichen der DDS in TRACES.

Häufige Fragen

Welche Nummer gehört in die Zollanmeldung?

Die Referenznummer, mit dem Unterlagencode C716. Die Verifizierungsnummer wird beim Zoll nicht angegeben.

Ändert sich die Referenznummer, wenn ich die DDS ändere?

Nein. Eine Änderung innerhalb von 72 Stunden nach dem Wechsel zu AVAILABLE behält Referenz- und Verifizierungsnummer bei; das haben wir in der Testumgebung von TRACES geprüft.

Kann ich die Referenznummer selbst wählen?

Nein, TRACES vergibt sie. Selbst setzen können Sie Ihre interne Referenz, mit der Sie die DDS in Ihrem eigenen System und per API finden.

Läuft die Referenznummer ab?

Sie hat kein Ablaufdatum, zählt aber nicht mehr, wenn die DDS zurückgezogen, abgelehnt oder obsolet wird. Deshalb lohnt es sich, die DDS eines Lieferanten in TRACES zu prüfen, bevor man sich auf sie stützt.

Kann ich eine DDS mit ihren beiden Nummern per API abfragen?

Nein. In der API V4 antwortet diese Abfrage immer mit „nicht gefunden“. Per API rufen Sie nur Ihre eigenen Erklärungen ab, per UUID oder interner Referenz; fremde werden in der Weboberfläche von TRACES geprüft.