Por ¿Qué es el número de referencia de la DDS?
Es el código único que el sistema de información del EUDR (TRACES) asigna a cada declaración de diligencia debida aceptada. Con él se identifica la DDS en todo lo que viene después: la declaración en aduana, las facturas a tus clientes, las consultas de la autoridad competente y tu propio expediente.
No lo eliges tú y no existe hasta que TRACES termina su análisis. Al presentar, TRACES devuelve primero un UUID; el número de referencia llega cuando la DDS pasa al estado AVAILABLE. En una DDS hay cuatro identificadores y conviene no confundirlos:
| Identificador | Ejemplo | Quién lo pone y cuándo | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| UUID | 4b1ff5fb-5f87-… | TRACES, al recibir la DDS | Consultar el estado por la API |
| Número de referencia | 26ESD84NNEW1JH | TRACES, al pasar a AVAILABLE | Aduana (código C716), clientes, autoridad |
| Número de verificación | RP317F9M | TRACES, junto al de referencia | Que otro compruebe la DDS en TRACES |
| Referencia interna | ERP-2026-0412 | Tú, al presentar (opcional) | Encontrarla en tu ERP o en Sourevo |
Los ejemplos de esta guía son números reales que nos dio el entorno de pruebas de TRACES. No tienen valor legal.
¿Y el número de verificación?
Es un código de seguridad que TRACES asigna a la vez que el de referencia. La documentación de la Comisión lo describe como un número «para asegurar los datos»: quien solo tiene el número de referencia no puede consultar la DDS; hacen falta los dos juntos.
Por eso el de verificación viaja con el de referencia cuando la DDS sale de tu empresa hacia alguien que tiene que comprobarla, como un cliente que va a apoyarse en ella. A la aduana, en cambio, solo le hace falta el de referencia.
Sourevo la presenta por ti en TRACES. Pruébalo 14 días gratis, sin tarjeta. Prueba 14 días gratis
¿Qué formato tienen los números?
La Comisión no publica un formato cerrado. El esquema de la API solo dice que el número de verificación tiene entre 5 y 35 caracteres. Lo que hemos visto en todas nuestras pruebas en el entorno de aceptación es esto:
- Número de referencia: 14 caracteres, letras mayúsculas y cifras, que empiezan por 26ES (por ejemplo, 26ESD84NNEW1JH). Nuestro operador de pruebas es español; con otro país o en otro año el principio puede cambiar.
- Número de verificación: 8 caracteres, letras mayúsculas y cifras (por ejemplo, RP317F9M).
Si tu programa guarda o valida estos números, no les pongas un patrón fijo: guarda el texto tal cual llega de TRACES y compáralo sin espacios. Cópialos siempre pegando, no a mano: con estas letras es fácil confundir la O con el 0 y la I con el 1.
¿Cuándo te los da TRACES?
En dos pasos. Al presentar, la DDS queda en SUBMITTED y TRACES solo devuelve el UUID. Después hace su análisis de riesgo automático y, si todo va bien, la pasa a AVAILABLE con los dos números.
En nuestras pruebas en el entorno de aceptación tardó en torno a un minuto con DDS pequeñas y unos tres minutos y medio con una de 539 polígonos. La documentación de la API recomienda esperar al menos una hora antes de pedir el número por API, porque puede no estar disponible al momento. En producción, cuenta con ese margen y no presentes la mañana en que el agente de aduanas necesita el número.
Hay dos casos en que el número tarda más o no llega:
- Revisión de la autoridad (artículo 17). Si el análisis marca la DDS como de riesgo alto, queda pendiente de revisión manual. El campo referenceNumberInfo de la API lo dice («Under Competent Authority review») y el número no se libera hasta que acaba.
- Rechazo. Si la DDS no pasa las validaciones, queda en REJECTED, sin número. Hay que corregir y presentar una nueva.
Si TRACES está caído más de 60 minutos, la autoridad competente o la aduana pueden generar un número de referencia de contingencia, que luego se sustituye por el del sistema cuando vuelve a funcionar.
¿Quién necesita cada número?
Depende de qué vaya a hacer con él:
| Quién | Qué necesita | Para qué |
|---|---|---|
| Aduana | Número de referencia | Declararlo con el código de documento C716 en el DUA de importación o exportación (art. 26.4) |
| Operador posterior o comerciante que te compra | Número de referencia (y el de verificación si va a comprobarla) | Guardarlo cinco años como prueba de que el producto ya tiene DDS |
| Quien agrupa tu DDS en la suya | Los dos números | TRACES exige que los dos casen con una DDS disponible |
| Autoridad competente | Número de referencia | Localizar la DDS en un control |
| Tu equipo | UUID y referencia interna | Seguir el estado y casarla con el pedido |
Desde el Reglamento (UE) 2025/2650, los operadores posteriores y los comerciantes ya no presentan DDS: recogen y guardan durante al menos cinco años los datos del proveedor, los números de referencia de las DDS (o el identificador de la declaración simplificada) y los datos del comprador. El detalle está en la guía de operadores posteriores y comerciantes, y lo que va en el DUA, en la de la declaración en aduana.
¿Cómo se comprueba una DDS con sus dos números?
En la web de TRACES, no por la API. En la versión 4 de la API, la operación que buscaba una DDS por número de referencia y de verificación (getDdsByIdentifiers) siempre responde «no encontrada»: la Comisión ha quitado la consulta del contenido por API. Los pasos en TRACES son estos:
- Entra en TRACES con tu EU Login y abre Documents > EU Deforestation.
- Pulsa «Verification», escribe el número de referencia y el de verificación y pulsa «Verify».
- TRACES responde VALID (existe y está disponible), NOT VALID (existe, pero está retirada, rechazada o agrupada en otra) o NOT FOUND (no existe o algún número está mal).
- Descarga el PDF del resultado y guárdalo en el expediente de la DDS que se apoya en ella.
Si tienes muchas, en un borrador de DDS de TRACES la pestaña «Referenced Statements» admite hasta 2.000 de golpe. En Sourevo apuntas los dos números en la DDS y subes el resultado y el PDF: quedan en el expediente cinco años.
¿Qué pasa con las DDS agrupadas (estado GROUPED)?
Agrupar es crear una DDS nueva que hace referencia a otras ya presentadas, con sus números de referencia y de verificación. La documentación de TRACES lo describe así: la declaración agrupada recibe su propio número de referencia, hereda la geolocalización de las referenciadas y las representa a efectos de cumplimiento. Las referenciadas pasan al estado GROUPED.
Tres reglas que conviene saber antes de agrupar:
- Las DDS referenciadas tienen que estar disponibles (AVAILABLE o archivadas) y los dos números tienen que casar. Una DDS no puede hacer referencia a sí misma, y caben hasta 2.000 por declaración.
- Una DDS en GROUPED no se puede modificar ni retirar mientras la agrupada siga activa.
- Las referencias solo se ponen al presentar. Si una modificación las trae, TRACES responde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.
En la API V4 las referencias van en el bloque groupedDeclarations. Los micro o pequeños operadores primarios de países de riesgo bajo no tienen número de referencia: su declaración simplificada lleva un identificador de declaración, que hace el mismo papel en la cadena y en la aduana.
Un ejemplo de principio a fin
Cafés de Ejemplo S.L. (empresa ficticia) importa 19.200 kg de café verde de Colombia, NC 0901 11 00, de 12 parcelas de dos cooperativas. Así le llegan y salen los números:
- Lunes, 10:02. Presenta la DDS con su referencia interna ERP-2026-0412. TRACES la deja en SUBMITTED y devuelve el UUID.
- Lunes, 10:04. La DDS pasa a AVAILABLE con el número de referencia 26ESD84NNEW1JH y el de verificación RP317F9M.
- Lunes, 11:30. Su agente de aduanas declara en el DUA el código C716 con 26ESD84NNEW1JH.
- Martes. Vende 6.000 kg a un tostador de Valencia. En la factura pone los dos números; el tostador los guarda cinco años y, si quiere, comprueba la DDS en TRACES.
- Miércoles. Una parcela tenía mal el nombre del productor. Como no han pasado 72 horas desde AVAILABLE, modifica la DDS: TRACES la vuelve a analizar y conserva los mismos dos números.
Si el error se hubiera visto el viernes, fuera del plazo de 72 horas, habría hecho falta una prórroga de la autoridad competente o una DDS nueva con números nuevos. Cómo funciona ese plazo está en la guía de modificar o retirar una DDS.
¿Qué errores vemos más con estos números?
- Pasar el UUID en lugar del número de referencia. El UUID no sirve en la aduana ni para que otro compruebe la DDS.
- Dar a un cliente solo el número de referencia. Sin el de verificación no puede comprobarla en TRACES.
- Usar el número de una DDS retirada. Al retirarla deja de valer; si la mercancía sigue adelante, necesita otra DDS.
- Copiar a mano y confundir O con 0 o I con 1. TRACES responde NOT FOUND y parece que la DDS no existe.
- Contar con el número antes de que la DDS esté en AVAILABLE. En SUBMITTED todavía no hay número.
Si presentas desde Sourevo, los dos números vuelven solos a la ficha de la DDS en cuanto TRACES los asigna, sin copiarlos de la web. Cómo se presenta paso a paso está en la guía de presentar la DDS en TRACES.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué número va en el DUA?
- El de referencia, con el código de documento C716. El de verificación no se declara en la aduana.
- ¿Cambia el número de referencia al modificar la DDS?
- No. Modificar dentro de las 72 horas desde que pasa a AVAILABLE conserva el número de referencia y el de verificación; lo comprobamos en el entorno de pruebas de TRACES.
- ¿Puedo elegir el número de referencia?
- No, lo asigna TRACES. Lo que sí puedes poner es tu referencia interna, que sirve para buscar la DDS en tu sistema y por la API.
- ¿El número de referencia caduca?
- No tiene fecha de caducidad, pero deja de valer si la DDS se retira, se rechaza o queda obsoleta. Por eso conviene comprobarla en TRACES antes de apoyarte en la DDS de un proveedor.
- ¿Se puede consultar una DDS por API con sus dos números?
- No. En la API V4 esa consulta siempre responde «no encontrada». Por API solo consultas tus propias DDS, por UUID o por referencia interna; las de otros se comprueban en la web de TRACES.