Codice DDS: numero di riferimento e di verifica

Cos'è il numero di riferimento DDS (il codice DDS)?

È il codice univoco che il sistema d'informazione dell'EUDR (TRACES) assegna a ogni dichiarazione di dovuta diligenza accettata. Nella pratica molti lo chiamano semplicemente codice DDS. Con esso si identifica la DDS in tutto ciò che viene dopo: la dichiarazione doganale, le fatture ai clienti, i controlli dell'autorità competente e il tuo fascicolo di dovuta diligenza.

Non lo scegli tu e non esiste finché TRACES non ha concluso la sua analisi. Alla presentazione TRACES restituisce prima un UUID; il numero di riferimento arriva quando la DDS passa allo stato AVAILABLE. Una DDS porta quattro identificativi, ed è facile confonderli:

Gli esempi di questa guida sono numeri reali rilasciati dall'ambiente di prova di TRACES. Non hanno valore legale.

E il numero di verifica?

È un codice di sicurezza che TRACES assegna insieme al numero di riferimento. La documentazione della Commissione lo descrive come un numero che garantisce una sicurezza aggiuntiva dei dati: chi ha solo il numero di riferimento non può consultare la DDS; servono tutti e due insieme.

Per questo il numero di verifica viaggia con il codice DDS ogni volta che la dichiarazione esce dalla tua azienda verso qualcuno che deve controllarla, per esempio un cliente che vi farà affidamento. Alla dogana, invece, basta il numero di riferimento.

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Che formato ha il codice DDS?

La Commissione non pubblica un formato fisso. Lo schema dell'API dice solo che il numero di verifica ha tra 5 e 35 caratteri. Ecco cosa abbiamo visto in tutte le nostre prove nell'ambiente di acceptance:

• Numero di riferimento DDS: 14 caratteri, lettere maiuscole e cifre, che iniziano con 26ES (per esempio 26ESD84NNEW1JH). Il nostro operatore di prova è spagnolo; con un altro paese o in un altro anno l'inizio può cambiare.
• Numero di verifica: 8 caratteri, lettere maiuscole e cifre (per esempio RP317F9M).

Se il tuo programma salva o convalida questi numeri, non imporre uno schema fisso: conserva il testo esattamente come lo restituisce TRACES e confrontalo senza spazi. Incollali sempre invece di digitarli a mano: con questi caratteri è facile confondere la O con lo 0 e la I con l'1.

Quando TRACES assegna il codice DDS?

In due passaggi. Alla presentazione la DDS è in SUBMITTED e TRACES restituisce solo l'UUID. Poi esegue la sua analisi del rischio automatica e, se va tutto bene, porta la DDS in AVAILABLE con entrambi i numeri.

Nelle nostre prove nell'ambiente di acceptance ci è voluto circa un minuto per le dichiarazioni piccole e circa tre minuti e mezzo per una con 539 poligoni. La documentazione dell'API raccomanda di attendere almeno un'ora prima di chiedere il numero via API, perché potrebbe non essere subito disponibile. In produzione tieni conto di questo margine e non presentare la mattina in cui lo spedizioniere doganale ha bisogno del numero.

Ci sono due casi in cui il numero tarda o non arriva:

• Esame dell'autorità (articolo 17). Se l'analisi classifica la DDS ad alto rischio, resta in attesa di un esame manuale. Il campo referenceNumberInfo dell'API lo indica («Under Competent Authority review») e il numero viene rilasciato solo a esame concluso.
• Rifiuto. Se la DDS non supera le convalide finisce in REJECTED, senza numero. Correggi i dati e ne presenti una nuova.

Se TRACES resta fuori servizio per più di 60 minuti, l'autorità competente o la dogana possono generare un numero di riferimento di emergenza, che poi viene sostituito da un numero del sistema quando TRACES torna a funzionare.

Chi ha bisogno di quale numero?

Dipende da cosa deve farne:

Dal regolamento (UE) 2025/2650, gli operatori a valle e i commercianti non presentano più la DDS: raccolgono e conservano per almeno cinque anni i dati del fornitore, i numeri di riferimento delle DDS (o l'identificativo della dichiarazione semplificata) e i dati dell'acquirente. Il dettaglio è nella guida su operatori a valle e commercianti, e cosa va nella dichiarazione doganale nella guida su dichiarazione doganale e codici TARIC.

Come si verifica una DDS con i suoi due numeri?

Nell'interfaccia web di TRACES, non via API. Nella versione 4 dell'API, l'operazione che cercava una DDS per numero di riferimento e di verifica (getDdsByIdentifiers) risponde sempre «non trovata»: la Commissione ha tolto la consultazione dei contenuti dall'API. In TRACES i passaggi sono questi:

1. Accedi a TRACES con il tuo EU Login e apri Documents > EU Deforestation.
2. Clicca su «Verification», inserisci il numero di riferimento e il numero di verifica e clicca su «Verify».
3. TRACES risponde VALID (esiste ed è disponibile), NOT VALID (esiste ma è ritirata, rifiutata o raggruppata in un'altra) o NOT FOUND (non esiste o un numero è sbagliato).
4. Scarica il PDF del risultato e conservalo nel fascicolo della DDS che vi fa affidamento.

Se ne hai molte, la scheda «Referenced Statements» di una bozza di DDS in TRACES ne accetta fino a 2.000 alla volta. In Sourevo registri i due numeri sulla DDS e carichi il risultato e il PDF: restano nel fascicolo di dovuta diligenza per cinque anni.

E le dichiarazioni raggruppate (stato GROUPED)?

Raggruppare significa creare una nuova DDS che fa riferimento ad altre già presentate, tramite i loro numeri di riferimento e di verifica. La documentazione di TRACES lo descrive così: la dichiarazione raggruppata riceve un proprio numero di riferimento, eredita la geolocalizzazione di quelle citate e le rappresenta ai fini della conformità. Le dichiarazioni citate passano allo stato GROUPED.

Tre regole da sapere prima di raggruppare:

• Le dichiarazioni citate devono essere disponibili (AVAILABLE o archiviate) ed entrambi i numeri devono corrispondere. Una DDS non può citare sé stessa, e in una dichiarazione ne entrano fino a 2.000.
• Una DDS in GROUPED non si può modificare né ritirare finché la dichiarazione che la raggruppa resta attiva.
• I riferimenti si indicano solo alla presentazione. Se una modifica li contiene, TRACES risponde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

Nell'API V4 i riferimenti vanno nel blocco groupedDeclarations. I micro o piccoli operatori primari dei paesi a basso rischio non hanno numero di riferimento: la loro dichiarazione semplificata porta un identificativo di dichiarazione, che svolge lo stesso ruolo lungo la catena e in dogana.

Un esempio dall'inizio alla fine

Caffè Esempio S.r.l. (azienda fittizia) importa 19.200 kg di caffè verde dalla Colombia, NC 0901 11 00, da 12 appezzamenti di due cooperative. Ecco come entrano ed escono i numeri:

1. Lunedì, 10:02. Presenta la DDS con il riferimento interno ERP-2026-0412. TRACES la lascia in SUBMITTED e restituisce l'UUID.
2. Lunedì, 10:04. La DDS passa ad AVAILABLE con il numero di riferimento 26ESD84NNEW1JH e il numero di verifica RP317F9M.
3. Lunedì, 11:30. Il suo spedizioniere doganale indica nella dichiarazione di importazione il codice C716 con 26ESD84NNEW1JH.
4. Martedì. Vende 6.000 kg a una torrefazione di Trieste. In fattura riporta entrambi i numeri; la torrefazione li conserva cinque anni e può verificare la DDS in TRACES.
5. Mercoledì. In un appezzamento il nome del produttore era sbagliato. Poiché non sono passate 72 ore da AVAILABLE, modifica la DDS: TRACES la analizza di nuovo e mantiene gli stessi due numeri.

Se l'errore fosse emerso venerdì, fuori dal termine di 72 ore, sarebbe servita una proroga dell'autorità competente o una nuova DDS con numeri nuovi. Come funziona quel termine è spiegato nella guida su modificare o ritirare una DDS.

Quali errori vediamo più spesso con il codice DDS?

• Passare l'UUID al posto del numero di riferimento. L'UUID non serve in dogana né a chi deve verificare la DDS.
• Dare a un cliente solo il numero di riferimento. Senza il numero di verifica non può controllarla in TRACES.
• Usare il numero di una DDS ritirata. Una volta ritirata non vale più; se la merce prosegue, serve un'altra DDS.
• Digitarlo a mano e confondere O con 0 o I con 1. TRACES risponde NOT FOUND e sembra che la DDS non esista.
• Contare sul numero prima che la DDS sia in AVAILABLE. Finché è in SUBMITTED il numero non c'è ancora.

Se presenti da Sourevo, entrambi i numeri tornano da soli nella scheda della DDS appena TRACES li assegna, senza copiare nulla dal sito. La presentazione passo per passo è nella guida su presentare la DDS in TRACES.

Domande frequenti

Dove trovo il codice DDS?

In TRACES, nella scheda della DDS, appena passa allo stato AVAILABLE; via API, con getDds o getDdsByInternalReference. Se presenti da Sourevo, compare nella scheda della DDS. Prima di AVAILABLE il codice DDS non esiste ancora.

Quale numero va nella dichiarazione doganale?

Il numero di riferimento DDS, con il codice documento C716. Il numero di verifica non si dichiara in dogana.

Il numero di riferimento cambia se modifico la DDS?

No. Modificare entro 72 ore dal passaggio ad AVAILABLE mantiene sia il numero di riferimento sia quello di verifica; lo abbiamo verificato nell'ambiente di prova di TRACES.

Posso scegliere il numero di riferimento?

No, lo assegna TRACES. Puoi invece indicare il tuo riferimento interno, che ti aiuta a ritrovare la DDS nel tuo sistema e via API.

Il codice DDS scade?

Non ha una data di scadenza, ma smette di valere se la DDS viene ritirata, rifiutata o diventa obsoleta. Per questo conviene verificare in TRACES la DDS di un fornitore prima di farvi affidamento.

Posso consultare una DDS via API con i suoi due numeri?

No. Nell'API V4 questa consultazione risponde sempre «non trovata». Via API consulti solo le tue dichiarazioni, per UUID o per riferimento interno; quelle altrui si verificano nell'interfaccia web di TRACES.