Welk nummer komt in de douaneaangifte?

Het referentienummer, met documentcode C716. Het verificatienummer wordt bij de douane niet opgegeven.

Verandert het referentienummer als ik de DDS wijzig?

Nee. Wijzigen binnen 72 uur nadat ze AVAILABLE werd, behoudt zowel het referentie- als het verificatienummer; dat hebben we in de testomgeving van TRACES gecontroleerd.

Kan ik het referentienummer zelf kiezen?

Nee, TRACES kent het toe. Wat u wel zelf invult, is uw interne referentie, waarmee u de DDS terugvindt in uw eigen systeem en via de API.

Vervalt het referentienummer?

Het heeft geen vervaldatum, maar telt niet meer als de DDS wordt ingetrokken, afgewezen of verouderd raakt. Daarom loont het de DDS van een leverancier in TRACES te controleren voordat u erop steunt.

Kan ik een DDS via de API opzoeken met haar twee nummers?

Nee. In API V4 antwoordt die zoekopdracht altijd ‘niet gevonden’. Via de API vraagt u alleen uw eigen verklaringen op, op UUID of op interne referentie; die van anderen controleert u in de webinterface van TRACES.

Referentienummer en verificatienummer van de DDS

Als TRACES een DDS aanvaardt, kent het twee codes toe: het referentienummer (bijvoorbeeld 26ESD84NNEW1JH), dat de verklaring identificeert en naar de douane gaat, en het verificatienummer (bijvoorbeeld RP317F9M), dat met het eerste meereist zodat een andere marktdeelnemer of een autoriteit de verklaring kan controleren.

Wat is het referentienummer van de DDS?

Het is de unieke code die het EUDR-informatiesysteem (TRACES) toekent aan elke aanvaarde zorgvuldigheidsverklaring. Ermee wordt de DDS herkend in alles wat volgt: de douaneaangifte, uw facturen aan klanten, controles door de bevoegde autoriteit en uw eigen dossier.

U kiest het niet zelf, en het bestaat pas als TRACES zijn analyse heeft afgerond. Bij het indienen geeft TRACES eerst een UUID terug; het referentienummer komt wanneer de DDS de status AVAILABLE krijgt. Een DDS heeft vier identificatiecodes, en die raken snel door elkaar:

De vier identificatiecodes van een DDS
Code	Voorbeeld	Wie zet hem en wanneer	Waarvoor dient hij
UUID	4b1ff5fb-5f87-…	TRACES, bij ontvangst	De status opvragen via de API
Referentienummer	26ESD84NNEW1JH	TRACES, bij de overgang naar AVAILABLE	Douane (code C716), klanten, autoriteit
Verificatienummer	RP317F9M	TRACES, samen met het referentienummer	Iemand anders de DDS laten controleren in TRACES
Interne referentie	ERP-2026-0412	U, bij het indienen (optioneel)	Haar terugvinden in uw ERP of in Sourevo

De voorbeelden in deze gids zijn echte nummers uit de testomgeving van TRACES. Ze hebben geen juridische waarde.

De vier identificatiecodes van een DDS met een voorbeeld van elk: de UUID die TRACES bij ontvangst teruggeeft; referentienummer 26ESD84NNEW1JH en verificatienummer RP317F9M, die komen als de DDS AVAILABLE wordt; en de interne referentie van de marktdeelnemer. Alleen het referentienummer gaat naar de douane. — De vier identificatiecodes van een DDS en wanneer elk ervan komt.

En het verificatienummer?

Dat is een beveiligingscode die TRACES tegelijk met het referentienummer toekent. De documentatie van de Commissie noemt het een nummer dat de gegevens extra beveiligt: wie alleen het referentienummer heeft, kan de DDS niet opzoeken; u hebt ze allebei nodig.

Daarom reist het verificatienummer met het referentienummer mee zodra de DDS uw bedrijf verlaat richting iemand die haar moet controleren, zoals een klant die erop gaat steunen. De douane heeft alleen het referentienummer nodig.

Sourevo dient hem voor je in bij TRACES. Probeer het 14 dagen gratis, zonder creditcard. 14 dagen gratis proberen

Welk formaat hebben de nummers?

De Commissie publiceert geen vast formaat. Het schema van de API zegt alleen dat het verificatienummer tussen 5 en 35 tekens lang is. Dit zagen we bij al onze tests in de acceptance-omgeving:

Referentienummer: 14 tekens, hoofdletters en cijfers, beginnend met 26ES (bijvoorbeeld 26ESD84NNEW1JH). Onze testmarktdeelnemer is Spaans; met een ander land of in een ander jaar kan het begin anders zijn.
Verificatienummer: 8 tekens, hoofdletters en cijfers (bijvoorbeeld RP317F9M).

Slaat uw software deze nummers op of valideert ze ze, leg dan geen vast patroon op: bewaar de tekst precies zoals TRACES hem teruggeeft en vergelijk zonder spaties. Plak ze altijd in plaats van ze over te typen: met deze tekens verwar je snel de O met de 0 en de I met de 1.

Wanneer geeft TRACES ze?

In twee stappen. Bij het indienen staat de DDS op SUBMITTED en geeft TRACES alleen de UUID terug. Daarna voert het zijn automatische risicoanalyse uit en zet de DDS, als alles goed is, op AVAILABLE met beide nummers.

In onze tests in de acceptance-omgeving duurde dat ongeveer een minuut bij kleine verklaringen en zo'n drieënhalve minuut bij een DDS met 539 polygonen. De API-documentatie raadt aan minstens een uur te wachten voordat u het nummer via de API opvraagt, omdat het niet meteen beschikbaar hoeft te zijn. Reken in productie op die marge en dien niet in op de ochtend dat uw douane-expediteur het nummer nodig heeft.

In twee gevallen duurt het langer of komt er geen nummer:

Beoordeling door de autoriteit (artikel 17). Als de analyse de DDS als hoog risico inschat, wacht ze op een handmatige beoordeling. Het API-veld referenceNumberInfo meldt dat (‘Under Competent Authority review’) en het nummer komt pas vrij als de beoordeling klaar is.
Afwijzing. Haalt de DDS de validaties niet, dan komt ze op REJECTED, zonder nummer. U corrigeert de gegevens en dient een nieuwe in.

Ligt TRACES langer dan 60 minuten plat, dan kunnen de bevoegde autoriteit of de douane een noodreferentienummer aanmaken, dat wordt vervangen door een systeemnummer zodra TRACES weer werkt.

Wie heeft welk nummer nodig?

Dat hangt af van wat ze ermee doen:

Wie vraagt welk nummer
Wie	Wat ze nodig hebben	Waarvoor
Douane	Referentienummer	Opgeven met documentcode C716 in de invoer- of uitvoeraangifte (art. 26, lid 4)
Downstreammarktdeelnemer of handelaar die van u koopt	Referentienummer (en verificatienummer als hij de DDS controleert)	Vijf jaar bewaren als bewijs dat het product al een DDS heeft
Wie uw DDS in de zijne groepeert	Beide nummers	TRACES eist dat beide passen bij een beschikbare DDS
Bevoegde autoriteit	Referentienummer	De DDS terugvinden bij een controle
Uw team	UUID en interne referentie	De status volgen en haar aan de bestelling koppelen

Sinds Verordening (EU) 2025/2650 dienen downstreammarktdeelnemers en handelaren geen DDS meer in: ze verzamelen en bewaren minstens vijf jaar de gegevens van de leverancier, de referentienummers van de DDS'en (of de identificatiecode van de vereenvoudigde verklaring) en de gegevens van de koper. De details staan in de gids over downstreammarktdeelnemers en handelaren, en wat in de douaneaangifte komt in de gids over de douaneaangifte en TARIC-codes.

Hoe controleert u een DDS met haar twee nummers?

In de webinterface van TRACES, niet via de API. In versie 4 van de API antwoordt de operatie die een DDS opzocht op referentie- en verificatienummer (getDdsByIdentifiers) altijd ‘niet gevonden’: de Commissie heeft het opvragen van de inhoud uit de API gehaald. In TRACES gaat het zo:

Log in op TRACES met uw EU Login en open Documents > EU Deforestation.
Klik op ‘Verification’, vul het referentienummer en het verificatienummer in en klik op ‘Verify’.
TRACES antwoordt VALID (bestaat en is beschikbaar), NOT VALID (bestaat, maar is ingetrokken, afgewezen of in een andere gegroepeerd) of NOT FOUND (bestaat niet of een nummer klopt niet).
Download de pdf met het resultaat en bewaar die in het dossier van de DDS die erop steunt.

Hebt u er veel, dan neemt het tabblad ‘Referenced Statements’ van een DDS-concept in TRACES er tot 2.000 tegelijk. In Sourevo noteert u beide nummers op de DDS en uploadt u het resultaat en de pdf: ze blijven vijf jaar in het dossier.

Hoe zit het met gegroepeerde verklaringen (status GROUPED)?

Groeperen betekent een nieuwe DDS maken die naar andere, al ingediende verklaringen verwijst, via hun referentie- en verificatienummer. De documentatie van TRACES beschrijft het zo: de gegroepeerde verklaring krijgt een eigen referentienummer, neemt de geolocatie van de verwezen verklaringen over en vertegenwoordigt ze voor de naleving. De verwezen verklaringen krijgen de status GROUPED.

Drie regels die u beter kent voordat u groepeert:

De verwezen verklaringen moeten beschikbaar zijn (AVAILABLE of gearchiveerd) en beide nummers moeten kloppen. Een DDS kan niet naar zichzelf verwijzen, en er passen er tot 2.000 in één verklaring.
Een DDS met status GROUPED kan niet worden gewijzigd of ingetrokken zolang de groeperende verklaring actief is.
Verwijzingen worden alleen bij het indienen opgegeven. Bevat een wijziging ze, dan antwoordt TRACES EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

In API V4 staan de verwijzingen in het blok groupedDeclarations. Primaire micro- of kleine marktdeelnemers in landen met een laag risico hebben geen referentienummer: hun vereenvoudigde verklaring krijgt een identificatiecode, die in de keten en bij de douane dezelfde rol speelt.

Een voorbeeld van begin tot eind

Voorbeeld Koffie B.V. (fictief bedrijf) voert 19.200 kg groene koffie in uit Colombia, GN 0901 11 00, van 12 percelen van twee coöperaties. Zo komen de nummers binnen en gaan ze weer de deur uit:

Maandag, 10.02 uur. Het bedrijf dient de DDS in met interne referentie ERP-2026-0412. TRACES zet haar op SUBMITTED en geeft de UUID terug.
Maandag, 10.04 uur. De DDS gaat naar AVAILABLE met referentienummer 26ESD84NNEW1JH en verificatienummer RP317F9M.
Maandag, 11.30 uur. De douane-expediteur geeft in de invoeraangifte code C716 op met 26ESD84NNEW1JH.
Dinsdag. Het bedrijf verkoopt 6.000 kg aan een branderij in Utrecht. Op de factuur staan beide nummers; de branderij bewaart ze vijf jaar en kan de DDS in TRACES controleren.
Woensdag. Bij één perceel stond de naam van de producent verkeerd. Omdat er nog geen 72 uur verstreken zijn sinds AVAILABLE, wijzigt het bedrijf de DDS: TRACES analyseert haar opnieuw en houdt dezelfde twee nummers.

Was de fout pas op vrijdag ontdekt, buiten de termijn van 72 uur, dan was een verlenging door de bevoegde autoriteit nodig geweest, of een nieuwe DDS met nieuwe nummers. Hoe die termijn werkt, staat in de gids over een DDS wijzigen of intrekken.

Welke fouten zien we het vaakst met deze nummers?

De UUID doorgeven in plaats van het referentienummer. Met de UUID kan de douane niets, en niemand kan er de DDS mee controleren.
Een klant alleen het referentienummer geven. Zonder het verificatienummer kan hij de DDS niet controleren in TRACES.
Het nummer van een ingetrokken DDS gebruiken. Na het intrekken telt het niet meer; gaat de goederenstroom verder, dan is er een andere DDS nodig.
Overtypen en O met 0 of I met 1 verwarren. TRACES antwoordt NOT FOUND en het lijkt alsof de DDS niet bestaat.
Op het nummer rekenen voordat de DDS AVAILABLE is. Zolang ze SUBMITTED is, is er nog geen nummer.

Dient u in vanuit Sourevo, dan komen beide nummers vanzelf terug op de pagina van de DDS zodra TRACES ze toekent, zonder iets uit de website te kopiëren. Het indienen stap voor stap staat in de gids over de DDS indienen in TRACES.

Veelgestelde vragen

Welk nummer komt in de douaneaangifte?: Het referentienummer, met documentcode C716. Het verificatienummer wordt bij de douane niet opgegeven.
Verandert het referentienummer als ik de DDS wijzig?: Nee. Wijzigen binnen 72 uur nadat ze AVAILABLE werd, behoudt zowel het referentie- als het verificatienummer; dat hebben we in de testomgeving van TRACES gecontroleerd.
Kan ik het referentienummer zelf kiezen?: Nee, TRACES kent het toe. Wat u wel zelf invult, is uw interne referentie, waarmee u de DDS terugvindt in uw eigen systeem en via de API.
Vervalt het referentienummer?: Het heeft geen vervaldatum, maar telt niet meer als de DDS wordt ingetrokken, afgewezen of verouderd raakt. Daarom loont het de DDS van een leverancier in TRACES te controleren voordat u erop steunt.
Kan ik een DDS via de API opzoeken met haar twee nummers?: Nee. In API V4 antwoordt die zoekopdracht altijd ‘niet gevonden’. Via de API vraagt u alleen uw eigen verklaringen op, op UUID of op interne referentie; die van anderen controleert u in de webinterface van TRACES.