Nr DDS: numer referencyjny i weryfikacyjny (EUDR)

Czym jest nr DDS, czyli numer referencyjny DDS?

To niepowtarzalny kod, który system informacyjny EUDR (TRACES) nadaje każdemu przyjętemu oświadczeniu o należytej staranności. Identyfikuje DDS we wszystkim, co dzieje się dalej: w zgłoszeniu celnym, na fakturach dla klientów, przy kontrolach właściwego organu i w Twojej własnej dokumentacji.

Nie wybierasz go sam i nie istnieje, dopóki TRACES nie zakończy analizy. Przy składaniu TRACES zwraca najpierw UUID; numer referencyjny przychodzi, gdy DDS uzyska status AVAILABLE. DDS ma cztery identyfikatory i łatwo je pomylić:

Przykłady w tym przewodniku to prawdziwe numery nadane w środowisku testowym TRACES. Nie mają mocy prawnej.

A numer weryfikacyjny?

To kod bezpieczeństwa, który TRACES nadaje jednocześnie z numerem referencyjnym. Dokumentacja Komisji opisuje go jako numer zapewniający dodatkowe bezpieczeństwo danych: kto ma tylko numer referencyjny, nie może wyszukać DDS; potrzebne są oba naraz.

Dlatego numer weryfikacyjny wędruje razem z numerem referencyjnym, gdy DDS opuszcza Twoją firmę i trafia do kogoś, kto ma ją sprawdzić, na przykład do klienta, który będzie się na niej opierał. Urząd celny potrzebuje tylko numeru referencyjnego.

Sourevo złoży je za ciebie w TRACES. Wypróbuj 14 dni za darmo, bez karty. Wypróbuj 14 dni za darmo

Jak wygląda nr DDS i numer weryfikacyjny?

Komisja nie publikuje stałego formatu. Schemat API mówi tylko, że numer weryfikacyjny ma od 5 do 35 znaków. Oto co widzieliśmy we wszystkich naszych testach w środowisku acceptance:

• Numer referencyjny: 14 znaków, wielkie litery i cyfry, zaczyna się od 26ES (na przykład 26ESD84NNEW1JH). Nasz podmiot testowy jest hiszpański; przy innym kraju lub w innym roku początek może być inny.
• Numer weryfikacyjny: 8 znaków, wielkie litery i cyfry (na przykład RP317F9M).

Jeśli Twój program zapisuje lub sprawdza te numery, nie narzucaj im stałego wzorca: zapisuj tekst dokładnie tak, jak zwraca go TRACES, i porównuj bez spacji. Zawsze je wklejaj, a nie przepisuj: przy tych znakach łatwo pomylić O z 0 i I z 1.

Kiedy TRACES nadaje numery?

W dwóch krokach. Przy składaniu DDS ma status SUBMITTED, a TRACES zwraca tylko UUID. Następnie przeprowadza automatyczną analizę ryzyka i, jeśli wszystko jest w porządku, zmienia status DDS na AVAILABLE z oboma numerami.

W naszych testach w środowisku acceptance trwało to około minuty przy małych oświadczeniach i mniej więcej trzy i pół minuty przy DDS z 539 wielokątami. Dokumentacja API zaleca odczekać co najmniej godzinę, zanim pobierzesz numer przez API, bo może nie być dostępny od razu. W produkcji uwzględnij ten zapas i nie składaj DDS rano w dniu, w którym agent celny potrzebuje numeru.

Są dwa przypadki, w których numer przychodzi później albo wcale:

• Ocena przez organ (art. 17). Jeśli analiza oceni DDS jako wysokiego ryzyka, czeka ona na ręczną ocenę. Pole referenceNumberInfo w API to pokazuje („Under Competent Authority review”), a numer jest zwalniany dopiero po zakończeniu oceny.
• Odrzucenie. Jeśli DDS nie przejdzie walidacji, dostaje status REJECTED, bez numeru. Poprawiasz dane i składasz nową.

Jeśli TRACES nie działa dłużej niż 60 minut, właściwy organ lub urząd celny może wygenerować awaryjny numer referencyjny, który po przywróceniu systemu zastępuje się numerem nadanym przez TRACES.

Kto potrzebuje którego numeru?

To zależy od tego, co zamierza z nim zrobić:

Od rozporządzenia (UE) 2025/2650 podmioty na dalszym etapie łańcucha dostaw i podmioty handlowe nie składają już DDS: zbierają i przechowują przez co najmniej pięć lat dane dostawcy, numery referencyjne DDS (lub identyfikator uproszczonego oświadczenia) oraz dane nabywcy. Szczegóły są w przewodniku o podmiotach na dalszym etapie i podmiotach handlowych, a co wpisać w zgłoszeniu celnym, w przewodniku o zgłoszeniu celnym i kodach TARIC.

Jak sprawdzić DDS po nr DDS i numerze weryfikacyjnym?

W interfejsie webowym TRACES, nie przez API. W wersji 4 API operacja, która wyszukiwała DDS po numerze referencyjnym i weryfikacyjnym (getDdsByIdentifiers), zawsze odpowiada „nie znaleziono”: Komisja usunęła z API pobieranie treści. W TRACES robi się to tak:

1. Zaloguj się do TRACES przez EU Login i otwórz Documents > EU Deforestation.
2. Kliknij „Verification”, wpisz numer referencyjny i weryfikacyjny, a potem kliknij „Verify”.
3. TRACES odpowiada VALID (istnieje i jest dostępna), NOT VALID (istnieje, ale została wycofana, odrzucona lub zgrupowana w innej) albo NOT FOUND (nie istnieje lub któryś numer jest błędny).
4. Pobierz PDF z wynikiem i zachowaj go w dokumentacji DDS, która się na niej opiera.

Jeśli masz ich dużo, zakładka „Referenced Statements” w wersji roboczej DDS w TRACES przyjmuje do 2000 naraz. W Sourevo wpisujesz oba numery w DDS i wgrywasz wynik oraz PDF: zostają w dokumentacji przez pięć lat.

Co z oświadczeniami zgrupowanymi (status GROUPED)?

Grupowanie to utworzenie nowej DDS, która odwołuje się do innych, już złożonych, przez ich numery referencyjne i weryfikacyjne. Dokumentacja TRACES opisuje to tak: oświadczenie zgrupowane dostaje własny numer referencyjny, przejmuje geolokalizację oświadczeń, do których się odwołuje, i reprezentuje je na potrzeby zgodności. Oświadczenia, do których się odwołuje, dostają status GROUPED.

Trzy zasady, które warto znać przed grupowaniem:

• Oświadczenia, do których się odwołujesz, muszą być dostępne (AVAILABLE lub zarchiwizowane), a oba numery muszą się zgadzać. DDS nie może odwoływać się do samej siebie, a w jednym oświadczeniu mieści się do 2000 odwołań.
• DDS ze statusem GROUPED nie można zmienić ani wycofać, dopóki oświadczenie grupujące jest aktywne.
• Odwołania podaje się tylko przy składaniu. Jeśli zawiera je zmiana, TRACES odpowiada EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

W API V4 odwołania trafiają do bloku groupedDeclarations. Mikropodmioty pierwotne i małe podmioty pierwotne z krajów niskiego ryzyka nie mają numeru referencyjnego: ich uproszczone oświadczenie ma identyfikator oświadczenia, który pełni tę samą rolę w łańcuchu i w urzędzie celnym.

Przykład od początku do końca

Kawa Przykład sp. z o.o. (firma fikcyjna) importuje 19 200 kg zielonej kawy z Kolumbii, CN 0901 11 00, z 12 działek dwóch spółdzielni. Tak numery przychodzą i wychodzą z firmy:

1. Poniedziałek, 10:02. Firma składa DDS z numerem wewnętrznym ERP-2026-0412. TRACES nadaje jej status SUBMITTED i zwraca UUID.
2. Poniedziałek, 10:04. DDS przechodzi do AVAILABLE z numerem referencyjnym 26ESD84NNEW1JH i weryfikacyjnym RP317F9M.
3. Poniedziałek, 11:30. Agent celny wpisuje w zgłoszeniu przywozowym kod C716 z numerem 26ESD84NNEW1JH.
4. Wtorek. Firma sprzedaje 6000 kg palarni w Krakowie. Na fakturze są oba numery; palarnia przechowuje je przez pięć lat i może sprawdzić DDS w TRACES.
5. Środa. Przy jednej działce błędnie wpisano nazwę producenta. Ponieważ od AVAILABLE nie minęły 72 godziny, firma zmienia DDS: TRACES analizuje ją ponownie i zachowuje te same dwa numery.

Gdyby błąd wyszedł w piątek, po upływie 72 godzin, potrzebne byłoby przedłużenie od właściwego organu albo nowa DDS z nowymi numerami. Jak działa ten termin, wyjaśnia przewodnik o zmianie i wycofaniu DDS.

Jakie błędy z tymi numerami widzimy najczęściej?

• Przekazanie UUID zamiast numeru referencyjnego. UUID nie przyda się ani w urzędzie celnym, ani do sprawdzenia DDS.
• Podanie klientowi tylko numeru referencyjnego. Bez numeru weryfikacyjnego nie sprawdzi DDS w TRACES.
• Użycie numeru wycofanej DDS. Po wycofaniu przestaje się liczyć; jeśli towar idzie dalej, potrzebuje innej DDS.
• Przepisywanie ręczne i mylenie O z 0 albo I z 1. TRACES odpowiada NOT FOUND i wygląda na to, że DDS nie istnieje.
• Liczenie na numer, zanim DDS ma status AVAILABLE. Dopóki jest SUBMITTED, numeru jeszcze nie ma.

Jeśli składasz DDS z Sourevo, oba numery same wracają na kartę DDS, gdy tylko TRACES je nada, bez kopiowania czegokolwiek ze strony. Składanie krok po kroku opisuje przewodnik o tym, jak złożyć DDS w TRACES.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie znaleźć nr DDS?

W TRACES, w szczegółach DDS, gdy ma status AVAILABLE, razem z numerem weryfikacyjnym. Jeśli składasz przez API lub z Sourevo, numer wraca do Twojego systemu automatycznie.

Który numer wpisuje się w zgłoszeniu celnym?

Numer referencyjny, z kodem dokumentu C716. Numeru weryfikacyjnego nie podaje się w urzędzie celnym.

Czy nr DDS zmienia się po zmianie DDS?

Nie. Zmiana w ciągu 72 godzin od uzyskania statusu AVAILABLE zachowuje numer referencyjny i weryfikacyjny; sprawdziliśmy to w środowisku testowym TRACES.

Czy mogę wybrać numer referencyjny?

Nie, nadaje go TRACES. Możesz za to podać własny numer wewnętrzny, który pomaga odnaleźć DDS we własnym systemie i przez API.

Czy numer referencyjny wygasa?

Nie ma daty ważności, ale przestaje się liczyć, gdy DDS zostanie wycofana, odrzucona lub stanie się nieaktualna. Dlatego warto sprawdzić DDS dostawcy w TRACES, zanim się na niej oprzesz.

Czy można wyszukać DDS przez API po obu numerach?

Nie. W API V4 to zapytanie zawsze odpowiada „nie znaleziono”. Przez API pobierasz tylko własne oświadczenia, po UUID lub numerze wewnętrznym; cudze sprawdza się w interfejsie webowym TRACES.