Numéro de référence et de vérification de la DDS (EUDR)

Qu'est-ce que le numéro de référence de la DDS ?

C'est le code unique que le système d'information de l'EUDR (TRACES) attribue à chaque déclaration de diligence raisonnée acceptée. Il identifie la DDS dans tout ce qui suit : la déclaration en douane, vos factures aux clients, les contrôles de l'autorité compétente et votre propre dossier.

Vous ne le choisissez pas, et il n'existe pas tant que TRACES n'a pas terminé son analyse. Au dépôt, TRACES renvoie d'abord un UUID ; le numéro de référence arrive quand la DDS passe au statut AVAILABLE. Une DDS porte quatre identifiants, et il est facile de les confondre :

Les exemples de ce guide sont de vrais numéros délivrés par l'environnement de test de TRACES. Ils n'ont aucune valeur juridique.

Et le numéro de vérification ?

C'est un code de sécurité que TRACES attribue en même temps que le numéro de référence. La documentation de la Commission le décrit comme un numéro qui assure une sécurité supplémentaire des données : celui qui n'a que le numéro de référence ne peut pas consulter la DDS ; il faut les deux ensemble.

C'est pour cela que le numéro de vérification voyage avec le numéro de référence dès que la DDS sort de votre entreprise vers quelqu'un qui doit la vérifier, comme un client qui va s'appuyer dessus. La douane, elle, n'a besoin que du numéro de référence.

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Quel format ont ces numéros ?

La Commission ne publie pas de format figé. Le schéma de l'API dit seulement que le numéro de vérification compte entre 5 et 35 caractères. Voici ce que nous avons constaté dans tous nos tests en environnement d'acceptance :

• Numéro de référence : 14 caractères, lettres majuscules et chiffres, commençant par 26ES (par exemple 26ESD84NNEW1JH). Notre opérateur de test est espagnol ; un autre pays ou une autre année peut changer le début.
• Numéro de vérification : 8 caractères, lettres majuscules et chiffres (par exemple RP317F9M).

Si votre logiciel stocke ou valide ces numéros, ne lui imposez pas de motif figé : gardez le texte tel que TRACES le renvoie et comparez-le sans espaces. Collez-les toujours au lieu de les saisir : avec ces caractères, on confond facilement le O et le 0, le I et le 1.

Quand TRACES les délivre-t-il ?

En deux temps. Au dépôt, la DDS est SUBMITTED et TRACES ne renvoie que l'UUID. Il lance ensuite son analyse de risque automatique et, si tout va bien, passe la DDS à AVAILABLE avec les deux numéros.

Lors de nos tests en environnement d'acceptance, cela a pris environ une minute pour de petites DDS et environ trois minutes et demie pour une DDS de 539 polygones. La documentation de l'API recommande d'attendre au moins une heure avant de demander le numéro par l'API, car il peut ne pas être disponible tout de suite. En production, prévoyez cette marge et ne déposez pas le matin où votre déclarant en douane a besoin du numéro.

Dans deux cas, le numéro tarde ou n'arrive jamais :

• Examen par l'autorité (article 17). Si l'analyse classe la DDS à risque élevé, elle attend un examen manuel. Le champ referenceNumberInfo de l'API l'indique (« Under Competent Authority review ») et le numéro n'est libéré qu'à la fin de l'examen.
• Rejet. Si la DDS ne passe pas les validations, elle finit REJECTED, sans numéro. Il faut corriger les données et en déposer une nouvelle.

Si TRACES est indisponible plus de 60 minutes, l'autorité compétente ou la douane peut générer un numéro de référence de secours, remplacé ensuite par un numéro du système quand TRACES fonctionne de nouveau.

Qui a besoin de quel numéro ?

Cela dépend de ce qu'il va en faire :

Depuis le règlement (UE) 2025/2650, les opérateurs en aval et les commerçants ne déposent plus de DDS : ils collectent et conservent, pendant au moins cinq ans, les données du fournisseur, les numéros de référence des DDS (ou l'identifiant de la déclaration simplifiée) et les données de l'acheteur. Le détail est dans le guide sur les opérateurs en aval et commerçants, et ce qui va dans la déclaration en douane, dans celui sur la douane et les codes TARIC.

Comment vérifier une DDS avec ses deux numéros ?

Dans l'interface web de TRACES, pas par l'API. Dans la version 4 de l'API, l'opération qui cherchait une DDS par numéro de référence et de vérification (getDdsByIdentifiers) répond toujours « introuvable » : la Commission a retiré la consultation du contenu par API. Dans TRACES, les étapes sont les suivantes :

1. Connectez-vous à TRACES avec votre EU Login et ouvrez Documents > EU Deforestation.
2. Cliquez sur « Verification », saisissez le numéro de référence et le numéro de vérification, puis cliquez sur « Verify ».
3. TRACES répond VALID (elle existe et est disponible), NOT VALID (elle existe mais a été retirée, rejetée ou regroupée dans une autre) ou NOT FOUND (elle n'existe pas ou un numéro est erroné).
4. Téléchargez le PDF du résultat et gardez-le dans le dossier de la DDS qui s'appuie dessus.

Si vous en avez beaucoup, l'onglet « Referenced Statements » d'un brouillon de DDS dans TRACES en accepte jusqu'à 2 000 d'un coup. Dans Sourevo, vous notez les deux numéros sur la DDS et vous chargez le résultat et le PDF : ils restent dans le dossier de diligence raisonnée pendant cinq ans.

Et les DDS regroupées (statut GROUPED) ?

Regrouper, c'est créer une nouvelle DDS qui fait référence à d'autres déjà déposées, au moyen de leurs numéros de référence et de vérification. La documentation de TRACES le décrit ainsi : la déclaration regroupée reçoit son propre numéro de référence, hérite de la géolocalisation des déclarations référencées et les représente aux fins de la conformité. Les déclarations référencées passent au statut GROUPED.

Trois règles à connaître avant de regrouper :

• Les DDS référencées doivent être disponibles (AVAILABLE ou archivées) et les deux numéros doivent correspondre. Une DDS ne peut pas se référencer elle-même, et on peut en mettre jusqu'à 2 000 dans une déclaration.
• Une DDS GROUPED ne peut être ni modifiée ni retirée tant que la déclaration regroupée reste active.
• Les références ne s'indiquent qu'au dépôt. Si une modification en contient, TRACES répond EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

Dans l'API V4, les références vont dans le bloc groupedDeclarations. Les micro- ou petits opérateurs primaires des pays à faible risque n'ont pas de numéro de référence : leur déclaration simplifiée porte un identifiant de déclaration, qui joue le même rôle dans la chaîne et en douane.

Un exemple du début à la fin

Cafés Exemple SARL (entreprise fictive) importe 19 200 kg de café vert de Colombie, NC 0901 11 00, issus de 12 parcelles de deux coopératives. Voici comment les numéros arrivent et repartent :

1. Lundi, 10 h 02. Elle dépose la DDS avec sa référence interne ERP-2026-0412. TRACES la laisse SUBMITTED et renvoie l'UUID.
2. Lundi, 10 h 04. La DDS passe à AVAILABLE avec le numéro de référence 26ESD84NNEW1JH et le numéro de vérification RP317F9M.
3. Lundi, 11 h 30. Son déclarant en douane déclare le code C716 avec 26ESD84NNEW1JH dans la déclaration d'importation.
4. Mardi. Elle vend 6 000 kg à un torréfacteur de Lyon. La facture porte les deux numéros ; le torréfacteur les conserve cinq ans et peut vérifier la DDS dans TRACES.
5. Mercredi. Une parcelle avait un nom de producteur erroné. Comme 72 heures ne se sont pas écoulées depuis AVAILABLE, elle modifie la DDS : TRACES l'analyse de nouveau et garde les deux mêmes numéros.

Si l'erreur avait été repérée le vendredi, hors du délai de 72 heures, il aurait fallu une prolongation de l'autorité compétente ou une nouvelle DDS avec de nouveaux numéros. Le fonctionnement de ce délai est expliqué dans le guide pour modifier ou retirer une DDS.

Quelles erreurs voyons-nous le plus avec ces numéros ?

• Transmettre l'UUID au lieu du numéro de référence. L'UUID ne sert à rien en douane ni pour vérifier la DDS.
• Ne donner au client que le numéro de référence. Sans le numéro de vérification, il ne peut pas la vérifier dans TRACES.
• Utiliser le numéro d'une DDS retirée. Une fois retirée, elle ne compte plus ; si la marchandise continue, il lui faut une autre DDS.
• Recopier à la main et confondre O et 0 ou I et 1. TRACES répond NOT FOUND et la DDS semble ne pas exister.
• Compter sur le numéro avant que la DDS soit AVAILABLE. Tant qu'elle est SUBMITTED, il n'y a pas encore de numéro.

Si vous déposez depuis Sourevo, les deux numéros reviennent sur la fiche de la DDS dès que TRACES les attribue, sans rien recopier depuis le web. Le dépôt pas à pas est décrit dans le guide pour déposer la DDS dans TRACES.

Questions fréquentes

Quel numéro va dans la déclaration en douane ?

Le numéro de référence, avec le code document C716. Le numéro de vérification ne se déclare pas en douane.

Le numéro de référence change-t-il quand je modifie la DDS ?

Non. Une modification dans les 72 heures qui suivent le passage à AVAILABLE conserve le numéro de référence et le numéro de vérification ; nous l'avons vérifié dans l'environnement de test de TRACES.

Puis-je choisir le numéro de référence ?

Non, TRACES l'attribue. Ce que vous pouvez fixer, c'est votre référence interne, qui sert à retrouver la DDS dans votre système et par l'API.

Le numéro de référence expire-t-il ?

Il n'a pas de date d'expiration, mais il ne compte plus si la DDS est retirée, rejetée ou devient obsolète. C'est pourquoi il vaut mieux vérifier la DDS d'un fournisseur dans TRACES avant de s'appuyer dessus.

Peut-on consulter une DDS par l'API avec ses deux numéros ?

Non. Dans l'API V4, cette requête répond toujours « introuvable ». Par l'API, vous ne consultez que vos propres DDS, par UUID ou par référence interne ; celles des autres se vérifient dans l'interface web de TRACES.