Número de referência e de verificação da DDS (EUDR)

O que é o número de referência da DDS?

É o código único que o sistema de informação do EUDR (TRACES) atribui a cada declaração de diligência devida aceite. Com ele identifica-se a DDS em tudo o que vem depois: a declaração aduaneira, as faturas aos seus clientes, os controlos da autoridade competente e o seu próprio processo.

Não é o operador que o escolhe, e não existe até o TRACES terminar a sua análise. Ao submeter, o TRACES devolve primeiro um UUID; o número de referência chega quando a DDS passa ao estado AVAILABLE. Uma DDS tem quatro identificadores e convém não os confundir:

Os exemplos deste guia são números reais atribuídos pelo ambiente de testes do TRACES. Não têm valor legal.

E o número de verificação?

É um código de segurança que o TRACES atribui ao mesmo tempo que o de referência. A documentação da Comissão descreve-o como um número que garante segurança adicional dos dados: quem só tem o número de referência não consegue consultar a DDS; são precisos os dois juntos.

Por isso o número de verificação viaja com o de referência sempre que a DDS sai da sua empresa para alguém que a tem de verificar, como um cliente que se vai apoiar nela. A alfândega, pelo contrário, só precisa do número de referência.

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Que formato têm os números?

A Comissão não publica um formato fechado. O esquema da API diz apenas que o número de verificação tem entre 5 e 35 caracteres. Isto é o que vimos em todos os nossos testes no ambiente de aceitação:

• Número de referência: 14 caracteres, letras maiúsculas e algarismos, que começam por 26ES (por exemplo, 26ESD84NNEW1JH). O nosso operador de testes é espanhol; com outro país ou noutro ano o início pode mudar.
• Número de verificação: 8 caracteres, letras maiúsculas e algarismos (por exemplo, RP317F9M).

Se o seu programa guarda ou valida estes números, não lhes imponha um padrão fixo: guarde o texto tal como chega do TRACES e compare-o sem espaços. Copie-os sempre colando, nunca à mão: com estas letras é fácil confundir o O com o 0 e o I com o 1.

Quando é que o TRACES os atribui?

Em dois passos. Ao submeter, a DDS fica em SUBMITTED e o TRACES só devolve o UUID. Depois faz a sua análise de risco automática e, se tudo correr bem, passa-a a AVAILABLE com os dois números.

Nos nossos testes no ambiente de aceitação demorou cerca de um minuto com DDS pequenas e cerca de três minutos e meio com uma de 539 polígonos. A documentação da API recomenda esperar pelo menos uma hora antes de pedir o número por API, porque pode não estar disponível de imediato. Em produção, conte com essa margem e não submeta na manhã em que o despachante precisa do número.

Há dois casos em que o número demora mais ou não chega:

• Revisão da autoridade (artigo 17.º). Se a análise classificar a DDS como de risco elevado, fica pendente de revisão manual. O campo referenceNumberInfo da API indica-o («Under Competent Authority review») e o número só é libertado quando a revisão termina.
• Rejeição. Se a DDS não passar as validações, fica em REJECTED, sem número. É preciso corrigir os dados e submeter uma nova.

Se o TRACES estiver em baixo mais de 60 minutos, a autoridade competente ou a alfândega podem gerar um número de referência de contingência, que depois é substituído pelo do sistema quando este volta a funcionar.

Quem precisa de cada número?

Depende do que vai fazer com ele:

Desde o Regulamento (UE) 2025/2650, os operadores a jusante e os comerciantes já não submetem DDS: recolhem e guardam, durante pelo menos cinco anos, os dados do fornecedor, os números de referência das DDS (ou o identificador da declaração simplificada) e os dados do comprador. O detalhe está no guia sobre operadores a jusante e comerciantes, e o que vai na declaração aduaneira, no guia sobre a alfândega e os códigos TARIC.

Como se verifica uma DDS com os seus dois números?

Na interface web do TRACES, não por API. Na versão 4 da API, a operação que procurava uma DDS por número de referência e de verificação (getDdsByIdentifiers) responde sempre «não encontrada»: a Comissão retirou a consulta do conteúdo por API. No TRACES, os passos são estes:

1. Entre no TRACES com o seu EU Login e abra Documents > EU Deforestation.
2. Clique em «Verification», escreva o número de referência e o de verificação e clique em «Verify».
3. O TRACES responde VALID (existe e está disponível), NOT VALID (existe, mas foi retirada, rejeitada ou agrupada noutra) ou NOT FOUND (não existe ou algum número está errado).
4. Descarregue o PDF do resultado e guarde-o no processo da DDS que se apoia nela.

Se tiver muitas, num rascunho de DDS do TRACES o separador «Referenced Statements» aceita até 2000 de uma vez. Na Sourevo regista os dois números na DDS e carrega o resultado e o PDF: ficam no processo de diligência devida durante cinco anos.

E as DDS agrupadas (estado GROUPED)?

Agrupar é criar uma DDS nova que faz referência a outras já submetidas, através dos seus números de referência e de verificação. A documentação do TRACES descreve-o assim: a declaração agrupada recebe o seu próprio número de referência, herda a geolocalização das referenciadas e representa-as para efeitos de conformidade. As referenciadas passam ao estado GROUPED.

Três regras que convém conhecer antes de agrupar:

• As DDS referenciadas têm de estar disponíveis (AVAILABLE ou arquivadas) e os dois números têm de coincidir. Uma DDS não pode fazer referência a si própria, e cabem até 2000 por declaração.
• Uma DDS em GROUPED não pode ser alterada nem retirada enquanto a agrupada estiver ativa.
• As referências só se indicam ao submeter. Se uma alteração as incluir, o TRACES responde EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND.

Na API V4 as referências vão no bloco groupedDeclarations. Os micro ou pequenos operadores primários de países de risco baixo não têm número de referência: a sua declaração simplificada leva um identificador de declaração, que desempenha o mesmo papel na cadeia e na alfândega.

Um exemplo do princípio ao fim

A Cafés Exemplo, Lda. (empresa fictícia) importa 19 200 kg de café verde da Colômbia, NC 0901 11 00, de 12 parcelas de duas cooperativas. É assim que os números entram e saem:

1. Segunda-feira, 10h02. Submete a DDS com a referência interna ERP-2026-0412. O TRACES deixa-a em SUBMITTED e devolve o UUID.
2. Segunda-feira, 10h04. A DDS passa a AVAILABLE com o número de referência 26ESD84NNEW1JH e o de verificação RP317F9M.
3. Segunda-feira, 11h30. O despachante declara na declaração de importação o código C716 com 26ESD84NNEW1JH.
4. Terça-feira. Vende 6000 kg a um torrefator do Porto. Na fatura indica os dois números; o torrefator guarda-os cinco anos e, se quiser, verifica a DDS no TRACES.
5. Quarta-feira. Uma parcela tinha o nome do produtor errado. Como ainda não passaram 72 horas desde AVAILABLE, altera a DDS: o TRACES volta a analisá-la e mantém os mesmos dois números.

Se o erro tivesse sido detetado na sexta-feira, fora do prazo de 72 horas, teria sido precisa uma prorrogação da autoridade competente ou uma DDS nova com números novos. Como funciona esse prazo está no guia sobre alterar ou retirar uma DDS.

Que erros vemos mais com estes números?

• Passar o UUID em vez do número de referência. O UUID não serve na alfândega nem para alguém verificar a DDS.
• Dar a um cliente só o número de referência. Sem o de verificação, não a pode verificar no TRACES.
• Usar o número de uma DDS retirada. Depois de retirada deixa de valer; se a mercadoria seguir, precisa de outra DDS.
• Copiar à mão e confundir O com 0 ou I com 1. O TRACES responde NOT FOUND e parece que a DDS não existe.
• Contar com o número antes de a DDS estar em AVAILABLE. Em SUBMITTED ainda não há número.

Se submeter a partir da Sourevo, os dois números voltam sozinhos à ficha da DDS assim que o TRACES os atribui, sem os copiar da web. Como se submete passo a passo está no guia sobre submeter a DDS no TRACES.

Perguntas frequentes

Que número vai na declaração aduaneira?

O de referência, com o código de documento C716. O de verificação não se declara na alfândega.

O número de referência muda quando altero a DDS?

Não. Alterar dentro das 72 horas a contar da passagem a AVAILABLE mantém o número de referência e o de verificação; verificámo-lo no ambiente de testes do TRACES.

Posso escolher o número de referência?

Não, é o TRACES que o atribui. O que pode indicar é a sua referência interna, que serve para procurar a DDS no seu sistema e por API.

O número de referência caduca?

Não tem data de validade, mas deixa de valer se a DDS for retirada, rejeitada ou ficar obsoleta. Por isso convém verificá-la no TRACES antes de se apoiar na DDS de um fornecedor.

Pode consultar-se uma DDS por API com os seus dois números?

Não. Na API V4 essa consulta responde sempre «não encontrada». Por API só consulta as suas próprias DDS, por UUID ou por referência interna; as de outros verificam-se na interface web do TRACES.