Ben je downstreammarktdeelnemer of handelaar?
Verordening (EU) 2025/2650 heeft de rollen van Verordening (EU) 2023/1115 herverdeeld. Er zijn nu drie rollen in de keten, en alleen de eerste dient zorgvuldigheidsverklaringen (DDS) in:
- Marktdeelnemer: wie het product in de EU in de handel brengt of uitvoert, met uitzondering van downstreammarktdeelnemers (art. 2.15). In de praktijk de importeur of wie in de EU produceert.
- Downstreammarktdeelnemer: wie relevante producten in de handel brengt of uitvoert die zijn vervaardigd met relevante producten die allemaal onder een DDS of een vereenvoudigde aangifte vallen (art. 2.15 ter). De branderij die groene koffie (0901 11) bij een importeur koopt en gebrande koffie (0901 21) verkoopt, de fabrikant die multiplex (4412) koopt en meubelen (9403) verkoopt, of de chocolatier die cacaoboter (1804) koopt en repen (1806) verkoopt.
- Handelaar: iedere andere persoon in de keten die het product op de markt aanbiedt (art. 2.17). De distributeur, de groothandel of de winkel die het onbewerkt doorverkoopt.
De verordening geeft downstreammarktdeelnemers en handelaren dezelfde verplichtingen (art. 5). Wat je plichten verandert, is of je een kmo bent en of je rechtstreeks bij de marktdeelnemer koopt. Staat je eindproduct niet in bijlage I, zoals chocoladekoekjes (1905), dan valt dat product erbuiten; controleer het met de GN-codechecker.
Marktdeelnemer, downstreammarktdeelnemer en handelaar: wie doet wat
Samenvatting van wat de geconsolideerde tekst na de hervorming vraagt:
| Rol | Dient DDS in? | Registreert zich? | Bewaart informatie? |
|---|---|---|---|
| Marktdeelnemer | Ja, vóór het in de handel brengen of de uitvoer (art. 4) | Ja, om te kunnen indienen | Ja: de DDS 5 jaar (art. 4.3) en de informatie van art. 9 |
| Downstreammarktdeelnemer, geen kmo | Nee | Ja, vóór het in de handel brengen (art. 5.2) | Ja, minstens 5 jaar (art. 5.3 en 5.4) |
| Downstreammarktdeelnemer, kmo | Nee | Nee | Ja, minstens 5 jaar |
| Handelaar, geen kmo | Nee | Ja (art. 5.2) | Ja, minstens 5 jaar |
| Handelaar, kmo | Nee | Nee | Ja, minstens 5 jaar |
Een vierde geval is goed om te kennen: de primaire micro- of kleine marktdeelnemer (art. 2.15 bis), een kleine producent in een land met laag risico die verkoopt wat hij zelf teelt of fokt. Hij dient geen DDS in maar een eenmalige vereenvoudigde aangifte (art. 4 bis) en krijgt een identificatienummer. Voor zijn afnemers speelt dat nummer de rol van het referentienummer.
Welke informatie je moet verzamelen en bewaren
Artikel 5.3 vraagt van iedereen hetzelfde, kmo’s inbegrepen, voor elk product dat je in de handel wilt brengen, op de markt wilt aanbieden of wilt uitvoeren:
- Over je leverancier: naam, geregistreerde handelsnaam of merk, postadres, e-mailadres en, indien beschikbaar, website.
- Alleen als je leverancier een marktdeelnemer is: de referentienummers van diens DDS of de identificatienummers van die producten.
- Over de bedrijven aan wie je levert (downstreammarktdeelnemers of handelaren): naam, geregistreerde handelsnaam of merk, postadres, e-mailadres en, indien beschikbaar, website. Het artikel noemt geen eindconsumenten.
Je moet die informatie hebben vóór het in de handel brengen, aanbieden of uitvoeren (art. 5.1), haar minstens 5 jaar vanaf die datum bewaren en op verzoek aan de autoriteit geven (art. 5.4). In Spanje controleren het MITECO en de autonome regio’s.
Een voorbeeld met koffie: een branderij in Zaragoza koopt groene koffie bij een importeur in Barcelona en verkoopt gebrande koffie aan een winkelketen. De branderij bewaart de gegevens van de importeur, de DDS-referentienummers van elke partij en de gegevens van de keten. De keten, die bij de branderij koopt en niet bij de marktdeelnemer, bewaart de gegevens van de branderij en van de bedrijven aan wie ze doorverkoopt, maar geen referentienummers.
De eerste downstreammarktdeelnemer: referentienummers en meldingen
De traceerbaarheid rust op de eerste schakel na de marktdeelnemer. De marktdeelnemer moet de referentienummers of identificatienummers aan zijn afnemers doorgeven (art. 4.7), en die eerste downstreammarktdeelnemer of handelaar, kmo of niet, verzamelt en bewaart ze. De volgende schakels niet meer (overweging 6 van Verordening (EU) 2025/2650).
In de praktijk vraag je elke leverancier het nummer op de pakbon of factuur van elke levering te zetten. Een Galicische zagerij die rondhout koopt bij een kleine lokale boseigenaar kan een identificatienummer krijgen in plaats van een DDS-nummer: Spanje is ingedeeld als laag risico en die eigenaar kan de vereenvoudigde aangifte gebruiken. Meer op de pagina over hout.
Daarnaast heeft iedereen een meldplicht. Krijg je nieuwe informatie dat een al verkocht product mogelijk niet voldoet, dan informeer je onmiddellijk de autoriteit en de bedrijven aan wie je het leverde (art. 5.5). En je moet meewerken aan controles, met toegang tot bedrijfsruimten en documenten (art. 5.7). Controles bij downstreammarktdeelnemers en handelaren bekijken vooral die documentatie (art. 19).
Kmo of niet: wat verandert er
De verordening verwijst naar Richtlijn 2013/34/EU (art. 2.30). Je bent een kmo als je niet meer dan één van deze drie grenzen overschrijdt: gemiddeld 250 werknemers, 25 miljoen euro balanstotaal en 50 miljoen euro netto-omzet (bedragen bijgewerkt door Gedelegeerde Richtlijn (EU) 2023/2775).
Wat alleen geldt voor wie geen kmo is:
- Registratie in het EUDR-informatiesysteem vóór het in de handel brengen, aanbieden of uitvoeren (art. 5.2). Dat gaat met EU Login, zoals de gids over toegang tot TRACES uitlegt.
- Krijgt het bedrijf vóór de verkoop informatie dat een product niet voldoet, dan informeert het de autoriteit en controleert het bij gegronde twijfel of de zorgvuldigheid is betracht en het risico verwaarloosbaar was. Is dat niet aangetoond, dan mag het niet verkopen (art. 5.6).
- Meetellen in de jaarlijkse controles: autoriteiten controleren minstens 1 %, 3 % of 9 % van de marktdeelnemers, downstreammarktdeelnemers die geen kmo zijn en handelaren die geen kmo zijn, afhankelijk van of het land van herkomst laag, standaard of hoog risico heeft (art. 16).
Wat niet verandert met de omvang: de plicht om informatie te verzamelen en te bewaren, en de datum. Alle downstreammarktdeelnemers en handelaren beginnen op 30 december 2026; het uitstel tot 30 juni 2027 geldt alleen voor micro- en kleine marktdeelnemers (art. 38.3). Producten die Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/2102 aan bijlage I heeft toegevoegd, gelden vanaf 30 december 2027. Meer bij EUDR-termijnen.
Wanneer word je marktdeelnemer?
De rol wordt per product bepaald, niet per bedrijf. Hetzelfde bedrijf kan voor sommige inkopen downstreammarktdeelnemer zijn en voor andere marktdeelnemer. Je wordt marktdeelnemer, met volledige zorgvuldigheid en een eigen DDS, in deze gevallen:
- Je importeert zelf. Haalt de branderij een container groene koffie op eigen naam binnen, dan is ze voor die partij marktdeelnemer en dient ze de DDS in vóór de douaneaangifte.
- Je koopt bij een leverancier die niet in de EU is gevestigd en die het product in de handel heeft gebracht: de eerste in de EU gevestigde persoon die het aanbiedt, wordt als marktdeelnemer beschouwd (art. 7).
- Je gebruikt een relevant product dat niet onder een DDS of een vereenvoudigde aangifte valt. De definitie van downstreammarktdeelnemer vereist dat ze er allemaal onder vallen; ontbreekt er één, dan val je erbuiten.
Verwerken alleen maakt je geen marktdeelnemer: de chocolatier die repen maakt van cacaoboter die met DDS in de EU is gekocht, blijft downstreammarktdeelnemer. Uitvoeren evenmin: bij uitvoer door een downstreammarktdeelnemer hoeft er geen referentienummer aan de douane te worden gegeven (art. 26.4). En een marktdeelnemer die een natuurlijke persoon of micro-onderneming is, kan de volgende downstreammarktdeelnemer of handelaar in de keten die dat niet is, als gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen, die dan de DDS namens hem indient (art. 6.3; zie de gids over de gemachtigde vertegenwoordiger).
Importeer je daarnaast zelf partijen, dan ben je daarvoor marktdeelnemer: Sourevo stelt de DDS op met de percelen van je leveranciers, dient haar in bij TRACES en bewaart de referentie- en verificatienummers die terugkomen, klaar om aan je afnemers door te geven.
Veelgestelde vragen
- Moet ik een DDS indienen als ik bij een EU-importeur koop?
- Nee, als je een product verwerkt of doorverkoopt dat al een DDS heeft. Sinds Verordening (EU) 2025/2650 dienen alleen de marktdeelnemer of zijn gemachtigde vertegenwoordiger DDS in.
- Hoe lang moet ik de referentienummers bewaren?
- Minstens 5 jaar vanaf de datum waarop je het product in de handel brengt, aanbiedt of uitvoert, en je moet ze op verzoek aan de autoriteit geven (art. 5.4).
- Ik koop bij een groothandel, niet bij de importeur. Heb ik referentienummers nodig?
- Nee. Referentienummers zijn alleen vereist als de leverancier een marktdeelnemer is. Je bewaart naam, postadres, e-mailadres en website van je leverancier en van de bedrijven aan wie je verkoopt.
- Moet een kmo die alleen doorverkoopt zich registreren in TRACES?
- Nee. Registratie geldt alleen voor downstreammarktdeelnemers en handelaren die geen kmo zijn (art. 5.2). De kmo moet wel de informatie van artikel 5.3 verzamelen en bewaren.
- Moet ik de zorgvuldigheid van mijn leverancier controleren?
- In de regel niet: de hervorming heeft dat geschrapt voor downstreammarktdeelnemers en handelaren. De uitzondering zijn bedrijven die geen kmo zijn en vóór de verkoop gegronde twijfel hebben of een product voldoet: zij informeren de autoriteit en controleren of de zorgvuldigheid is betracht (art. 5.6).